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Zur Vorbereitung einer Auswertung wird zunächst die eindeitige eindeutige Nummer und Bezeichnung festgelegt. Dazu wird mit dem +-Symbol ein neuer Datensaz Datensatz angelegt. Anschließend wird auf der Programmseite Spalten der Inhalt der Auswertung festgelegt. Dazu werden aus dem Angebot aller auswertbaren Informationen auf der linken Seite die gewünschten Informationen mit dem >>-Symbol auf die rechte Seite in den Bereich der ausgewählten Spalten übertragen. Mit dem <<-Symbol werden unerwünschte Spalten zurückgesetrztzurückgesetzt.
Für umfangreiche Auswertungen, die neben dem Personalstamm und den Abrechnungstabellen noch weitere Datenauswertungen erfordern, werden SQL-Anweisungen nach den individuellen Vorgaben des Kunden erstellt und in die jeweilige Auswertungsliste eingetragen. Die SQL-Anweisungen erfordern genaue Kenntnisse der Datenstrukturen von COMET PA und werden daher von den Entwicklern erstellt.
Auf der Programmseite Formate werden die Spalten mit Ihren ihren Standardtiteln in der Ausgabe angezeigt. Hier werden Formatierungen für die Exporttabellen festgelegt.
- Die Standardtiteln könmnen können individuell mit einem abweichenden Titel überschrieben werden.
- Die Sortierung erfolgt im Standardfall nach der Personalnummer. Sie kann nach jeder ausgewerteten Spalte erfolgen und für mehrere Stufen festgelegt werden.
- Bei einem Gruppen-Wechsel kann eine Zwischensumme erstellt werden...
- Die Spalte Periodenbetrag wird in SQL-Anweisungen benutzt, damit ausgewertete Beträge optional pro Abrechnungsmonat dargestellt werden können.
- In den Formeln können mehrere Spalten addiert werden.
Nachdem die Spalten und Formate festgelegt worden sind, werden die Eingabe durch Mausklick auf Speichern / Aktualisieren gespeichert.
Auf der Programmseite Basis werden die auswertbaren Einzelinformationen angezeigt. Der Anwender kann hier keine Ändeurngen Änderungen durchführen. Ergänzngen Ergänzungen sind in Absprache mit der Hotline möglich.
Dazu stellen Sie unter Auswahl den gewünschten Zeitraum ein und unter Gruppen und Summen können Sie eine vierstufige Sortierreihenfolge hinterlegen, sowie die Summierung der Daten einstellen.
Mit der Schaltfläche [Start] beginnen Sie mit der Erstellung der Auswahlliste. Diese wird ihnen in dem Fenster Ergebnis angezeigt.
In dem Fenster Ergebnis können Sie sich das Ergebnis ihres Exports ansehen, bevor Sie die Daten mit der Schaltfläche "Export Tabelle" weiter nach Excel exportieren.
Möchten Sie noch weitere Veränderungen vornehmen, so können Sie z.B. die angezeigten Spalten in dem Fenster "Spalten" einstellen.
Unter Spalten werden Ihnen die Spalten der Tabelle angezeigt, aus der Sie die Auswahl für Ihren Export erstellen können. Hierzu übertragen Sie die gewünschte Spalte mit der Schaltfläche [>>] auf die Seite der "ausgewählten Spalten" oder entfernen die gewünschte Spalte auf der rechten Seite mit der Schaltfläche [<<].
In dem Fenster Formate werden Ihnen die eingestellten Spalten und die Formatierung angezeigt. Über die Schaltfläche [+] können zusätzliche Zeilen für Formatierungen eingefügt werden.
In dem Fenster Basis wird Ihnen für jede Spalte in der ausgewählten Tabelle genau angezeigt wie die Spalte definiert ist ( Titel, Art, Bezeichnung, etc.).
Auf der Programmseite Vorgaben werden die Filtervorgaben für die auf der linken Seite aktivierte Auswertung getroffen.
Im Bereich Auswahl wird für Auswertungen aus den Abrechnungstabellen der Zeitraum und die Tabelle vorgegeben. Die Tabellen werden nach Abrechnungsperioden und Buchungsperioden unterschieden. Für Auswertungen, die nur auf Informationen aus dem Personalstamm zugreifen, ist die Vorgabe einer Abrechnungstabelle ohne Einfluss auf das Ergebnis.
Im Bereich Gruppen und Summen werden Sortiervorgaben und Kennzeichnungen für die Ausgabe von Summen und Anzahlen bei einem Gruppenwechsel gesetzt. Summen und Anzahlen werden bei der Übergabe der Daten an Excel in der Exceltabelle eingetragen.
Mit der Checkbox AN im Abrechnungszeitraum beschäftigt, kann die Auswertung auf die aktiven Mitarbeiter eingeschränkt werden.
Mit der Checkbox Perioden in Spalten, werden die ausgewerteten Daten aus den Abrechnungstabellen für jeden Monat aus dem vorgegebenen Zeitraum ausgegeben. Diese Ausgabe ist nur dann möglich, wenn in der Spaltendefinition Jahr und Monat mit den Nummern 1503 und 1504 vorgegeben sind.
Nachdem mit dem Start-Buttondie Ausführung des Programms erfolgt ist, werden auf der Programmseite Ergebnis die Resultate angezeigt.
Die Ergebnisse der Auswertung werden mit Export Tabelle an Excel übergeben. Hinweis: Die Übergabe an Excel erfolgt nur dann, wenn aktuell keine Exceltabelle geöffnet ist.
Bei der Übergabe kann eine vorformatierte Exceltabelle gefüllt werden. Z.B. kann die Ausgabe einer Auswertung für mehrere Mandanten nebeneinander auf Tabellenblätter in Excel erfolgen.
Mit der Checkbox 0-Werte anzeigen werden leere Zellen im Ergebnis mit 0,00 gefüllt. Die Darstellung von Beträgen erfolgt im Standard mit zwei Nachkommastellen. Sie kann von 0 bis 8 eingestellt werden.