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Seit 2013 werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer in der Lohnabrechnug Lohnabrechnung im ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) automatisch zwischen den Arbeitgebern und der Finanzverwaltung ausgetauscht. ELStAM ist ein An- und Abmeldeverfahren, dass vom Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer angestoßen und beendet wird. Voraussetzung für den Einsatz des ELStAM-Verfahrens ist die Hinterlegung eines gültigen Elster-Zertifikats in COMET PA.
Für jeden Beschäftigungszeitraum eines Arbeitnehmers ist zu Beginn eine Anmeldung und am Ende eine Abmeldung abzugeben. In der Anmeldung ist das sogenannten Referenzdatum (oder RefDatum) zu übermitteln. Das Referenzdatum wird automatisch festgelegt und entspricht in der Regel dem Beginn der Beschäftigung, kann aber auch ein späteres Datum sein. In Ausnahmefällen kann das Referenzdatum vom Anwender vorgegeben werden. In der Abmeldung ist das Referenzdatum aus der Anmeldung ebenfalls zu übermitteln. Bei der Verarbeitung der Abmeldung durch die Finanzverwaltung wird das Referenzdatum mit dem Referenzdatum der Anmeldung verglichen. Die Abmeldung wird nur dann verarbeitet, wenn die beiden Daten idtentisch identisch sind.
Der Arbeitnehmer (besser: der Steuerbürger) ist dafür verantwortlich, dass seine Lohnsteuerabzugsmerkmale bei der Finanzverwaltung korrekt geführt werden. Fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale muss der Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung berichtigen lassen. Die vom Arbeitnehmer veranlassten Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale werden in den ersten 5 Arbeitstagen des Folgemonats zum Termin der Änderung an den Arbeitgeber elektronisch übermittelt. Diese Änderungen können auch rückwirkend gelten und lösen dann Korrekturabrechnungen aus.
Falls der Arbeitnehmer dem Arbeigeber Arbeitgeber schriftlich vom ELStAM-Verfahren abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale vorlegt, können diese Informationen manuell in den Personalstamm eingetragen werden. Empfehlung: der Erfassungsbeleg wird in der Personlakte Personalakte abgelegt.
Lohnsteuerabzugsmerkmale können von Gesetzes wegen (und nicht auf Veranlassung des Arbeitnehmers) geändert werden. Die Finanzverwaltung meldet im ELStAM-Verfahren proaktiv (d.h. ohne Aufforderung von aussenaußen) diese Änderungen an die Arbeitgeber. Dies sind insbesondere ab November des aktuellen Jahres Vorträge über Änderungen von Kinderfreibeträgen oder Steuerfreibeträgen zum 1. Januar des Folgejahres.
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- Minijobber, wenn die Bezüge mit 2% einheitlicher Pauschsteuer besteuert werden.
- Arbeitnehmer, denen keine Steuer-ID zugeweisen zugewiesen wurde. Falls ein Papierbeleg mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorliegt, können sie in den Personalstamm eingetragen werden. Andernfalls ist die Besteuerung mit Steuerklasse 6 durchzuführen.
- Arbeitnehmer, die aus eigenem Anlass die Weitergabe ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale im ELStAM-Verfahren durch die Finanzverwaltung gesperrt haben lassen. In diesen Fällen ist die Besteuerung nach Steuerklasse 6 durchzuführen.
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- Personen mit Wohnsitz im Ausland, z.B. Grenzgänger
- Personen ohne Wohnsitzmeldung im Inland, z.B. Umzug in neue Kommune und keine Anmeldung beim Einwohnermeldeamt
- gleichgeschlechtliche Ehepartner
- Zeiträume vor dem Beginn der Gültigkeit der Steuer-ID. Beispiel: Mitarbeiter nimmt die Arbeit am 1. Juni auf. Die Steuer-ID wurde beantragt und gilt ab 15. Juni. Dann ist die Anmeldung im ELStAM-Verfahren mit einem Beginndatum Beginn Datum ab 15. Juni möglich.
Zu einigen der beschriebenen Fälle sind Änderungen im ELStAM-Verfahren von der Finnazverwaltung Finanzverwaltung angekündigt aber noch nicht umgesetzt worden.
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Die Button im Bereich der Dokumente unterstützen den Anwender bei der Durchführung von Kontrollen. Der Button AN-Bescheinigungen wird dann aktiviert, wenn zwischen den hinterlegten Steuerabzugsmerkmalen im Personalstamm und den von ELStAM bereitgestellten Steuerabzugsmerkmalen Widersprüche bestehen. Dann kann eine Gegenüberstellung der Steuerabzugsmerkmale ausgedruckt und dem Mitarbeiter zur weiteren Klärung übergeben werden. Der Button Einzel-Nachweiszeigt eine Übersicht aller ELStAM-Meldungen pro Mitarbeiter an. Mit dem Button PersNr. ohne TIN werden im Protokollfenster die im ELStAM-Verfahren meldepflichigen meldepflichtigen Arbeitnehmer angezeigt, für die aber die Steuer-ID im Personalstamm noch nicht erfasst worden ist.
