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Bewegungen - LZF an Feiertagen
Im EntgFG in den §§ 2, 3 und 4 ist die Entgeltfortzahlung für Feiertage und
Kranktage geregelt. Es gilt das Lohnausfallprinzip, danach ist das Entgelt für
Feiertage nach den Regeln für geleistete Arbeitstage zu berechnen, d.h. die Entgeltfortzahlung für Feiertage hat Vorrang vor der Entgeltfortzahlung für Kranktage.
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Beispiel für die Anwendung dieser Regelungen:
Stundenlohnempfänger mit einer Regelung im Tarifvertrag, in einer
Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag, die die Berechnung von Feiertagslohn und Lohnfortzahlung mit unterschiedlichen Berechnungsgrundlagen bestimmt.
Feiertagslohn = vereinbarte tägliche Arbeitszeit x Stundenlohn
LFZ am Feiertag = durchschnittlich geleistete Arbeitszeit x Stundenlohn
Hinweis: Die Fehltage an Feiertagen gehören aber weiter zu den anrechenbaren Tagen der LFZ für Krankheit.
Wenn die Höhe der LFZ für Fehltage und Feiertage gleich ist, besteht kein Bedarf zur Unterscheidung.
Andernfalls wird mit der Schaltereinstellung FZ17014 = 1 die LFZ für Krankheit, Berufsunfall und Reha-Maßnahmen an Feiertagen auf Basis der für die Feiertage festgelegten Berechnung eingestellt.
Hinweis: Die Schaltereinstellung FZ17014 = -1 steuert den bisherigen Programmablauf.
Bewegungen – Elterngeld und §23c SGB IV
Wenn während der Elternzeit ein Teil der Bezüge weiter gewährt werden, müssen die Regelungen des §23c SGB IV beachtet werden.
Dazu wurden die Fehlzeiten FZ1852 für monatliches Elterngeld und FZ1853 für tägliches Elterngeld eingeführt. Diese neuen Fehlzeiten entsprechen den bekannten Fehlzeiten FZ1822 und FZ18221 für das monatliche und tägliche Nettokrankentagegeld.
Ein häufiger Fall für den Einsatz der neuen Fehlzeiten ist die Benutzung von Firmenfahrzeugen in der Elternzeit.
MiLoG Status
Ausführliche Informationen zum MiLoG sind im Softwarebrief 2015 beschrieben.
Für Stundenlohnempfänger ist die Überprüfung einfach: Der Quotient aus Lohn und geleisteten Stunden muss mindestens 8,50 sein.
Die Aufzeichnung der geleisteten Stunden geschieht außerhalb der Lohnbuchhaltung.
Für Gehaltsempfänger kann im Hintergrund der Lohnabrechnung mit den Fehlzeiten FZ5354, FZ5355 und FZ5358 ein Zeitkonto geführt werden.
Im Menü Listen – weitere Jahreslisten – Zeitkonten werden die Zeitkonten dargestellt.
Hinweis: Das Zeitkonto ist eine Hilfestellung, es ersetzt nicht die Aufzeichnungsflicht der tatsächlich geleisteten Stunden durch den Arbeitgeber.
Aktuell erfüllen verstetigte Brutto – Monatsentgelte über 2000,-- Euro die
Anforderungen an den Mindestlohn, wenn sie in den letzten vollen
12 Monaten nachweislich regelmäßig erzielt wurden. Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von 12 Monaten unberücksichtigt.
Quelle: Verordnung zu den Dokumentationspflichten nach den §§16 und17 des Mindestlohngesetzes und den §§ 18 und 19 des ArbeitnehmerEntsendegesetzes in Bezug auf bestimmte Arbeitnehmergruppen vom 29.07.2015
„Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung – MiLoDokV“ Bewertung der Beispiele aus dem Screenshot:
- Personalnummer 0139 hat ein Gehalt von 4500,--:
MiLoG – Prüfung nicht erforderlich
- Personalnummern 0164 und 0171:
MiLoG – Prüfung sinnvoll, weil Saldo um 0 Stunden schwankt.
- Personalnummer 0174 Umstellung der Beschäftigung zum 1.11.2015: MiLoG – Prüfung gibt Hinweis, dass Arbeitszeit falsch ist
Wenn zum Jahresende oder beim Ausscheiden des Mitarbeiters das Zeitkonto negativ ist, muss geprüft werden, ob diese Zeit noch entlohnt werden muss, damit die Anforderungen an den Mindestlohn erfüllt werden.
Hinweis: Bisher haben wir keine Erfahrungsberichte zu Mindestlohnprüfungen aus dem Kundenkreis erhalten.
Minijob, RV-Befreiung
Der Beginn der Befreiung kann vorgegeben werden. Ansonsten muss das
Datum auf dem Antrag manuell eingetragen werden.
Ablauf der RV - Befreiung:
Der Arbeitnehmer stellt den Befreiungsantrag beim Arbeitgeber.
Die Befreiung beginnt grundsätzlich zum Monatsersten des Monats, in dem der Antrag beim Arbeitgeber eintrifft.
Mit der nächsten Monatsabrechnung wird die Befreiung durch den Wechsel der Beitragsgruppe von 6100 in 6500 im DEÜV – Verfahren gemeldet.
Die Befreiung gilt als erteilt, wenn die Einzugsstelle nicht innerhalb eines Monats nach Eingang der DEÜV – Meldung Widerspruch einlegt.
Hinweis: Eine erteilte Befreiung kann nicht durch den Arbeitnehmer zurück genommen werden.
Hinweis: Wenn der Eintritt nicht der Monatserste ist, kann die Befreiung trotzdem ab dem Eintrittsmonat beantragt werden.
Weitere Regelungen:
Eine Befreiung endet, wenn das Beschäftigungsverhältnis für mehr als 2 Monate unterbrochen wird, d.h. zwischen Austritt und Wiedereintritt müssen mehr als 2 Monate liegen. Unterbrechungen wegen Ende LFZ werden nicht auf die Frist von 2 Monaten angerechnet.
Die RV – Befreiung ist für mehrere, gleichzeitig ausgeübte Minijobs einheitlich einzustellen.
