Auf diesem Arbeitsblatt werden die persönlichen Daten der Arbeitnehmer verwaltet. In den folgenden Tabellen sind die Inhalte und Eingabeoptionen beschrieben.
Persönliches:
Name Anschrift | Bei der Neuanlage werden Namen und Vornamen aus der Vorbelegungsmakse übernommen. Hier erfassen Sie die Adressen der Mitarbeiter. Bitte beachten Sie die Erfassungsregeln zu den Sonderfällen bei der Eingabe von Straßen und Hausnummern. Die Eingabe von Straße und Hausnummer läßt auch mögliche Ergänzungen zu. Ist zur Hausnummer die Eingabe eines Hausnummernzusatzes erforderlich, dann muss hinter dem Strassennamen ein Komma eingetragen werden. Ist zur Eingabe von Straße und Hausnummer eine Adressenergänzung notwendig, dann muss hinter der Hausnummer ein Semikolon eingetragen werden. Die verschiedenen Möglichkeiten und ihre Kombination finden Sie in den folgenden Beispielen: Standard Vorm Deich 1 Hausnummernzusatz Vorm Deich, 1 1/5 Adressergänzung Vorm Deich 1; bei Schmitz (der Arbeitnehmer wohnt zur Untermiete) Kombination aller Möglichkeiten Vorm Deich, 1 1/5; bei Schmitz Bei der Erfassung von inländische Adressen erfolgt eine Plausibilitätskontrolle gegen die Datei aller gültigen Postleitzaheln. Wenn zu einer Postleitzahl genau ein Ort in der Postleitzahlendatei zugeordnet ist, wird er Ort automatisch übernommen. Andernfalls wird eine Liste der Ortsnamen angezeigt und es kann der geünschte Ort ausgewählt werden. Bei der Erfassung ausländischer Adressen werden die Regelungen zum Aufbau der Postleitzahl im jeweiligen Land überprüft. Inhalte werden nicht kontrolliert. |
Geburtsdatum | Bei der Neuanlage wird das Geburtsdatum aus der Versicherungsnummer automatisch gefüllt. Fehlt die Versicherungsnummer, ist das Geburtsdatum eine Pflichteingabe. |
Geschlecht | Bei der Neuanlage wird das Geschlecht aus der Versicherungsnummer automatisch gefüllt. Fehlt die Versicherungsnummer, ist das Geschlecht eine Pflchteingabe. |
Familienstand | Den Familienstand tragen sie über die Auswahlfunktion ein. |
Anzahl Kinder | Die Anzahl der Kinder des Arbeitnehmers ist eine Kann-Eingabe, weil sie ausschließlich bei der Berechnung von Kurzarbeiter- oder Schlechtwettergeld beachtet wird. |
Bankverbindung Lohn/Gehalt:
| IBAN | Die Auszahlung an den Mitarbeiter erfolgt an diese IBAN-Nummer. |
| Kontoinhaber | In der SEPA-Überweisung wird der Kontoinhaber mit dem Namen gefüllt. Der Kontoinhaber ist eine Kann-Eingabe, falls die Auszahlung an einen abweichenden Empfänger erfolgen soll. Der Kontoinhaber wird auf dem Verdienstnachweis zur Information ausgedruckt. |
| BIC | Die BIC wird automatsich aus den Informationen der IBAN und der Bankenstammdatei der inländischen Banken ermittelt. Für ausländische Banken muss die BIC eingetragen werden. |
| Text | Der Text ist eine Kann-Eingabe für den Überweisungstext. Beispiel: Gehaltszahlung |
| Abschlag | Falls Sie regelmäßig und gleichbleibende Abschläge zahlen, tragen Sie den gewünschten Betrag hier ein. Mit dem Abschlagsmodul werden die Überweisungen erstellt und zur Verrechnung mit der nächsten Monatsabrechnung bereitgestellt. |
| BAR | Die Aktivierung der Barzahlung schließt die Auszahlung an den Mitarbeiter im maschinellen Verfahren aus. Die erfasste Bankverbindung wird dann nicht beachtet. |
Kontakt:
| Telefon / Mobiltelefon | Hier können Sie die Telefonnummern des Mitarbeiters eintragen. |
| Die EMail-Adresse ist Voraussetzung für den Versand der Mitarbeiterdokumente als EMail-Anhang. Mitarbeiterdokumente sind die Verdienstnachweise, SV-Meldebescheinigungen uind LSt-Bescheinigungen. | |
| privater Schlüssel | Der private Schlüssel wird für die Verschlüsselung der Mitarbeiterdokumente beim EMail-Versand verwendet. |
| E-Mail-Format (VDN) | Wählen Sie aus der Liste das gewünschte Format für die verschlüsselten Anhänge der Mitarbeiterdokument im EMail-Versand aus. |
Schwerbehindert oder Vertretung
Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich mindestens 20 Arbeitnehmern müssen nach § 71 Abs. 1 SGB IX eine Ausgleichsabgabe entrichten, wenn sie nicht auf wenigstens 5 % der Arbeitsplätze Menschen mit Behinderung beschäftigen. Zur Feststellung, ob die Ausgleichsabgabe entrichtet werden muss, findet ein Datenaustausch mit der Agentur für Arbeit in Form einer Selbstanzeige statt. Dazu haben wir in der Lohnbuchhaltung die Schnittstelle zum Programm RehaDat-Elan eingerichtet. Das Verzeichnis der Menschen mit Behinderung für die RehaDat-Meldung wird auf Basis der Informationen der Mitarbeiter mit Behinderung erstellt.
| Schwerbehindert | Für Mitarbeiter, die Ihnen einen Schwerbehinderungsausweis vorlegen, wird die Checkbox aktiviert. |
| Vertretuung (für RehaDat) | Die Checkbox wird für Mitarbeiter in einem ruhendem Arbeitsverhältnis aktiviert, wenn für sie eine Vertretung eingestellt worden ist. Dann werden die ruhenden Arbeitsverhältnisse zur Bestimmung der Ausgleichsabgabe nicht beachtet. Die Definition der ruhenden Arbeitsverhältnisse und ihre Vertretungen finden Sie in den Hilfetexten des Programms RehaDat-Elan. |
| Weitere Angaben | Für die korrekte Aufnahme des Mitarbeiters in das Verzeichnis der Menschen mit Behinderung in der RehaDat-Meldung müssen in dieser Untermaske weitere Informationen vom Schwerbehindertenausweis oder der Bescheinigung über die Behinderung übertragen werden. Die fett gedruckten Bezeichnungen markieren Pflichteingaben. |