Personalstammdaten können per Import aus einer Textdatei neu angelegt bzw. aktualisiert werden. Dazu steht im Programm Personalstamm in der Funktionstastenleiste die Option Import zur Verfügung oder der Personalstammimport wird direkt aus dem Menü gestartet.
Voraussetzung für den Einsatz des Imports in den Personalstamm ist die Integration eines Vorsystems zur Verwaltung der Mitarbeiter. Dies kann eines der HUP-Systeme P5 oder [a] sein oder es wird von einem externen System eine abgestimmte Ausgangsschnittstelle bereit gestellt.Zur Bearbeitung der Importdaten stehen folgende Arbeitsblätter zur Verfügung:
- Optionen
- Import-Stapel
- Fehlerprotokoll
- Beschreibung
Für den korrekten Ablauf des Imports sind einige Bedingungen zu beachten.
- Das Format der Textdatei ist vorgeschrieben:
- Pro Zeile wird ein Datensatz erwartet.
- Das Trennzeichen zwischen den Einzelinformationen ist der Semikolon.
- Jede Zeile wird mit <CR> abgeschlossen
- Die Reihenfolge der Einzelinformationen ist auf dem Arbeitsblatt Beschreibung vorgegeben.
- Fehlende Einzelinformationen sind durch zwei Semikolon darzustellen.
- Die Einzelinformationen mit Zeitraumbezug werden zum aktuellen Abrechnungsmonat aktiviert. Vorträge und rückwirkende Korrekturen werden nicht beachtet.
Der Import in den Personalstamm erfolgt in zwei Schritten. Im ersten Schritt wird die Textdatei mit den zu importierenden Personalstammdaten auf dem Arbeitsblatt Optionen mit dem Explorersymbol ausgewählt und mit dem Button Import-Datei einlesen (in PImport) in die Schnittstelle von Comet PA eingestellt.
Auf dem Arbeitsblatt Import-Stapel werden die importierten Informationen angezeigt. Im zweiten Schritt werden die Daten aus der Schnittstelle durch Aktivierung der Schaltfläche Import in den Personalstamm eingetragen.
Bei der Übernahme in den Personalstamm werden zwei Protokolle erstellt:
Fehlerhafte Daten können nicht in den Personalstamm übertragen werden, sondern werden auf dem Arbeitsblatt Fehlerprotokoll angezeigt.
Für bereits vorhandene Personalstammdaten werden die Änderungen durch den Import protokolliert und angezeigt. Für die spätere Bearbeitung kann dieses Protokoll mit dem Button Änderungsprotokoll aufgelistet werden.
Bei der Einrichtung der Importschnittstelle wird für jede Information im Personalstamm eine Regel für den Import festgelegt. Auf dem Arbeitsblatt Beschreibung werden die Regeln angezeigt.
Klicken Sie anschließend auf Übernehmen, sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Meldung.