Bei einem Betriebsübergang (vergleichbar einem Arbeitgeberwechsel mit neuer Betriebsnummer) muss der Befreiungsantrag neu gestellt werden.
Hinweis: Befreiungsanträge sorgsam und vollständig ausfüllen. Unvollständige Befreiungsanträge wurden bei Betriebsprüfungen beanstandet.
Berufsständische Versorgungswerke, Formen und Sonderfall bei SV – Unterbrechungen
In berufsständischen Versorgungswerken wird die Altersvorsorge für einige Berufsgruppen durchgeführt:
Rechtsanwälte, Architekten, Ärzte, Redakteure usw.
Formen der Altersvorsorge:
- Pflichtversicherung anstelle der gesetzlichen Rentenversicherung (BGR X0XX)
- Zusatzversicherung mit SV – pflichtigen Beiträgen von AG und AN
(BGR X1XX, z.B. Versorgungswerk der Presse)
- Betriebliche Altersvorsorge (Pensionskasse, Direktversicherung usw.)
Beiträge zu Zusatzversicherungen können auch in Zeiten der SV–Unterbrechung (Mutterschutz, Ende LFZ usw.) fällig sein.
Damit müssen die Regelungen des §23c SGB IV beachtet werden.
Folge:
Die SV – Tage werden nicht gekürzt und es wird keine Unterbrechungsmeldung abgegeben.
Hinweis: Dies kann zu Rückfragen durch die Krankenkassen führen.
ELStER – Zertifikat, Verlängerung oder Erstantrag
Der Erstantrag von ELStER – Zertifikaten erfolgt seit 2015 in drei Schritten:
1. Registrierung im ELStER – Online – Portal und Beantragung eines Zertifikats.
In einer E-Mail wird ein Link zur weiteren Bearbeitung des Zertifikats und eine PIN gesendet. Per Post wird eine weitere PIN gesendet.
2. ELStER – Zertifikat abholen und in Comet PA einstellen.
Dazu wird der Link aus der E-Mail geöffnet und die PINs werden erfasst. Im Download – Ordner wird das neue Zertifikat gespeichert. Das neue Zertifikat muss dann an in den Zielordner kopiert und in Comet PA zugeordnet werden.
3. Zertifikat im ELStER – Online – Portal aktivieren.
Dazu über das Login im ELStER – Online – Portal anmelden und die Daten ergänzen. Der Versand von Daten mit dem neuen ELStER – Zertifikat ist danach möglich.
Hinweise:
Schritt drei muss innerhalb einer großzügig bemessenen Frist (100 Tage oder 3 Monate?) nach Schritt zwei ausgeführt werden. Andernfalls wird das ELStER – Konto gesperrt.
- Tipp: Schritt drei unmittelbar nach Schritt 2 ausführen. (Der nächste ELStER Versand ist spätestens in 30 Tagen fällig.)
Eine Sicherheitskopie des Zertifikats sollte angefertigt werden.
- Tipp: Sicherung auf Stick oder einem anderen Rechner.
Eine Verlängerung ist nach dem Ablauf des Zertifikats nicht möglich. Dann muss ein neuer Erstantrag gestellt werden.
Für die Verlängerung des Zertifikats entfällt der erste Schritt, weil die Anmeldung mit dem noch gültigen Zertifikat möglich ist. Schritt zwei beginnt dann mit dem Login im ELStER – Online – Portal.
Identische Krankenkassen - Ausgangslage
- Durch Fusionen und Betriebsnummernänderungen sind im Krankenkassenstamm mehrere Datensätze mit identischen Betriebsnummern entstanden.
- Die Aktualisierung im Krankenkassenstamm mit der Beitragssatzdatei kann die Betriebsnummer in einem Datensatz ändern. Es gibt keine automatische Zusammenlegung zu einer Krankenkasse.
- Auf dem elektronischen Beitragsnachweis wird auf Krankenkassen mit identischen Betriebsnummernhingewiesen.
- Mehrere Beitragsnachweise einer Verursacherbetriebsnummer an die gleiche Betriebsnummer einer Krankenkasse können Rückfragen auslösen.
- Die Anzahl der Beitragsnachweise (und damit der Überweisungen oder Lastschriften) wird reduziert, wenn von den identischen Krankenkassen genau eine Krankenkasse weiter benutzt wird.
Durch Fusionen können den Krankenkassen neue Betriebsnummern zugeordnet werden. Beispiel: Fusion der Krankenkassen A, B, C zu einer Krankenkasse:
Vor der Fusion:
Krankenkasse A Betriebsnummer 12345678
Krankenkasse B Betriebsnummer 11112222
Krankenkasse C Betriebsnummer 33334444
Jeder Krankenkassenwechsel unter diesen Krankenkassen löst DEÜV – Meldungen aus.
Nach der Fusion:
Krankenkasse A Betriebsnummer 12345678
Krankenkasse B Betriebsnummer 12345678
Krankenkasse C Betriebsnummer 33334444
Der Krankenkassenwechsel von A nach B oder von B nach A löst keine DEÜV – Meldung aus. Ein Krankenkassenwechsel mit Beteiligung der Krankenkasse C ist weiter meldepflichtig.
Identische Krankenkassen - Zusammenlegung im Personalstamm
Im Personalstamm kann durch Auswahl des Programms Datenkonvertierung im Pulldownmenü Bearbeiten die Krankenkassennummer geändert werden.
Vorgaben sind die Abrechnungsperiode, ab wann die neue Krankenkasse zu beachten ist sowie die Ausgangskrankenkasse und die Zielkrankenkasse.
Für ungültige Krankenkassen, die im Personalstamm noch aktiviert sind, erscheint auf der Fehler- und Hinweisliste der Abrechnung eine Meldung:
211 Fehler - Die Krankenkasse >XXX< ist nur bis zum TT.MM.JJJJ gültig!
Identische Krankenkassen – Ungültige Krankenkassenbetriebsnummern
Seit dem zweiten Halbjahr 2015 haben verschiedene Krankenkassen mehrmals die Betriebsnummer einer der an der Fusion beteiligten Betriebsnummern rückwirkend für ungültig erklärt.
