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ahrensdokumentation1. Eine nachvollziehbare Historie der Änderungen innerhalb der Dokumentation.
Version 1.0.0 - 12.11.2018
Version 1.0.1 - 13.11.2018 Punkt 2.2.1 ergänzt
Version 1.0.2 - 22.03.2019 Die Verfahrensdokumentation ist Teil der Dokumentation COMET
2. Eine allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme. Diese sollte in einem kurzen, kommentierten Ablaufdiagramm dargestellt werden, damit sich der Prüfer einen Gesamtüberblick verschaffen kann.
COMET PA kann Daten vorgelagerter Systeme verarbeiten und stellt Daten für nachgelagerte Systeme bereit.
Unter einem vorgelagerten System wird in COMET PA verstanden:
2.1.1. Personalmanagementsysteme
2.1.2. Digitale Zeitwirtschaftssysteme
2.1.3. Bewegungsdaten von Softwareprogrammen externer Anbieter (z.B. Dienstplan)
2.1.4. SV- und Steuerdaten über standardisierte Schnittstellen
2.1.5. Manuelle Erfassungssysteme auf externen Formularen / Tabellen / Schemen
2.1.1. Personalmanagementsysteme
2.1.2. Digitale Zeitwirtschaftssysteme - Menüpunkt <Bewegungsdatenimport>
Zieltabellen in COMET PA sind fz (Bezüge, Fehlzeiten), fzs (Bezüge, Fehlzeiten Aufteilung), untbr (Unterbrechungen), rr (Rückrechnungen)
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Analog werden auch Dateiformate verarbeitet, welche vom Hersteller der Digitalen Zeitwirtschaftssysteme erzeugt werden. Die Schnittstellenbeschreibung wird der Dokumentation der Digitalen Zeitwirtschaftssysteme entnommen bzw. wird durch den Anbieter in geeigneter Form zur Verfügung gestellt. Beispiele hierfür sind CompuTime, DITEC, Bosch. Dieses Schnittstellenbeschreibung ist, wenn dies vom Hersteller gestattet wird, in der COMET PA Dokumentation hinterlegt.
2.1.3. Bewegungsdaten von Softwareprogrammen externer Anbieter (Dienstplan)
Zieltabellen in COMET PA sind fz (Bezüge, Fehlzeiten), fzs (Bezüge, Fehlzeiten Aufteilung), untbr (Unterbrechungen), rr (Rückrechnungen)
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Analog werden auch Exportformate verarbeitet, welche vom Hersteller generiert werden. Die Schnittstellenbeschreibung wird durch den Anbieter in geeigneter Form zur Verfügung gestellt. Beispiele hierfür sind die IC-SYS Informationssysteme GmbH oder der JenATo Solutions GmbH. Der Import erfolgt über den Menüpunkt <Bewegungsdatenimport>
2.1.4. SV- und Steuerdaten über standardisierte Schnittstellen
SV
Import von personenbezogenen Daten mittels des SV-Dateneinganges
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Import von personenbezogener Daten über das Modul ElsterLohn2, welches mittels des ERiC-Client diese steuerrelevanten Daten von den Servern der Finanzverwaltung abholt.
2.1.5. Manuelle Erfassungssysteme auf externen Formularen / Tabellen / Schemen
Dem Anwender in COMET PA steht es frei, sich eigene Datenimporte zu definieren und diese mittels eines Schnittstellengenerators in COMET PA einzulesen. Möglich sind u.a. ASCII-, csv-, Excel- oder direkt Datenbanktabellen. Der Importworkflow kann durch den Anwender selbst oder durch die HUP AG erstellt werden. Gespeichert wird das Importfile im Original im Verzeichnis ...\flohn\Datenimport\[Schnittstellentyp]\[Zeitstempel]\. Parallel wird eine Protokolldatei gespeichert.
Unter einem nachgelagerten System wird in COMET PA verstanden:
2.2.1. Finanzbuchhaltungssysteme
2.2.2. Kostenrechnung
2.2.3. SV-Daten
2.2.4. Steuer-Daten
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2.2.1. Finanzbuchhaltungssysteme
- Definition der Konten / Steuer / KST / KTR in COMET PA
- Buchungsschlüssel definieren und Stammdaten der Finanzbuchhaltung zuordnen
- Rechnung
- Sammeln der Monatswerte periodenrichtig oder für die aktuelle Periode
- Report erzeugen / Kontrollfunktion
- Erzeugen der Übergabedatei / Schreiben der Buchungssätze in die Datenbank der Finanzbuchhaltung
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Schritt 7 erzeugt die eigentliche Übergabedatei bzw. schreibt die Buchungssätze direkt in die Datenbank der Finanzbuchhaltung. Das Übergabeformat variiert pro Finanzbuchhaltung und wird durch den Hersteller vorgegeben. Lt. der vorhandenen Schnittstellenbeschreibung erzeugt COMET PA die Buchungsdatei. Der Quellcode für das Erzeugen der Buchungssätze liegt komplett in COMET PA; der Anwender nimmt keine Änderungen an der Ausgabe vor.
Die Übergabedatei kann beliebig oft erzeugt werden; eine Kontrolle der Verarbeitung bzw. ein nachträgliches Ändern (der ASCII-Datei) kann seitens COMET nicht verhindert werden. Zum Abgleich dient der unter 5 erzeugt Report.
2.2.2. Kostenrechnung
Daten für die Kostenrechnung werden analog der Beschreibung für die Daten der Finanzbuchhaltung per Schnittstelle definiert zur Verfügung gestellt.
