1. Eine nachvollziehbare Historie der Änderungen innerhalb der Dokumentation.
Version 1.0.0 - 12.11.2018
Version 1.0,1 - 13.11.2018 Punkt 2.2.1 ergänzt
2. Eine allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme. Diese sollte in einem kurzen, kommentierten Ablaufdiagramm dargestellt werden, damit sich der Prüfer einen Gesamtüberblick verschaffen kann.
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2.1.1. Personalmanagementsysteme
2.1.2. Digitale Zeitwirtschaftssysteme
2.1.3. Bewegungsdaten von Softwareprogrammen externer Anbieter (z.B. Dienstplan)
2.1.4. SV- und Steuerdaten über standardisierte Schnittstellen
2.1.5. Manuelle Erfassungssysteme auf externen Formularen / Tabellen / Schemen
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Zieltabellen in COMET PA sind fz (Bezüge, Fehlzeiten), fzs (Bezüge, Fehlzeiten Aufteilung), untbr (Unterbrechungen), rr (Rückrechnungen)
COMET PA hat eine Standardschnittstelle (Import Bewegungsdaten - Standard) definiert, welche von einem externen Anbieter erstellt bedient werden kann. Der Aufbau ist in der COMET PA Dokumentation hinterlegt. Diese Datei kann zu einem beliebigen Zeitpunkt importiert werden, die Zuordnung zur Abrechnungsperiode ist in der Datei definiert.
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Analog werden auch Dateiformate verarbeitet, welche vom Hersteller der Digitalen Zeitwirtschaftssysteme erzeugt werden. Die Schnittstellenbeschreibung wird der Dokumentation der Digitalen Zeitwirtschaftssysteme entnommen bzw. wird durch den Anbieter in geeigneter Form zur Verfügung gestellt. Beispiele hierfür sind CompuTime, DITEC, Bosch. Dieses Schnittstellenbeschreibung ist, wenn dies vom Hersteller gestattet wird, in der COMET PA Dokumentation hinterlegt.
2.1.3. Bewegungsdaten von Softwareprogrammen externer Anbieter (Dienstplan)
Zieltabellen in COMET PA sind fz (Bezüge, Fehlzeiten), fzs (Bezüge, Fehlzeiten Aufteilung), untbr (Unterbrechungen), rr (Rückrechnungen)
COMET PA hat eine Standardschnittstelle definiert, welche von einem externen Anbieter erstellt bedient werden kann. Der Aufbau ist in der COMET PA Dokumentation hinterlegt. Diese Datei kann zu einem beliebigen Zeitpunkt importiert werden, die Zuordnung zur Abrechnungsperiode ist in der Datei definiert.
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2.2.1. Finanzbuchhaltungssysteme
2.2.2. Kostenrechnung
2.2.3. SV-Daten
2.2.4. Steuer-Daten
2.2.5. Statistik-Daten
2.2.1. Finanzbuchhaltungssysteme
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- Definition der Konten / Steuer / KST / KTR in COMET PA
- Buchungsschlüssel definieren und Stammdaten der Finanzbuchhaltung zuordnen
- Rechnung
- Sammeln der Monatswerte periodenrichtig oder für die aktuelle Periode
- Report erzeugen / Kontrollfunktion
- Erzeugen der Übergabedatei / Schreiben der Buchungssätze in die Datenbank der Finanzbuchhaltung
Im Schritt 1 werden die Daten der Finanzbuchhaltung in COMET PA eingerichtet.
Dies kann durch das manuelle Anlegen in den Tabellen koper (Kontenrahmen), steuer (Steuertabelle), kstper (Kostenstellen) und traper (Kostenträger) erfolgen. Möglich ist auch ein Import von Standards (SKR03, SKR04, Pflegekontenrahmen) , welche durch die HUP AG permanent aktualisiert werden.
Alternativ können auch Daten der Finanzbuchhaltung importiert werden. Hierzu existiert entweder eine Schnittstellenbeschreibung des Herstellers, ein (Datenbank-)View oder ein direkter Zugriff auf die Tabellen der Finanzbuchhaltung.
Im Schritt 2 erfolgt die Zuordnung der Stammdaten der Finanzbuchhaltung zu den Buchungsschlüsseln in COMET PA. Eine detaillierte Anleitung zur Verwendung der Buchungsschlüssel ist in der COMET Dokumentation enthalten.
Die Buchungsschlüssel sind 1:1 den Lohnarten zugeordnet, ein Buchungsschlüssel kann aber mehrfach vorhanden sein. Welche Kombination Buchungsschlüssel / Buchungsart Anwendung findet, ist in den Buchungsbedingungen definiert.
Die Abrechnung lt. Schritt 3 schreibt alle relevanten Daten (Abrechnung, SV, Steuer, Überweisung, Finanzbuchhaltung). Diese können nach der Rechnung nicht mehr verändert werden. Eine vor der Rechnung getroffene Zuordnung ist für den aktuellen Abrechnungsvorgang gültig. Eine Änderung der Zuordnung kann erst in der nächste Abrechnung erfolgen - dann auch für vergangene Zeiträume.
Im Punkt 4 werden die Daten für die Übergabe zur Finanzbuchhaltung vorbereitet. Basis ist die Tabelle lkk (Buchungskonten), welche unter 3 erzeugt wurde. Hierbei handelt es sich eine Tabelle, in der pro Abrechnungsperiode / Rückrechnungsperiode / Abrechnungskreis / KST / KTR / Lohnart / Buchungsschlüssel / Buchungsart der Betrag und die Zeit kumuliert gespeichert werden. Die Zuordnung der Konten zu den Summensätzen erfolgt aus der Tabelle busl (Buchungsschlüssel) über die Kombination Buchungsschlüssel / Buchungsart. Im folgenden Schritt werden die Buchungssätze in Tabellenform erzeugt, welche dann die Basis für alle Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung ist.
Zu Kontrollzwecken wird vor dem Erzeugen der einzelnen Buchungssätze ein Report mit allen Einzelbuchungen und einer Summenliste erzeugt (Schritt 5). Die weitere Übergabe an die Finanzbuchhaltung kann nur dann erfolgen, wenn die Zuordnung vollständig und eine Soll- und Habengleichheit vorhanden ist.
Schritt 7 erzeugt die eigentliche Übergabedatei bzw. schreibt die Buchungssätze direkt in die Datenbank der Finanzbuchhaltung. Das Übergabeformat variiert pro Finanzbuchhaltung und wird durch den Hersteller vorgegeben. Lt. der vorhandenen Schnittstellenbeschreibung erzeugt COMET PA die Buchungsdatei. Der Quellcode für das Erzeugen der Buchungssätze liegt komplett in COMET PA; der Anwender nimmt keine Änderungen an der Ausgabe vor.
Die Übergabedatei kann beliebig oft erzeugt werden; eine Kontrolle der Verarbeitung bzw. ein nachträgliches Ändern (der ASCII-Datei) kann seitens COMET nicht verhindert werden. Zum Abgleich dient der unter 5 erzeugt Report.
2.2.2. Kostenrechnung
Text
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Zwingend notwendig ist eine Datensicherung zum Abrechnungslauf. Diese erfolgt standardmäßig in den Pfad ..\flohn\BackupIntern. Diese Voreinstellung kann durch den Anwender überschrieben werden.
Zusätzlich wird vom Hersteller empfohlen, die Datenbanken und den kompletten COMET PA - Pfad regelmäßig zu sichern. Für eine vollständige und aktuelle Wiederherstellung werden sowohl das COMET PA - Verzeichnis und auch eine Kopie der Datenbank benötigt.
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