1. Eine nachvollziehbare Historie der Änderungen innerhalb der Dokumentation.
Version 1.0.0 - 12.11.2018
2. Eine allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme. Diese sollte in einem kurzen, kommentierten Ablaufdiagramm dargestellt werden, damit sich der Prüfer einen Gesamtüberblick verschaffen kann.
COMET PA kann Daten vorgelagerter Systeme verarbeiten und stellt Daten für nachgelagerte Systeme bereit.
Unter einem vorgelagerten System wird in COMET PA verstanden:
2.1.1. Personalmanagementsysteme
2.1.2. Digitale Zeitwirtschaftssysteme
2.1.3. Bewegungsdaten von Softwareprogrammen externer Anbieter (Dienstplan)
2.1.4. SV- und Steuerdaten über standardisierte Schnittstellen
2.1.5. Manuelle Erfassungssysteme auf externen Formularen / Tabellen / Schemen
2.1.1. Personalmanagementsysteme
2.1.2. Digitale Zeitwirtschaftssysteme - Menüpunkt <Bewegungsdatenimport>
Zieltabellen in COMET PA sind fz, fzs, untbr, rr
COMET PA hat eine Standardschnittstelle definiert, welche von einem externen Anbieter erstellt werden kann. Der Aufbau ist in der COMET PA Dokumentation hinterlegt. Diese Datei kann zu einem beliebigen Zeitpunkt importiert werden, die Zuordnung zur Abrechnungsperiode ist in der Datei definiert.
Vor dem Import wird im Verzeichnis ...\flohn\Datenimport\[Schnittstelle]\[Zeitstempel]\ die Importdatei im Original gespeichert. Damit wird die vom Vorsystem gelieferte Datei archiviert.
Analog werden auch Dateiformate verarbeitet, welche vom Hersteller der Digitalen Zeitwirtschaftssysteme erzeugt werden. Die Schnittstellenbeschreibung wird der Dokumentation der Digitalen Zeitwirtschaftssysteme entnommen bzw. wird durch den Anbieter in geeigneter Form zur Verfügung gestellt. Beispiele hierfür sind CompuTime, DITEC, Bosch.
2.1.3. Bewegungsdaten von Softwareprogrammen externer Anbieter (Dienstplan)
Zieltabellen in COMET PA sind fz, fzs, untbr, rr
COMET PA hat eine Standardschnittstelle definiert, welche von einem externen Anbieter erstellt werden kann. Der Aufbau ist in der COMET PA Dokumentation hinterlegt. Diese Datei kann zu einem beliebigen Zeitpunkt importiert werden, die Zuordnung zur Abrechnungsperiode ist in der Datei definiert.
Vor dem Import wird im Verzeichnis ...\flohn\Datenimport\[Schnittstelle]\[Zeitstempel]\ die Importdatei im Original gespeichert. Damit wird die vom Vorsystem gelieferte Datei archiviert.
Analog werden auch Exportformate verarbeitet, welche vom Hersteller generiert werden. Die Schnittstellenbeschreibung wird durch den Anbieter in geeigneter Form zur Verfügung gestellt. Beispiele hierfür sind die IC-SYS Informationssysteme GmbH oder der JenATo Solutions GmbH. Der Import erfolgt über den Menüpunkt <Bewegungsdatenimport>
2.1.4. SV- und Steuerdaten über standardisierte Schnittstellen
SV
Import von personenbezogenen Daten mittels des SV-Dateneinganges
Steuer
Import von personenbezogener Daten über das Modul ElsterLohn2, welches mittels des ERiC-Client diese steuerrelevanten Daten von den Servern der Finanzverwaltung abholt.
2.1.5. Manuelle Erfassungssysteme auf externen Formularen / Tabellen / Schemen
Dem Anwender in COMET PA steht es frei, sich eigene Datenimporte zu definieren und diese mittels eines Schnittstellengenerators in COMET PA einzulesen. Möglich sind u.a. ASCII-, csv-, Excel- oder direkt Datenbanktabellen. Der Importworkflow kann durch den Anwender selbst oder durch die HUP AG erstellt werden. Gespeichert wird das Importfile im Original im Verzeichnis ...\flohn\Datenimport\[Schnittstellentyp]\[Zeitstempel]\. Parallel wird eine Protokolldatei gespeichert.