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Der Anwender hat in jedem Zustand Aufgaben zu erledigen, die ihm im Menü der rechten Maustatse Maustaste in den beidne ersten Optionen angezeigt werden. Die weiteren Optionen sind die Standardmöglichkeiten in COMET PA.
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Meldungen in diesem Zustand müssen geprüft werden. Wenn der Versand noch nicht durchgeführt worden ist, muss er nachgeholt werden. Wenn der Versand durchgeführt worden ist und die Anmeldebestätigung seit mindestens 3 Tagen nicht zurückgemeldet worden ist, kann mit der Option Anmeldung zurücksetzen die Anmelung Anmeldung in den Zustand Mitarbeiter anmelden zurückversetzt und erneut abgegeben werden. Ggf. nach DatenkorrektuenDaten Korrekturen.
Anmeldung mit Fehler abgelehnt: Fehlerursache feststellen und Anmeldung wiederholen.
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Meldungen in diesem Zustand wurden mit einer qualifizierten Fehlermeldung abgewiesen. In der Spalte Fehlertext wird die Nummer und die Beschreibung des Fehlers ausgegeben. Wenn der Arbeitgeber keine Berechtigung zum Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale hat, kann mit der Option ELSTAM-Sperre im Personalstamm eintragen der Mitarbeiter zukünftig vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossen werden. In allen anderen Fehlermeldungen liefert der Fehlertext Hinweise zur Datenkorrektur. Zur erneuten Abagbe Abgabe der ELStAM-Anmeldung sind dann folgende Aktionen erforderlich:
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Der Anwender hat in jedem Zustand Aufgaben zu erledigen, die ihm im Menü der rechten Maustatse Maustaste in den beidne ersten Optionen angezeigt werden. Die weiteren Optionen sind die Standardmöglichkeiten in COMET PA.
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Dieser Zustand ist ein Sonderfall, weil eine Anmeldung nur mit einer Steuerkalsse Steuerklasse von1 bis 6 möglich ist. Nach der Anmeldung ist die Steuerklasse im Personalstamm durch einen Anwender manuell in 0 geändert worden.
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Meldungen in diesem Zustand wurden mit einer qualifizierten Fehlermeldung abgewiesen. In der Spalte Fehlertext wird die Nummer und die Beschreibung des Fehlers ausgegeben. Der Fehlertext liefert Hinweise zur Datenkorrektur. Zur erneuten Abagbe Abgabe der ELStAM-Abmeldung sind dann folgende Aktionen erforderlich:
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Die Abmeldung wird erneut abgegeben.
Für den Fall, dass die Verarbeitungsbestätiugng Verarbeitungsbestätigung für mehrere oder alle Abmeldungen aus einem Datenversand nicht zurückgemeldet wird, kann mit der Option alle Abmeldungen mit diesem Transferticket zurücksetzen der komplette Datenversand in den Zustand Abmelden versetzt werden. Anschließend werden alle Abmeldungen erneut abgegeben.
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Auf der Programmseite Soll - Ist werden die Lohnsteuerabtzugsmerkmale aus dem ELStAM-Verfharen Verfahren den erfassten Lohnsteuerabzugsmerkmalen im Personalstamm gegenübergestellt.
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Auf der Programmseite Hilfe werden Texte und Programmaufrufe zur Problembearbeitung Problem Bearbeitung angeboten.
Zunächst besteht die Möglichkeit der Infromation Information auf Basis von pdf-Dokumenten. Bei Problemen mit der Kommunikation im Datenversand kann der Status der Elster-Server geprüft werden. In unklaren Sachlagen kann eine Online-Anfrage an den Support für ELStAM abgegeben werden. Auf der Internetseite Die elektronische Lohnsteuerkarte ist das allgeimeine allgemeine Informationsportal für das ELStAM-Verfahren. Der korrekte Aufbau von Identifikationsnummr Identifikationsnummer und Steuernummer kann geprüft werden. Es wird keine Information zur Gültigkeit der Nummern angezeigt.
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Die Informationen im Bereich Proxy-Einstellungen müssen mit der IT-Abteilung abgestimmt werden. Im Bereich der Signatur werden die Informationen zum Elster-Zertifikat abgelegt. Die offenen Ausgangs- bzw. Eingangsdateien werden aufgelistet und können weiter bearbeitet werden. Im Bereich der Funktionenwird die Kommunikation mit den ELSter-Servern getestet bzw. die Protokolle werden angezeigt. Zum Start des ELStAM-Verfahrens werden Schaltereinstellungen festgelegt, die die Abläufe in der Instsallation Installation abbilden. Im Einzelfall kann eine versendete Datei nach Rücksetzen bzw. Freigabe des Zeitstemperls erneut gesendet werden.
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