Folge:
Wenn im Personalstamm rückwirkend die ungültige Krankenkasse durch ihre Folgekrankenkasse ersetzt wird, erfolgt mit der nächsten Abrechnung die Abgabe eines negativen Beitragsnachweises an die ungültige
Krankenkasse und eines neuen Beitragsnachweises an die
Folgekrankenkasse. Dann kann zusätzlicher Aufwand entstehen, weil der Betrag zurückgefordert werden muss oder die Krankenkasse Rückfragen zur Verrechnung der Beitragsnachweise hat.
Tipp: Nach unseren Erfahrungen an der Hotline reicht es aus, wenn die
Ablösung der ungültigen Krankenkasse mit der nächsten Abrechnung nach Bekanntgabe des Sachverhalts erfolgt.
Hinweis: Die spätere Ersetzung der ungültigen Krankenkasse durch ihre Folgekrankenkasse lösen Wechselmeldungen 31/11 im DEÜV – Verfahren aus. Diese DEÜV – Meldungen wurden bisher nicht beanstandet.
Krankenkassen – Bankverbindungen
Ab 01.01.2016 werden BLZ und Kontonummer nicht mehr mit der Beitragssatzdatei ausgeliefert.
Pfändungen – Einstellungen
Hinweis: Neue Fälle sind auf jeden Fall nach der Nettomethode abzurechnen.
Quelle: STOPTAX / Stollfuß Medien 32. Auflage
Altfälle: Wechsel von Bruttomethode zu Nettomethode mit Schuldner klären.
Der Unterschied zwischen Bruttomethode und Nettomethode ist die unterschiedliche Bewertung von unpfändbaren Lohnbestandteilen. Die Nettomethode ist für den Schuldner ungünstiger, weil aus den unpfändbaren Lohnbestandteilen der Nettobetrag nicht gepfändet wird.
Pfändungen – Beispiel Nettomethode
Hinweis: Wenn unpfändbare Lohnbestandteile abgerechnet werden, sind Netto auf dem VDN und pfändbares Netto verschieden.
Pfändungen – Beispiel Nettomethode
Die Berechnung der Pfändung erfolgt nach den Vorschriften aus der ZPO.
Pfändungen – Allgemeine Regelungen ZPO
§833 Abs.2: (Fortführung einer Pfändung nach Beschäftigungsunterbrechung)
Bei einer Neubegründung des Beschäftigungsverhältnisses beim selben Arbeitgeber innerhalb von 9 Monaten ist die Pfändung weiter durchzuführen. Dann sollte aber eine neue Forderungsaufstellung beim Gläubiger angefordert werden.
Bei einem Mandantenwechsel zwischen rechtlich unabhängigen
Arbeitgebern ist die Pfändung NICHT weiter durchzuführen. Gläubiger und Schuldner müssen aber informiert werden.
§853: (Hinterlegung von gepfändeten Beträgen)
Das Recht bzw. die Pflicht des Drittschuldners (=Arbeitgebers) zur
Hinterlegung der gepfändeten Beträge ist für den Fall von mehrfacher Pfändung geregelt. Bei einer Pfändung ist keine Hinterlegung nach §853 möglich.
Vgl. Zur Hinterlegung auch §372 BGB
Quelle: STOPTAX / Stollfuß Medien 32. Auflage
Pfändungen – Berücksichtigung mehrerer Einkünfte in der ZPO
§850e: Wenn ein Mitarbeiter mehrere Beschäftigungen hat, können die Arbeitgeber verpflichtet werden, die Einkünfte für die Pfändung zusammenzufassen.
Bei SV – pflichtigen mehrfach – Beschäftigungen wird der AG mit dem kleineren Entgelt dazu verpflichtet, die Pfändung aus der Summe der beiden Entgelte zu berechnen. Bei einer Kombination SV- pflichtige Beschäftigung und Minijob wird der AG mit der SV – pflichtigen Beschäftigung zur Durchführung der Pfändung verpflichtet, weil die Pfändung höher sein kann als das Entgelt aus dem Minijob.
Zwei Vereinfachte Beispiele für einen verheirateten Schuldner mit zwei Kindern: Beispiel 1:
Brutto AG A 1200,--
Brutto AG B 900,--
Nach der Pfändungstabelle ist jede Beschäftigung alleine nicht pfändbar.
AG B ist über das Entgelt von AG A informiert und pfändet aus insgesamt 2100,-- nach Tabelle 51,49 Euro.
Beispiel 2:
Brutto AG A 2000,-- Brutto AG B 300,-- (Minijob)
AG B pfändet aus 2300,--nach der Pfändungstabelle 108,49 Euro. Quelle: STOPTAX / Stollfuß Medien 32. Auflage
Pfändungen – Berücksichtigung mehrerer Einkünfte in der Abrechnung
Für die Berechnung von Pfändungen mit mehrere Einkommen erfolgt die Eingabe des zusätzlichen pfändbaren Einkommens in Fehlzeit 5910.
Hinweis:
- Bei schwankenden Bezügen müssen die Arbeitgeber monatlich die Informationen austauschen.
- Bei unterschiedlichen Abrechnungsterminen ist der Informationsaustausch eine organisatorische Herausforderung. Negativbeispiel: Der Arbeitgeber, der die Pfändung durchführt, rechnet vor dem Arbeitgeber ab, der das pfändbare Einkommen mitteilen muss
- Für den pfändenden Arbeitgeber besteht die Möglichkeit der Überzahlung
Bewegungen - Monatsbezüge
Ausgangslage:
Die Auswahl der Fehlzeiten in den Monatsbezügen ist bei vielen Kunden unübersichtlich geworden und dann wird leider die Erfassung der Monatsbezüge nicht mehr konsequent genutzt. Ersatzweise werden dann monatlich variable Bezüge als permanente Bezüge erfasst. Dies ist umständlich und kostet viel Zeit.
Gründe für diese Situation:
- Neue Fehlzeiten werden grundsätzlich am Ende der Auswahlliste in den Monatsbezügen aufgenommen.
- Veraltete Fehlzeiten werden nicht entfernt. • Umstellung der Eingabe von Monatsbezüge auf Unterbrechungen.
