Mit dem Export-Modul werden kundenspezifische Auswertungen aus dem Personalstamm und den Abrechnungstabellen verwaltet und erstellt. Die Ausgabe kann in Exceltabellen oder im csv-Format erfolgen.
Zur Vorbereitung einer Auswertung wird zunächst die eindeutige Nummer und Bezeichnung festgelegt. Dazu wird mit dem +-Symbol ein neuer Datensatz angelegt. Anschließend wird auf der Programmseite Spalten der Inhalt der Auswertung festgelegt. Dazu werden aus dem Angebot aller auswertbaren Informationen auf der linken Seite die gewünschten Informationen mit dem >>-Symbol auf die rechte Seite in den Bereich der ausgewählten Spalten übertragen. Mit dem <<-Symbol werden unerwünschte Spalten zurückgesetzt.
Für umfangreiche Auswertungen, die neben dem Personalstamm und den Abrechnungstabellen noch weitere Datenauswertungen erfordern, werden SQL-Anweisungen nach den individuellen Vorgaben des Kunden erstellt und in die jeweilige Auswertungsliste eingetragen. Die SQL-Anweisungen erfordern genaue Kenntnisse der Datenstrukturen von COMET PA und werden daher von den Entwicklern erstellt.
Auf der Programmseite Formate werden die Spalten mit ihren Standardtiteln in der Ausgabe angezeigt. Hier werden Formatierungen für die Exporttabellen festgelegt.
- Die Standardtiteln können individuell mit einem abweichenden Titel überschrieben werden.
- Die Sortierung erfolgt im Standardfall nach der Personalnummer. Sie kann nach jeder ausgewerteten Spalte erfolgen und für mehrere Stufen festgelegt werden.
- Bei einem Gruppen-Wechsel kann eine Zwischensumme erstellt werden.
- Die Spalte Periodenbetrag wird in SQL-Anweisungen benutzt, damit ausgewertete Beträge optional pro Abrechnungsmonat dargestellt werden können.
- In den Formeln können mehrere Spalten addiert werden.
Nachdem die Spalten und Formate festgelegt worden sind, werden die Eingabe durch Mausklick auf Speichern / Aktualisieren gespeichert.
Auf der Programmseite Basis werden die auswertbaren Einzelinformationen angezeigt. Der Anwender kann hier keine Änderungen durchführen. Ergänzungen sind in Absprache mit der Hotline möglich.
Auf der Programmseite Vorgaben werden die Filtervorgaben für die auf der linken Seite aktivierte Auswertung getroffen.
Im Bereich Auswahl wird für Auswertungen aus den Abrechnungstabellen der Zeitraum und die Tabelle vorgegeben. Die Tabellen werden nach Abrechnungsperioden und Buchungsperioden unterschieden. Für Auswertungen, die nur auf Informationen aus dem Personalstamm zugreifen, ist die Vorgabe einer Abrechnungstabelle ohne Einfluss auf das Ergebnis.
Im Bereich Gruppen und Summen werden Sortiervorgaben und Kennzeichnungen für die Ausgabe von Summen und Anzahlen bei einem Gruppenwechsel gesetzt. Summen und Anzahlen werden bei der Übergabe der Daten an Excel in der Exceltabelle eingetragen.
Mit der Checkbox AN im Abrechnungszeitraum beschäftigt, kann die Auswertung auf die aktiven Mitarbeiter eingeschränkt werden.
Mit der Checkbox Perioden in Spalten, werden die ausgewerteten Daten aus den Abrechnungstabellen für jeden Monat aus dem vorgegebenen Zeitraum ausgegeben. Diese Ausgabe ist nur dann möglich, wenn in der Spaltendefinition Jahr und Monat mit den Nummern 1503 und 1504 vorgegeben sind.
Nachdem mit dem Start-Buttondie Ausführung des Programms erfolgt ist, werden auf der Programmseite Ergebnis die Resultate angezeigt.
Die Ergebnisse der Auswertung werden mit Export Tabelle an Excel übergeben. Hinweis: Die Übergabe an Excel erfolgt nur dann, wenn aktuell keine Exceltabelle geöffnet ist.
Bei der Übergabe kann eine vorformatierte Exceltabelle gefüllt werden. Z.B. kann die Ausgabe einer Auswertung für mehrere Mandanten nebeneinander auf Tabellenblätter in Excel erfolgen.
Mit der Checkbox 0-Werte anzeigen werden leere Zellen im Ergebnis mit 0,00 gefüllt. Die Darstellung von Beträgen erfolgt im Standard mit zwei Nachkommastellen. Sie kann von 0 bis 8 eingestellt werden.