2.2.3. SV-Daten
Text
2.2.4. Steuer-Daten
Der Versand von Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen erfolgt ausschließlich an die Server der Finanzverwaltung mit vom ELSTER-Projekt zur Verfügung gestellten Tools. Diese werden von der HUP AG getestet, aktuell und unverändert per Download zur Verfügung gestellt und es wird gewährleistet, dass mindestens mit der notwendigen Mindestversion in COMET PA gearbeitet wird. Übermittelt werden die gesetzlich vorgeschriebenen Daten lt. aktueller Schnittstellenbeschreibung. Diese stellt das ELSTER-Projekt aktuell auf der Internetseite www.elster.de zur Verfügung. Der Beschreibungsteil, welcher für COMET PA genutzt wird, umfasst die ElsterBasis-XML-Schnittstelle, die ElsterDatenabholung, die ElsterAnmeldung und die ElsterLohn_Lohnsteuerbescheinigung. Die Daten werden vor dem Versenden mit einer gültigen Elsterzertifikatsdatei oder einem aktuellen ElsterStick verschlüsselt.
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Für Betriebsprüfungen schreibt der Gesetzgeber einen Export von steuerrelevanten Daten vor. Diese werden im Menüpunkt DLS Digitale Lohnschnittstelle und bis 2017 in der Schnittstelle GDPdU bereitgestellt.
2.2.5. Statistik-Daten
Vierteljährliche Verdiensterhebung
Verdienststrukturerhebung
Arbeitskostenerhebung
2.2.6. Exportfunktion in COMET PA
COMET PA kann mit dem Menüpunkt Exportmodul alle in COMET PA gespeicherte Daten dem Anwender zur Verfügung stellen. Voraussetzung ist die Möglichkeit der Nutzung dieses Menüpunktes.
COMET PI - Export.
2.2.7. Zugriffe durch Fremdprogramme
Text
3. Eine Anwenderdokumentation. Hierunter ist eine umfassende Gebrauchsanweisung für den jeweiligen Anwender zu verstehen, die detailliert und verständlich durch die einzelnen Prozessschritte führt.
nicht relevat
Die Verfahrensabläufe sind pro Installation unterschiedlich und müssen durch den Anwender selbst definiert werden.
4. In einer technischen Systemdokumentation sind insbesondere Details zu der verwendeten Hard- und Software zu erfassen.
Die für COMET notwendigen Hardwarevoraussetzungen sind in der COMET Dokumentation enthalten und werden regelmäßig aktualisiert. Die Änderungen können im Confluence nachvollzogen werden.
COMET PA wird aktuell mit Embarcadero Delphi 10.2. entwickelt und verwendet als Datenbank xBase, Paradox, MSSQL oder ORACLE. Der Zugriff auf die Tabellen erfolgt per ODBC und/oder über die Borland Database Engine. Client- und Datenbanktools werden im Original von folgenden Herstellern verwendet: Microsoft, Oracle, Borland.
Eingesetzt werden Softwareprodukte externer Hersteller für die Kommunikation mit SV, Steuer, Statistik.
Perfidia - UMB Drecker GmbH
Elster Rich Client - Bayrisches Landesamt für Steuern als bundesweiter Koordinator des ELSTER-Projektes
IW-Elan - Koordiniert durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales
CORE.CONNECT - Statistische Ämter des Bundes und der Länder
5. Eine Betriebsdokumentation, also eine Darstellung des betrieblichen Umfelds, der Branche und relevanter Kennzahlen des Betriebs aus technischer und organisatorischer Sicht.
nicht relevat
Diese Dokumentation muss durch den Anwender erstellt und spezifisch untersetzt werden.
6. Eine Beschreibung des sogenannten internen Kontrollsystems.
nicht relevat
COMET PA stellt für das interne Kontrollsystem verschiedene Reports, Auswertungen und Funktionalität zur Verfügung. Dazu gehören z.B. der Meldestatus, welcher an noch offene Punkte erinnert. Auswertungen und unterschiedliche Exportfunktionen können zur Kontrolle der Abrechnungsdaten verwendet werden. Welche hierzu verwendet werden, kann der Anwender selbst in seinem internen Kontrollsystem definieren.
Die Software selbst wird regelmäßig auf aktuelle Qualitätsstandards geprüft. Hierzu zählt die Systemuntersuchung der ITSG mit der Erteilung eines Zertifikates. Dieses muss jährlich erneuert werden. Parallel dazu wird monatlich eine Testfirma mit zentralen Testaufgaben abgerechnet und das Ergebnis der Entgeltabrechnung durch die ITSG kontrolliert. Werden fehlerhafte Daten mit COMET PA geliefert, werden diese im Qualitätsmanagement der ITSG dokumentiert.
7. Ausführungen zum Datensicherungskonzept mit Informationen zu den verwendeten Datenträgern und Back-up-Systemen.
Für die Archivierung von COMET PA und die mittels des Entgeltabrechnungsprogrammes erstellten Daten ist ausschließlich der Anwender verantwortlich.
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Zwingend notwendig ist eine Datensicherung zum Abrechnungslauf. Diese erfolgt standardmäßig in den Pfad ..\flohn\BackupIntern. Diese Voreinstellung kann durch den Anwender überschrieben werden.
Zusätzlich wird vom Hersteller empfohlen, die Datenbanken und den kompletten COMET PA - Pfad regelmäßig zu sichern. Für eine vollständige und aktuelle Wiederherstellung werden sowohl das COMET PA - Verzeichnis und auch eine Kopie der Datenbank benötigt.
8. Eine Übersicht zur Historie der eingesetzten Programme.
COMET PA - Die Änderungshistorie entnehmen Sie dem Updatebrief COMET PA Personalabrechnung.
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