Beispiele: Lohnfortzahlung und Urlaub werden in den Unterbrechungen erfasst, weil nicht mehr die Anzahl der Tage, sondern der konkrete Zeitraum für die Abrechnung zu beachten ist.
- Selten benutzte Fehlzeiten verlängern die Auswahlliste.
Abhilfe:
Fehlzeiten für die Anzeige aufräumen und neu sortieren.
Die Aufgabe besteht aus zwei Arbeitsschritten:
- Auflistung aller genutzten Fehlzeiten im Jahr
- Entfernen der nicht genutzten Fehlzeiten
Die Überprüfung und Bearbeitung der Fehlzeitenanordnung ist eine Aufgabe für den Anwender.
Vorschlag: 1x jährlich wird die Fehlzeitenanordnung überprüft.
In die Anordnung gehören regelmäßig zu erfassende Fehlzeiten
Das Ergebnis ist eine überschaubare Liste von Fehlzeiten für die monatliche Erfassung
In den Unterbrechungen werden Hinweise auf das Ende der LFZ und die Anforderung der Vorerkrankungszeiten gegeben.
Ausgangslage:
Mitarbeiter geben AU – Bescheinigungen beim Arbeitgeber aber nicht bei der Krankenkasse ab.
Damit ist der Datenbestand von Arbeitgeber und Krankenkasse verschieden.
Folge:
Die Anforderung der Vorerkrankungszeiten durch den Arbeitgeber bei der Krankenkasse im maschinellen EEL – Verfahren wird oft mit der Begründung AU-Bescheinigung liegt nicht vor beantwortet.
In diesem Fall ist nur durch den direkten Kontakt mit der Krankenkasse eine Klärung möglich. Andernfalls drohen Überzahlungen.
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Filterfunktionen – Abrechnungsgruppe und Abrechnungskreis
Die Abrechnungskreise bieten die Möglichkeit Mitarbeiter nach verschiedenen Kriterien zu gruppieren.
• | Arbeitgeber bedingte Gruppen | -> Stundenlohn, Gehalt; |
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| Versorgungsbezugsempfänger |
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| usw. |
• | Strukturen der Sozialversicherung | -> Betriebsstätten mit eigenen |
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| Betriebsnummern |
• | Strukturen der Finanzverwaltung | ->Unternehmensbestandteile mit |
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| eigenen Steuernummern |
In einer Abrechnungsgruppe können mehrere Abrechnungskreise zusammengefasst werden.
Pro Abrechnungskreis oder Abrechnungsgruppe kann die Vor- oder Reinrechnung durchgeführt werden.
Filterfunktionen – Mitarbeiter/Personalnummer
In der Reinrechnung kann nach der Aktivierung der Checkbox Nur einzeln aufgerufene Arbeitnehmer eine Person abgerechnet werden.
Dazu wird die Auswahl der Mitarbeiter wie in der Einzelrechnung angezeigt.
Beispiel aus der Praxis:
Nach der Reinrechnung, aber vor dem Versand der Meldungen wird noch ein Neueintritt erfasst.
Diagnose – Berechnungsblatt
In der Einzelrechnung kann mit F3 die Zusatzmaske für erweiterte Schaltereinstellungen geöffnet werden.
Mit dem Berechnungsblatt können Berechnungswege zur Überprüfung der Ergebnisse auf den Verdienstnachweisen angezeigt werden.
Das Beispiel zeigt die Berechnung einer Schuldpfändung mit unpfändbaren Lohnbestandteilen und pfändbarem Betrag eines weiteren AG.
Diagnose – Buchungsliste
In der Einzelrechnung kann mit F3 die Zusatzmaske für die Diagnose geöffnet werden. Besonders Hilfreich sind die Einstellungen für SV – Meldungen anzeigen und Buchungs-Liste
Mit dem Schalter SV – Meldungen anzeigen werden die DEÜV – Meldungen unterhalb der Abrechnung angezeigt. Mit dem Schalter Buchungs-Liste können geänderte Einstellungen der Buchungsschlüssel in den Lohnarten und die Buchungen von neuen Lohnarten überprüft werden.
In der Einzelrechnung kann mit F3 die Zusatzmaske für die Diagnose geöffnet werden.
Diagnose – SV-Meldungen
Die Diagnose der SV – Meldungen ist insbesondere bei unterjährigen Meldesachverhalten hilfreich • Unterbrechungen werden erst nach einer Abrechnung für einen Kalendermonat mit 0 SV–Tagen erstellt.
• Sondermeldungen mit den Gründen 57 wegen Rentenbeginn oder
Versorgungsausgleich können nach der Eingabe der Fehlzeit 30 oder 31 geprüft werden.
Die Abgabe der Meldungen erfolgt immer mit der nächsten Abrechnung.
Stornierung – Auswirkungen
Bei der Durchführung der Reinrechnung wird eine interne Datensicherung durchgeführt. Die Stornierung lädt diese Datensicherung zurück.
Hinweis:
Alle nach der Reinrechnung durchgeführten Änderungen gehen verloren.
Tipp: Die Stornierung einer Reinrechnung sollte nur dann durchgeführt werden, wenn der zu bearbeitende Fehler nicht mit der nächsten Abrechnung durch eine Rückrechnung korrigiert werden kann.
Stornierung – Ablauf
- Stornierung durchführen
- Fehleingaben korrigieren
- Einzel- oder Vorrechnung mit Überprüfung der korrigierten Eingaben • Reinrechnung
Stornierung – Meldungen
Alle Meldungen zur Sozialversicherung und Finanzverwaltung werden ergänzt bzw. berichtigt. Es sind zwei Fälle zu unterscheiden:
1. Stornierung der Reinrechnung vor dem Versand der Meldungen:
- Beitragsnachweise werden neu erstellt bzw. ergänzt
- LSt – Anmeldung wird neu erstellt bzw. ergänzt
- LSt – Bescheinigungen werden neu erstellt
- DEÜV – Meldungen werden neu erstellt (Hinweis)
2. Stornierung der Reinrechnung nach dem Versand der Meldungen
- Betroffene Beitragsnachweise werden storniert und neu erstellt
- LSt – Anmeldung wird storniert und neu erstellt
- LSt – Bescheinigungen werden neu erstellt
- DEÜV – Meldungen werden storniert und neu erstellt (Hinweis)
Hinweis: Wenn die globale Prüfung bereits durchgeführt worden ist, müssen die DEÜV – Meldungen abgegeben werden. Andernfalls kann ein Sachverhalt in drei Meldungen abgegeben werden: Meldung, Stornierung der Meldung, neue Meldung. Dies kann zu Rückfragen durch die Annahmestelle führen.
