Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Am 23. Oktober 2000 hat die Finanzverwaltung im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes eine Änderung der Abgabenordnung beschlossen. Diese Vorschrift gilt seit dem 1. Januar 2002 für alle Unternehmen. Damit erhalten die Finanzämter im Rahmen einer Betriebsprüfung Zugriff auf alle Datenverarbeitungssysteme.

Der Einsatz von EDV-Systemen und der Wegfall von Papierbelegen zu Gunsten elektronischer Kommunikationsmedien in nahezu allen betrieblichen Bereichen, insbesondere im Bereich der Buchhaltung, erfordert eine digitale Außenprüfung durch die Finanzverwaltung. Durch eine spezielle Prüfsoftware und speziell geschulte Prüfer kann das Finanzamt nun auch komplett digitalisierte Prozesse mit dem Steuerpflichtigen prüfen. Diese Prüfung erfolgt in der Regel umfassender und schneller als die von Unterlagen in Papierform.

Ab wann hat die Finanzverwaltung das Recht elektronisch zuzugreifen?

Nach dem 31.12.2001 archivierte Daten:

Beim unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff ist die maschinelle Auswertbarkeit in Form des Nur-Lesezugriffs sicherzustellen. Im Falle eines Systemwechsels ist es erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit für die vor dem Systemwechsel aber nach dem 31.12.2001 archivierten Daten durch das neue oder ein anderes System nicht gewährleistet ist. Bei einer Datenträgerüberlassung finden die GDPdU vollumfänglich Anwendung.

Vor dem 01.01.2002 archivierte Daten:

Keine Wiedereinspielung (Reaktivierung) der Daten in das DV-System, wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden wäre z.B. :

fehlende Speicherkapazitäten

nochmalige Datenerfassung

Wechsel der Hard- oder Software

Archivierung außerhalb des aktuellen DV-Systems

Diese Regelung gilt nicht für die Lesbarmachung, die für die gesamte Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein muss!

Welche Zugriffsarten gibt es?

Regelung des Zugriffs AO § 147 Abs. 6

herkömmlicher Zugriff (wie bisher, Prüfung der Papierunterlagen)

Z1 - unmittelbar (Prüfer setzt sich selbst ans System)

Z2 - mittelbar (Mitarbeiter führt Prüfung am System nach Anweisungen des Prüfers durch)

Z3 - Datenträgerüberlassung (Prüfer nimmt Daten auf nicht veränderbarem Datenträger zur Prüfung mit)

Bedienung:

Um Ihre Daten aus dem Lohnprogramm zu exportieren wählen Sie zuerst das Jahr und die Datenabgrenzung aus.

Anschließend wählen Sie den Pfad aus, in dem die Export-Dateien gesichert werden sollen.

In der Tabellen-Selektion legen Sie fest, welche Tabellen exportiert werden sollen.

Auf der rechten Seite können Sie sich die exportierten Daten, wie z.B. das Lohnkonto anzeigen lassen.

In der Maske "Feld-Beschreibung" finden Sie die Beschreibung zu den einzelnen Feldern in der gewählten Tabelle.

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