comet PA - Terminverwaltung pro Arbeitnehmer ist ein Ergänzungsmodul und basiert auf der Datenbasis von comet PA. Diese Erweiterung muss per Lizenz freigeschaltet werden und funktioniert nur mit MSSQL / Oracle.

Zweck und Zielstellung

Wiederkehrende Termine und Zusatzinformationen können hier pro Arbeitnehmer hinterlegt werden. Diese sind pro Installation flexibel und individuell einstell- und auswertbar. Einige Grundeinstellungen werden hier in der Beschreibung erläutert und können vom Anwender / Lohnbuchhalter selbst vorgenommen werden, andere sind mit Unterstützung des Service einzurichten. Ziel kann eine Terminverwaltung / ein Serienbrief / eine Druckliste sein.

Erste Einrichtungsschritte

Nach der Freischaltung des Modules stellt sich die Terminverwaltung wie folgt dar:

Wir unterscheiden zwischen 4 Bereichen:
Links werden alle aktiven und zukünftigen Mitarbeiter angezeigt. (1)
Rechts oben ist der Bereich, wo man allgemein gültige weitere Informationen zum Arbeitnehmer hinterlegen kann (2)
Rechts in der Mitte kann eine Filterfunktion für unterschiedlichste Termine eingerichtet werden (3)
Rechts unten werden auf bis zu 9 Registerkarten (wiederkehrende) Termin mit mehreren Zusatzinformationen hinterlegt (4)

Beginnend mit Bereich 1:

Diese Tabelle kann variiert werden über weitere Felder (z.B. Befristungsdatum aus dem Personalstamm): Sortieren, Drucken, Exportieren entspricht dem comet Standard. Sind Filter eingerichtet, dann variiert der Aufbau der Tabelle nach der Auswahl der Filter und der hinterlegten Felder. Dies wird unten genauer beschrieben.

Weiter mit Bereich 2:

Auf der Registerkarte Einstellungen kann dieser Bereich individuell konfiguriert werden, sobald Daten erfasst sind, können in diesem Bereich nur noch neue Felder hinzugefügt werden.
Einfaches Beispiel:

Im Bereich <Allgemeine Felder> haben wir 4 neue Zeilen angelegt.
Panel 1 bedeutet - die Felder / Werte werden im auf der rechten Seite im oberen Bereich angezeigt - und dies ist auch unsere Empfehlung.
Der Typ S ist ein normales Eingabefeld für Buchstaben und Zahlen und Zeichen, der Typ B ist ein Feld zum an- bzw. abhaken (auswählen / nicht auswählen) und der Typ D bedeutet Datum.
Dies POSition ist die Zeile, wo die Werte / Felder angezeigt werden.

Das Ergebnis wird in diesem Bild dargestellt:

Es können (aktuell) bis 9 Positionen hinterlegt werden.

Interessanter wird der Bereich 3 - Filter.

Es können auf der Registerkarte <Einstellungen> im Bereich <Filter> bis zu 9 Filter (für Termine / Registerkarten) angelegt werden.

Im obigen Bild wurden 3 Filter angelegt, in diesem Zusammenhang entstanden automatisch neue Felder in der Tabelle Reiter und Felder pro Reiter. Optisch sieht jetzt die Terminverwaltung wie folgt aus:

Es kann jetzt individuell entschieden werden, welcher Arbeitnehmer bei welcher Untersuchung (Filter / Termin) berücksichtigt werden muss. Auf den einzelnen Reitern im rechten unteren Bereich sind Registerkarten zu sehen mit einer Terminvorgabe. Diese kann oder sollte noch verändert werden und über die rechte Maustaste kann im Personalstamm nach den einzelnen Bedingungen gefiltert werden.

Und noch interessanter - jetzt der Bereich 4:

Pro Filterbedingung ist eine Registerkarte entstanden, welche analog dem Bereich 2 individuell gestaltet werden kann.
Empfohlen wird, das die erste Zeile als Zeile nur konfiguriert werden soll.

Panel 2 der Tabelle Reiter referenziert Panel 2 in der Tabelle Felder pro Reiter. TYP und POS sind bekannt.
PERIODE -1 bedeutet, dass das Feld <letzter Termin> mit dem Inhalt des Feldes <nächster Termin> gefüllt wird, sobald man auf den Button → drückt.
PERIODE 0 bedeutet, dass das Feld <letzter Termin> mit dem Inhalt des Feldes <nächster Termin> gefüllt wird, sobald man im Feld <nächster Termin> eine ein neues Datum eingibt
PERIODE 360 z.B. bedeutet, dass das Feld <letzter Termin> mit dem Inhalt des Feldes <nächster Termin> gefüllt wird und im Feld <nächster Termin> gerechnet wird <nächster Termin> + 360 sobald man auf den Button 360 drückt

Beispiele für den Reiter <Sehtest>

Konfiguration

Ergebnis

Kleiner Nebeneffekt - alle Felder der Registerkarte werden dem Personalstamm hinzugefügt und können dort mit den üblichen Routinen gefiltert, gedruckt, sortiert, exportiert usw. werden.

Dies als Übersicht zur Konfiguration der Anzeige.

Auswertungen

Wichtige Tabelle zur Übersicht ist oben beschrieben variable Anzeige des erweiterten Personalstamm.
Auf der Registerkarte <Termine> gibt es eine Übersicht über alle fälligen, überfälligen und zukünftigen Terminen.

Weiterhin sind Serienbriefe möglich. Dazu wird die Serienbrieffunktion von Word verwendet (bereits vorhandene Vorlagen können genutzt werden) und comet PA Terminverwaltung pro Arbeitnehmer stellt die entsprechende Datendatei zur Verfügung.

Die Einrichtung ist etwas individueller und sollte gemeinsam mit dem Service vorgenommen werden.
Hier nur ein Beispiel:

Die Einrichtung ist "etwas" technisch und soll hier nur als Info dienen und wird vom Service eingerichtet.

Inhalt: Sie wollen per Serienbrief / Serienmail alle Mitarbeiter anschreiben, deren Termin in ca. einen Monat fällig ist. Dazu gehen Sie auf die Registerkarte <Übersicht> und mit der rechten Maustaste wird Ihnen eine folgende Punkte angeboten:

Es wird eine Datei erzeugt (definiert in Pfad / Dateiname) auf der Registerkarte <Auswertung>. Dort sollte idealerweise auch das vorbereitetet Worddokument liegen.

Dieses Musterschreiben wird mit Word geöffnet und beim Öffnen mit der Datenmenge verknüpft.

Anschließend kann nach einer Datenkonvertierung gefragt werden.

Danach wird das vorbereitete Dokument angezeigt, kann geprüft und gedruckt werden.

Und die Vorlage...

... ein Standard-Serienbrief, der ganz individuell gestaltet sein kann. Wichtig ist nur, dass alle Seriendruckfelder mit exportiert werden, deshalb die individuelle Einrichtung der Ausgabeschnittstelle.

Anhang:

Anschreiben.txt

Musterschreiben.docx

Browser nicht unterstützt