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Gesetzliche Änderungen in 2015 GKV-Versorgungsstärkungsgesetz - Wartetag
Die Änderung von §46 Satz 1 Nummer 2 SGB V gilt ab 23.7.2015:
Der Krankengeldanspruch beginnt in Fällen der ambulanten Behandlung am Tag der ärztlichen Feststellung.
Die gesetzliche Änderung wirkt sich positive für Versicherte aus, deren Entgeltfortzahlungsanspruch wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten erschöpft ist.
Beispiel:
Chronisch Kranke
Wartetage können nur noch dann eintreten, wenn die Arbeitsunfähigkeit im Rahmen einer ambulanten Behandlung rückwirkend festgestellt wird.
Für die Wartetage besteht dann SV-Beitragspflicht.
Quelle: SU.news der ITSG, Ausgaben September und Oktober 2015
Abhängig von den Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag können die Wartetage mit Entgeltfortzahlungsanspruch oder unbezahlter Freistellung abgerechnet werden.
Gesetzliche Änderungen in 2015 Lohnsteuerberechnung – Änderung der SteuerFreibeträge
Die Steuerberechnung wurde im Dezember 2015 geändert. Grundlage war das Gesetz zur Anhebung des Grundfreibetrags, des Kinderfreibetrags, des Kindergeldes und des Kinderzuschlags vom 16.7.2015.
Quelle: Internet, Bundesgesetzblatt Jahrgang 2015 Teil I.
Das Gesetz hatte Auswirkung auf die Steuerberechnung der Steuerklasse 1 bis 5:
In den Steuerklassen 1 und 3 bis 5 wurde die Jahreslohnsteuer höchstens um zu 22,-- gesenkt.
In der Steuerklasse 2 wurde die Jahressteuer höchstens um 44,-- gesenkt.
Dazu wurde der aktuelle Programmablaufplan zur Steuerberechnung für die Abrechnung Dezember 2015 umgesetzt.
Die geänderten Freibeträge gelten für 2016 weiter und werden nun monatlich beachtet.
Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2016 Rechengrößen - Beitragssätze
• | Krankenversicherung Allgemein | 14,60 % |
• | Krankenversicherung Ermäßigt | 14,00 % |
• | Rentenversicherung | 18,70 % |
• | Arbeitslosenversicherung | 3,00 % |
• | Pflegeversicherung | 2,35 % (2,60 % ohne Elterneigenschaft) |
• | Insolvenzgeldumlage | 0,12 % |
• | Durchschnittlicher Zusatzbeitragssatz | 1,10 % |
• | Zusatzbeitragssatz | kassenindividuell |
• | U2 – Umlage Mutterschaft | kassenindividuell |
• | U1 – Umlage Lohnfortzahlung | kassenindividuell, AG hat Wahlrecht |
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| zum Erstattungssatz |
Hinweis: Vor der Abrechnung Januar 2016 kann der U1 – Erstattungssatz bei der jeweiligen Krankenkasse geändert werden. Die Krankenkasse muss schriftlich informiert werden.
Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2016 Rechengrößen - Bemessungsgrenzen
RV / AV West | 6.200,00 pro Monat | 74.400,00 pro Jahr |
RV / AV Ost | 5.400,00 pro Monat | 64.800,00 pro Jahr |
KV / PV | 4.237,50 pro Monat | 50.850,00 pro Jahr |
Allg. Pflichtgrenze | 4.687,50 pro Monat | 56.250,00 pro Jahr |
Bes. Pflichtgrenze | 4.237,50 pro Monat | 50.850,00 pro Jahr |
Bezugsgröße RV / AV West | 2.905,00 pro Monat | 34.860,00 pro Jahr |
Bezugsgröße RV / AV Ost | 2.520,00 pro Monat | 20.240,00 pro Jahr |
Bezugsgröße KV / PV | 2.905,00 pro Monat | 34.860,00 pro Jahr |
Mindest-RV-Brutto Minijobs | 175,00 pro Monat |
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Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2016 Rechengrößen – Abgeleitete Rechenwerte
Abgeleitete Rechenwerte |
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KV / PV Freigrenze Versorgungsbezüge | 145,25 pro Monat (entspricht 5 % der Bezugsgröße) |
Höchstzuschuss KV | 309,34 pro Monat |
Höchstzuschuss PV | 49,79 pro Monat |
Höchstzuschuss PV in Sachsen | 28,60 pro Monat |
4 % RV – BMGR für Altersvorsorge | 248,00 pro Monat 2976,00 pro Jahr |
RV – Beitragssatz für Minijobber | 3,70 % ohne Befreiungsantrag |
Gleitzonenfaktor F | 0,7547 |
Hinweis:
Der Gleitzonenfaktor F ist festgelegt als Quotient der Beitragssätze für geringfügige Beschäftigungen und Beitragssätze für Pflichtversicherte:
13 + 15 + 2 30
F = --------------------------------------------------------------- = ------------------ = 0,7547169… = 0,7547
14,6 + 18,7 + 3,0 + 2,35 + 1,1 39,75
Im Gleitzonenfaktor wird der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz beachtet.
Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2016 Alle SV-Verfahren – Abholung der Daten vom Kommunikationsserver
Gesetzliche Grundlage: §96 im 5. SGB IV Änderungsgesetz:
„Der Arbeitgeber hat Meldungen der Sozialversicherungsträger … mindestens einmal wöchentlich von den Kommunikationsservern abzurufen und zu verarbeiten. … Erfolgt keine Quittierung, werden Meldungen 30 Tage nach der Bereitstellung zum Abruf gelöscht. …“
Die Änderung ist zum 1.1.2016 in Kraft getreten.
