Seit 2013 werden die Arbeitnehmermerkmale für den Steuerabzug in der Lohnabrechnug im ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) automatisch zwischen den Arbeitgebern und der Finanzverwaltung ausgetauscht. ELStAM ist ein An- und Abmeldeverfahren, dass vom Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer angestoßen und beendet wird.
Der Arbeitnehmer (besser: der Steuerbürger) ist dafür verantwortlich, dass seine Lohnsteuerabzugsmerkmale bei der Finanzverwaltung korrekt geführt werden. Fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale muss der Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung berichtigen lassen. Die vom Arbeitnehmer veranlassten Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale werden in den ersten 5 Arbeitstagen des Folgemonats zur Änderung an den Arbeitgeber elektronisch übermittelt. Diese Änderungen können auch rückwirkend gelten und lösen dann Korrekturabrechnungen aus.
Falls der Arbeitnehmer dem Arbeigeber schriftlich vom ELStAM-Verfahren abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale vorlegt, können diese Informationen manuell in den Personalstamm eingetragen werden. Empfehlung: der Erfassungsbeleg wird in der Personlakte abgelegt.
Die Finanzverwaltung meldet auch proaktiv im ELStAM-Verfahren Änderungen an die Arbeitgeber. Dies sind insbesondere ab November des aktuellen Jahres Vorträge über Änderungen von Kinderfreibeträgen oder Steuerfreibeträgen zum 1. Januar des Folgejahres, weil diese Lohnsteuerabzugsmerkmale von Gesetzes wegen (und nicht auf Veranlassung des Arbeitnehmers) geändert werden.