Unter einem nachgelagerten System wird in COMET PA verstanden:
2.2.1. Finanzbuchhaltungssysteme
2.2.2. Kostenrechnung
2.2.3. SV-Daten
2.2.4. Steuer-Daten
2.2.5. Statistik-Daten
2.2.1. Finanzbuchhaltungssysteme
Text
2.2.2. Kostenrechnung
Text
2.2.3. SV-Daten
Text
2.2.4. Steuer-Daten
Text
2.2.5. Statistik-Daten
Text
3. Eine Anwenderdokumentation. Hierunter ist eine umfassende Gebrauchsanweisung für den jeweiligen Anwender zu verstehen, die detailliert und verständlich durch die einzelnen Prozessschritte führt.
nicht relevat
4. In einer technischen Systemdokumentation sind insbesondere Details zu der verwendeten Hard- und Software zu erfassen.
Die für COMET notwendigen Hardwarevoraussetzungen sind in der COMET Dokumentation enthalten und werden regelmäßig aktualisiert. Die Änderungen können im Confluence nachvollzogen werden.
COMET PA wird aktuell mit Embarcadero Delphi 10.2. entwickelt und verwendet als Datenbank xBase, Paradox, MSSQL oder ORACLE. Der Zugriff auf die Tabellen erfolgt per ODBC und/oder über die Borland Database Engine. Client- und Datenbanktools werden im Original von folgenden Herstellern verwendet: Microsoft, Oracle, Borland.
Eingesetzt werden Softwareprodukte externer Hersteller für die Kommunikation mit SV, Steuer, Statistik.
Perfidia - UMB Drecker GmbH
Elster Rich Client - Bayrisches Landesamt für Steuern als bundesweiter Koordinator des ELSTER-Projektes
IW-Elan - Koordiniert durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales
CORE.CONNECT - Statistische Ämter des Bundes und der Länder
5. Eine Betriebsdokumentation, also eine Darstellung des betrieblichen Umfelds, der Branche und relevanter Kennzahlen des Betriebs aus technischer und organisatorischer Sicht.
nicht relevat
Diese Dokumentation muss durch den Anwender erstellt und spezifisch untersetzt werde.
6. Eine Beschreibung des sogenannten internen Kontrollsystems.
nicht relevat
COMET PA stellt für das interne Kontrollsystem verschiedene Reports, Auswertungen und Funktionalität zur Verfügung. Dazu gehören z.B. der Meldestatus, welcher an noch offene Punkte erinnert. Auswertungen und unterschiedliche Exportfunktionen können zur Kontrolle der Abrechnungsdaten verwendet werden. Welche hierzu verwendet werden, kann der Anwender selbst in seinem internen Kontrollsystem definieren.
Die Software selbst wird regelmäßig auf aktuelle Qualitätsstandards geprüft. Hierzu zählt die Systemuntersuchung der ITSG mit der Erteilung eines Zertifikates. Dieses muss jährlich erneuert werden. Parallel dazu wird monatlich eine Testfirma mit zentralen Testaufgaben abgerechnet und das Ergebnis der Entgeltabrechnung durch die ITSG kontrolliert. Werden fehlerhafte Daten mit COMET PA geliefert, werden diese im Qualitätsmanagement der ITSG dokumentiert.
7. Ausführungen zum Datensicherungskonzept mit Informationen zu den verwendeten Datenträgern und Back-up-Systemen.
Für die Archivierung von COMET PA und die mittels des Entgeltabrechnungsprogrammes erstellten Daten ist ausschließlich der Anwender verantwortlich.
Die HUP AG archiviert alle Update-Versionen der letzten 3 Kalenderjahre. Für davor liegende Zeiträume wird pro Quartal mindestens eine lauffähige Installation archiviert. Die Installationssätze beinhalten neben dem Programm auch alle zum damaligen Zeitpunkt gelieferte Stammdaten. Quelltextänderungen sind detailliert ab 2009 verfügbar.
Empfehlungen zum Sicherungskonzept und Datensicherung sind in den Einsatzbedingungen hinterlegt.
In COMET PA integriert ist ein parametrisierbarer Export aller Daten aus der Datenbank (MSSQL / Oracle) und der anschließenden Ablage in ein Archivpfad. Diese Form der Archivierung kann durch den Anwender beliebig oft vorgenommen werden. Ort der Datensicherung ist standardmäßig ..\flohn\backup. Diese Voreinstellung kann durch den Anwender überschrieben werden.
Zwingend notwendig ist eine Datensicherung zum Abrechnungslauf. Diese erfolgt standardmäßig in den Pfad ..\flohn\BackupIntern. Diese Voreinstellung kann durch den Anwender überschrieben werden.
Zusätzlich wird vom Hersteller empfohlen, die Datenbanken und den kompletten COMET PA - Pfad regelmäßig zu sichern. Für eine vollständige und aktuelle Wiederherstellung werden sowohl das COMET PA - Verzeichnis und auch eine Kopie der Datenbank benötigt.
8. Eine Übersicht zur Historie der eingesetzten Programme.
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