Begründung: In Dialogverfahren mit der Sozialversicherung werden
Meldedateien aktiv von den Krankenkassen bereitgestellt, ohne vorherige Aktion des AG.
Aktuell ist dies der qualifizierten Meldedialog (Monatsmeldungen für mehrfach Beschäftige)
In Zukunft werden weitere Dialogverfahren dazu kommen.
Hinweis:
Eine Information auf dem Postweg erfolgt nicht mehr.
Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2016 AAG-Verfahren - Antragsverfahren
Erstattungsbetrag = fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt
+ AG-Anteile aus dem Bruttoarbeitsentgelt
+ erstattungsfähige AG-Zuwendungen zur BAV
AG-Zuwendungen zur BAV sind nur bei Erstattung Krankheit und Beschäftigungsverbot anrechenbar.
Unverzügliche Mitteilung der Krankenkasse an den AG im Datenaustauschverfahren, wenn der beantragte Erstattungsbetrag vom durch die Krankenkasse errechneten Betrag abweicht. In der Mitteilung wird auch der Abweichungsgrund gemeldet.
Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2016 AAG-Verfahren – Rückmeldungen und Widerspruch
In den Rückmeldungen der Krankenkassen werden folgende Informationen geliefert:
- Vom AG gemeldeter Erstattungszeitraum
- Beantragter Erstattungsbetrag
- Festgestellter Erstattungsbetrag
- Abweichungsgründe
- Ansprechpartner bei der Krankenkasse
- Name des betreffenden Arbeitnehmers
Der Ansprechpartner bei der Krankenasse wird mit Telefonnummer und E-MailAdresse gemeldet.
Wenn die Feststellung der Krankenkasse aus Arbeitgebersicht falsch ist, muss der Arbeitgeber seinen Widerspruch schriftlich begründen.
Wenn der Widerspruch nicht für den AG zufriedenstellend bearbeitet wird, besteht noch der Klageweg.
Tipp aus der Systemberatung:
Wenn die Krankenkasse einen vom beantragten Erstattungsbetrag abweichenden Betrag berechnet, werden Differenzen in der Finanzbuchhaltung entstehen. Daher wird empfohlen, dass die Erstattungsbeträge nach dem AAG durch die Krankenkasse überwiesen werden.
Gesetzliche Änderungen zum 01.01.2016 AU-Bescheinigungen – Neues Formular
Ab 1.1.2016 gibt es ein einheitliches Formular für die gesamte Arbeitsunfähigkeitszeit Änderungen:
- Das bisherige gelbe Formular wurde modifiziert. • Der „Auszahlschein“ entfällt Vorteile:
- Weniger Bürokratie beim Arztbesuch
- Weniger Bürokratie bei Arzt und Krankenkasse, weil die Meldungen zwischen Arzt und Krankenkasse zur Anweisung des Krankengeldes (Auszahlschein) ersetzt werden.
- Der Arbeitgeber ist fortlaufend über die AU informiert.
Hinweis:
Der Arbeitnehmer ist dafür verantwortlich, dass Arbeitgeber und Krankenkasse über die andauernde Arbeitsunfähigkeit informiert werden.
Tipp: Wenn ein Arbeitnehmer aus der Entgeltfortzahlung ist, sollte unabhängig von den weiter geltenden AU-Bescheinigungen das Ende der unbezahlten Unterbrechungszeit nicht erfasst werden. Das Ende sollte erst dann eingetragen werden, wenn der Arbeitnehmer die Arbeit wieder aufgenommen hat. Andernfalls können Überzahlungen entstehen.
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Allgemeines
Sozialversicherung:
- Die Beitragssatzdatei wird ab 2016 tagesaktuell von der ITSG ausgeliefert.
- Wahlrecht zum U1-Erstattungsrecht kann bis zur Abrechnung Januar durchgeführt werden.
Lohnsteuer:
- Lohnsteuerjahresausgleich wird nicht durchgeführt bei Krankenkassenwechsel oder Änderung des Zusatzbeitrages
Altersteilzeit – Ermäßigter Beitragssatz in der Freistellung
Kenntnisstand und Handlungsempfehlung aus der Sozialversicherung bis 2015:
Der ermäßigte Beitragssatz wird in der Freistellungsphase von
Altersteilzeitmitarbeitern eingestellt, weil diese Mitarbeiter keinen Anspruch auf Krankengeld haben und nach der Freistellungsphase in den Ruhestand gehen.
Neue Erkenntnis:
Im Anschluss an die Freistellungsphase folgt häufig eine Arbeitsphase, die durch den gesetzlich geregelten späteren Beginn der Altersvollrente verursacht wird. Damit haben die betroffenen Mitarbeiter wieder einen Anspruch auf Krankengeld.
Notwendige Aktion:
Sobald für Altersteilzeitmitarbeiter in der Freistellungsphase bekannt wird, dass sie nicht direkt im Anschluss Altersvollrente beziehen, muss der allgemeine Beitragssatz eingestellt werden.
Reisekosten
Die Reisekostenreform zum 01.01.2014 ist durch mehrere BMFAnwendungsschreiben in 2015 und den Lohnsteueränderungsrichtlinien (LStÄR) 2015 ergänzt worden. Einige Sachverhalte wurden anhand von Aufzählungen und Beispielen erläutert.
LStÄR 2015:
Eine berufliche veranlasste Auswärtstätigkeit ist auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers.
Tipp: Reisekostenerstattungen von Stellenbewerbern vorab ausschließen oder begrenzen.
Die steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen für dieselbe Auswärtstätigkeit ist auf die ersten drei Monate beschränkt.
LStR 2008, R9.6 Abs 4 Satz 1:
Die Dreimonatsrist ist nur anzuwenden, wenn es sich um dieselbe
Auswärtstätigkeit handelt; dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.
Hinweis:
Die Dreimonatsfrist beginnt, wenn ein Arbeitnehmer erstmals mehr als zwei Tage pro Woche bei derselben Auswärtstätigkeit tätig wird und endet erst bei einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen.
Die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt durch den Arbeitgeber.
Beispiele: • Arbeitnehmer A ist täglich im Hauptsitz der Firma in Braunschweig tätig, d.h. die erste Tätigkeitsstätte ist der Hauptsitz. Arbeitnehmer A wird für 6 Monate in die Filiale Coswig versetzt.
