Die DSGVO erlaubt die Erfassung, Speicherung und Nutzung von personenbezogenen Daten nur für den dafür vorgesehenen Zweck.
Im Menü System werden mit dem Programm DSGVO die Aktionen zur Erfüllung der Anforderungen aus der DSGVO Artikel 5, Absatz 1e) und weiteren gesetzlichen Vorschriften über die Aufbewahrungsfristen von personnebezogenen Informationen an den Datenbestand der Lohnbuchhaltung umgesetzt.
Mit dem Button PRÜFEN wird der Vorgang zur Ermittlung der Daten gestartet, die nicht mehr vorzuhalten sind. Eine Zusammenfassung der Kontrolle wird im Bereich Protokoll angezeigt.Im Bereich Daten werden die personenbezogenen Daten aus der Kontrolle angezeigt.
1. Umfang der Änderungen in COMET PA
- Dem Anwender wird ein Menüpunkt zur Verfügung gestellt, wo er Personen innerhalb einer Installation nach bestimmten Kriterien mandantenübergreifend suchen kann.
- Dem Anwender wird ein Menüpunkt zur Verfügung gestellt, mit dem er Daten in COMET PA fristgerecht Daten löschen und ggf. Personen vom Löschen ausschließen kann.
- Dem Anwender wird ein Report zur Verfügung gestellt, auf dem alle relevanten Daten, die zu einem Personenkonto gespeichert sind, ausgegeben werden können.
2. Beschreibung des
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Umfangs der Anpassungen
a) Löschen von Mandanten / Mandanten-Restdaten
- Mandant ist im Mandantenstamm nicht mehr vorhanden
ggf. noch in der COMET PA - Installation vorhandene Restdaten werden automatisch entfernt
--> Löschen der kompletten Mandanten-Verzeichnisse ( flohn\fl????\*.* und fcom\fc????\*.* )
--> prüfen, ob noch Datensätze nicht mehr vorhandener Mandanten in Systemdateien vorhanden sind, diese werden gelöscht
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- Der Lohnbuchhalter informiert sich über die inhaltlichen und rechtlichen Punkte der DSGVO und leitet für seine Lohnbuchhaltung die notwendigen Schritte ab.
- COMET PA stellt Ihnen dem Anwender die notwendige Funktionalität zur Verfügung.
- Bitte beachten Sie, welche Aufbewahrungsfristen gelten. Berücksichtigen Sie ggf. offene gerichtliche Verfahren, BAVbAV-Verträge, Arbeitszeitkonten und ähnliches, offene Zeiträume von Betriebsprüfungen und Lohnsteueraussenprüfungen usw.
c) Löschen von Daten in Tabellen - Festschreibung des Umfanges
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- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\Belege\*.xml
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\Coala\Daten\Dokumente\*.pdf
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\Coala\Daten\Protokolle\*.rtf
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\Coala\Daten\Transfer\*.xml
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\Export\*.exp
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\Import\*.exp
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\RehaDat\Schnittstelle\yyyy\M*\*.csv
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\RehaDat\Schnittstelle\yyyy\M*\*.txt
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\Core\Daten\*.txt
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\Core\Daten\*.xml
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\GdPDU\*.*
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\DLS\*.*
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\Datenimport\*.*
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\DaKoTa_AG\Daten\Sicherung\*.*
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\DaKoTa_AG\Daten\Entschlüsseln\Ausgang\*.*
- <Verzeichnis COMET PA>\flohn\DaKoTa_AG\Daten\Entschlüsseln\Eingang\*.*
Es werden seitens COMET PA keine Daten gelöscht, welche von externen Programmen erzeugt wurden. (z.B. <Verzeichnis COMET PA>\flohn\Perfidia\PEM\*.*- Es werden seitens COMET PA keine Daten gelöscht, welche nicht in den von COMET PA vorgeschlagenen Standardverzeichnissen gespeichert werden.
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Löschen aller Dateien (*.zip, *.diz) mit dem Kennzeichnungsdatum kleiner vor dem Beginn der Aufbewahrungsfrist lt. DSGVO in folgenden Pfaden (Kriterium ist das Erstellungsdatum)
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Mit der Funktion <Start> (Daten lt. DSGVO bereinigen) beginnt der eigentliche Vorgang der Bereinigung der COMET PA - Daten pro Mandant.
Die folgenden Hinweis Hinweise sind zu beachten. Die Dauer ist abhängig von der Größe der Buchhaltung - Zeiträume von 10 min bis ca. 3 Stunden sind möglich.
Alle Vorgänge werden protokolliert; ein Stoppen oder Abbrechen des Vorganges ist jetzt nicht mehr möglich. Bricht der Vorgang ab, kann er beliebig oft wiederholt werden.
Ist der Vorgang für diesen Mandanten abgeschlossen, erhalten Sie eine Meldung.
5. Personalstammblatt
Menüpunkt: Personalstamm - Drucklisten- Hier finden Sie einen Report, welcher übersichtlich alle gespeicherten Stammdaten zur ausgewählten Personalnummer ausgibt.
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Die Zugangsdaten zur Datenbank (MSSQL / Oracle) werden verschlüsselt im Verzeichnis COMET PA gespeichert.
Bei der xBase - Installation (ohne Datenbank) werden die Zugriffsrechte durch die (firmeneigene) Systemadministration auf die COMET PA - Verzeichnisse bzw. eigene COMET PA Server vergeben.
Anmeldung an COMET PA mit user / Passwort, Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert in der Benutzer-Datei.
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