Der Arbeitnehmer A behält die erste Tätigkeitsstätte in Braunschweig, weil die Abordnung auf weniger als 48 Monate befristet ist. Es können Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der erlaubten Zeiträume steuerfrei und/oder pauschal besteuert für den Aufenthalt in Coswig abgerechnet werden.
Voraussetzung:
Die Abordnung wurde mit der Befristung schriftlich festgelegt (E-Mail reicht). Andernfalls müssen die Verpflegungsmehraufwendungen nachversteuert werden.
• Arbeitnehmer A ist unbefristet beschäftigt und arbeitet überwiegend für die Dauer von 36 Monaten in der Filiale in Mainz. Zu Besprechungen und Meetings ist er einmal pro Monat im Firmensitz in Braunschweig tätig. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer A den Firmensitz in Braunschweig arbeitsrechtlich auf Dauer zugeordnet.
Der Arbeitnehmer A behält die erste Tätigkeitsstätte in Braunschweig, weil die Abordnung auf weniger als 48 Monate befristet ist. Es können Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der erlaubten Zeiträume steuerfrei und/oder pauschal besteuert für den Aufenthalt in Mainz abgerechnet werden.
Voraussetzung:
Die Anwesenheitstage in Braunschweig werden dokumentiert (Besprechungsprotokolle oder ähnliches). Andernfalls müssen die Verpflegungsmehraufwendungen nachversteuert werden.
Verpflegungsmehraufwendungen
Tagessätze: |
| |
• | Auswärtstätigkeit bis 8,0 Stunden | -> keine Verpflegungsmehraufwendungen |
• | Eintägige Auswärtstätigkeit mehr als 8 Stunden | -> 12,00 |
• | An- und Abreisetage mit nachfolgender oder vorheriger Übernachtung | -> 12,00 |
• | Zwischentage, 24 Stunden Abwesenheit von der Wohnung | -> 24,00 |
Kürzung für arbeitgebergestellte Mahlzeiten
Allgemein:
Frühstück |
| 20 % vom Tagessatz |
Mittagessen und Abendessen |
| 40 % vom Tagessatz |
| Inland: | ||
Frühstück |
| 4,80 |
Mittagessen und Abendessen |
| 9,60 |
Hinweis:
Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.
Minusbetrag ist ausgeschlossen.
Betriebsveranstaltungen
Gesetzliche Regelung zum 01.01.2015 im Zollkodexgesetz
Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter werden als Betriebsveranstaltung definiert. Die Kosten sind für den Arbeitnehmer kein Lohnzufluss, wenn
- die betragsmäßige Obergrenze von 110,-- Euro inkl. Umsatzsteuer pro Veranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht überschritten wird
- nicht mehr als zwei begünstigte Veranstaltungen pro Jahr durchgeführt werden
Hinweis:
Die Obergrenze von 110,-- ist ein Freibetrag, d.h. nur der übersteigende Betrag ist steuerpflichtig. Die Lohnsteuer kann mit 25% pauschaliert werden.
Der 110,-- Euro Freibetrag wird aus den Gesamtaufwendungen berechnet. Aus den Gesamtaufwendungen ist der Aufwand pro Teilnehmer zu bestimmen. Für jeden Arbeitnehmer sind die Kosten aller Begleitpersonen auch auf den Freibetrag anzurechnen.
Hinweis:
Für Betriebsveranstaltungen sollten Teilnehmerlisten geführt werden.
Sachbezugswerte
Verpflegung
Monatlich |
| 236,00 |
Frühstück |
| 1,67 |
Mittagessen und Abendessen |
| 3,10 |
Unterkunft Monatlich |
| 223,00 |
Freigrenze für SachbezügeMonatlich |
| 44,00 |
Hinweis:
Auf amtliche Sachbezüge darf die Freigrenze nicht angewendet werden.
Hinweis:
Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten dürfen nur dann angesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer keine steuerfreien Verpflegungspauschalen erhält. Dies gilt daher nur, wenn der Arbeitnehmer höchstens 8 Stunden auswärts tätig ist, oder in den Fällen, in denen die Dreimonatsfrist abgelaufen ist.
Firmenfahrzeuge
Für Mitarbeiter mit Zweitwohnsitz und Firmenfahrzeug ist eine Familienheimfahrt pro Woche Lohnsteuer- und SV-frei.
Dieser geldwerte Vorteil ist aber umsatzsteuerpflichtig.
Die Übergabe des geldwerten Vorteils erfolgt mit der Systemlohnart 1605 und dem voreingestellten Buchungsschlüssel für geldwerten Vorteil. Abhängig von der Einstellung der Sachkonten aus dem Buchungsschlüsselwird in der jeweiligen Finanzbuchhaltung die Umsatzsteuer berechnet (oder eben nicht berechnet)
Hinweis:
Die Einstellung der Sachkonten in der Finanzbuchhaltung sollte geprüft werden.
Erfahrungen aus Betriebsprüfungen 2015 – Vergütung von Mehrarbeit und Überstunden
Bei Betriebsprüfungen in 2015 lag ein Schwerpunkt auf die Prüfung von BG-Meldungen und die Vergütung von Überstunden.
Die Vergütung von Überstunden ist beanstandet worden, wenn sie über einen längeren Zeitraum und insbesondere über mindestens einen Jahreswechsel angesammelt worden sind. In diesen Fällen wurden Korrekturen durch Rückrechnungen in die Jahre verlangt, in denen die Überstunden geleistet worden sind.
Begründungen:
- Die BG-pflichtigen Bezüge werden dem Kalenderjahr zugeordnet.
- Umlagen U1 und U2 werden nur aus laufenden Bezügen berechnet.
Hinweis:
Überstunden sind dem Grunde nach laufende Bezüge.
Hinweis:
Der beschriebene Sachverhalt ist auch auf regelmäßig ausgezahlte Provisionen anzuwenden. Monatlich erworbene Provisionen sollten nicht mehr als Quartalszahlung abgerechnet werden.
Allgemeine Regel:
Ein dem Grunde nach laufender Bezug ist auch laufend abzurechnen.
Vereinfachungsregel:
Dem Grunde nach laufende Bezüge können im Jahr ihres Entstehens als Einmalbezug abgerechnet werden.
Es ist dann zu beachten, dass aus diesen Einmalbezügen Umlagenbeiträge berechnet werden.
Hinweis:
Es ist unbedingt erforderlich, dass entsprechende Nutzerlohnarten im Nummernbereich 2xxxx überprüft und angepasst werden.
Handlungsempfehlung:
- Überstunden zeitnah abrechnen. Eine Verschiebung um einen oder zwei Monate ist möglich, wenn zum Zeitpunkt der Abrechnung die Überstunden noch nicht bekannt sind.
- Wenn zum Zeitpunkt der Abrechnung Dezember die Überstunden noch nicht bekannt sind, müssen sie im Januar durch eine Rückrechnung auf den Dezember abgerechnet werden.
- Wenn Überstunden angesammelt werden, müssen sie spätestens im Dezember als Mehrarbeit (= Einmalbezug) abgerechnet werden.
- In den Systemlohnarten stellen wir zwei Lohnarten zur Abrechnung von Überstunden/Mehrarbeit bereit.
- In Lohnart 139 werden Überstunden als laufenden Bezug abgerechnet.
- In Lohnart 1391 wird Mehrarbeit als Einmalbezug abgerechnet.
- In beiden Fällen werden die abzurechnenden Stunden erfasst. • In den kundenspezifischen Lohnarten können auch Überstunden bzw. Mehrarbeit durch die Vorgabe eines Betrages abgerechnet werden.
Die Umlagenpflicht einer Lohnart für Einmalbezüge wird durch die letzte Zeile im oben dargestellten Bild eingestellt.
UebstAuszEGA := betrag
Handlungsempfehlung:
- Überstunden zeitnah abrechnen. Eine Verschiebung um einen Monat ist möglich, wenn zum Zeitpunkt der Abrechnung die Überstunden noch nicht bekannt sind. Dann ist die Abrechnung als laufender Bezug möglich.
- Wenn zum Zeitpunkt der Abrechnung Dezember die Überstunden noch nicht bekannt sind, müssen sie im Januar durch eine Rückrechnung auf den Dezember abgerechnet werden.
- Wenn Überstunden angesammelt werden, müssen sie spätestens im Dezember als Mehrarbeit (= Einmalbezug) abgerechnet werden.
Hinweis:
Wenn Mehrarbeit als Einmalbezug abgerechnet wird, ist sie trotzdem U1- und U2-pflichtig.
Erfahrungen aus Betriebsprüfungen 2015 – Geringfügig Beschäftigte
Bei Betriebsprüfungen in 2015 ist in einigen Fällen die Abrechnung von geringfügig Beschäftigten beanstandet worden, wenn sie aus unvorhersehbaren Gründen mehr als 450,-- Bruttobezüge in einem Monat erzielt haben.
Die Prüfer haben zur Feststellung der Unvorhersehbarkeit die Vorlage von Krankmeldungen für die Mitarbeiter verlangt, für die die geringfügig Beschäftigten ersatzweise eingesprungen sind.
Hinweis:
Vertretung für Urlaub wurde nicht als unvorhersehbar anerkannt, weil Urlaub immer als geplant eingeschätzt wird.
Hinweis:
Krankmeldungen 5 Jahre aufbewahren.
Krankmeldungen nach Arbeitsaufnahme
Wenn Mitarbeiter nach dem Arbeitsbeginn krankheitsbedingt einen Arzt aufsucht, ist für die LFZ der Zeitraum der AU-Bescheinigung maßgebend:
- Ist auf der AU-Bescheinigung der Tag, an dem zum Teil gearbeitet wurde, bescheinigt, dann ist für den vollen Tag LFZ zu leisten
- Ist auf der AU-Bescheinigung der Folgetag bescheinigt, dann ist der Teilarbeitstag normal abzurechnen.
- ½ Kranktage gibt es nicht!
Urlaub bei Langzeiterkrankten
Für Langzeitkranke verfällt der nichtgenommene Urlaub aus dem Vorvorjahr.
Beispiel:
Beginn LFZ 01.05.2012
Krankengeldbezug und 12.06.2012 anschließende Aussteuerung
Urlaubsanspruch pro Jahr: 20 Tage gesetzlichen Urlaub und 10 Tage Zusatzurlaub
Wiederaufnahme der Arbeit am : 01.01.2015
Der Resturlaub aus 2012 verfällt. Der Urlaub aus 2013 verfällt
Der Zusatzurlaub aus 2014 verfällt
Der gesetzliche Urlaub aus 2014 verfällt nicht
Urlaubsanspruch 2015: 20 Tage gesetzlichen Urlaub
10 Tage Zusatzurlaub
20 Tage gesetzlichen Urlaub aus 2014
In unserer Dienstleistung wurde von einigen Krankenkassen die Anforderung gestellt, dass Langzeitkranke die Krankzeit unterbrechen und den offenen Urlaub nehmen und danach wieder in den Krankengeldbezug gehen.
Das ist rechtlich nicht zulässig!
Downloads ausführen Hilfe/Internet/Downloads
Versionsstand in den Spalten Lokal und Internet prüfen.
Softwarebrief beachten.
Aktualisierungen durchführen:
- Programmversion Comet PA muss mindestens 8.16.1.0 sein.
- RehaDat
- Elster – Coala – Eric
- Fernwartungs-PlugIns • Perfidia (oder DaKoTa AG)
Hinweis:
RehaDat über Downloads installieren, weil Pfade dann erkannt werden. RehaDat NICHT von CD installieren.
Hinweis:
Versionsunterschiede in den anderen Software Bestandteilen sind möglich.
Aktualisierung nach Rücksprache mit der Hotline durchführen.
Sonstige Aufgaben - Private Krankenversicherung
Die Police-Beträge der privat Krankenversicherten sind in den permanenten Bezügen zu überprüfen und anzupassen.
- Änderungen der Gefahrentarifstellen aus den schriftlichen AG-Mitteilungen der Berufsgenossenschaften bearbeiten.
- Ab 01.02.2016: Comet PA Lizenz aktualisieren
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