Vorraussichtliche SV-Beitragsschuld

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Fälligkeiten und Einreichungstermine für Beitragsnachweise

Die Fälligkeit der Beiträge ist im § 23 Absatz 1 Sozialgesetzbuch - Viertes Buch - (SGB IV) festgelegt.

Die Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig in dem die Beschäftigung ausgeübt wurde.

Vor der Zahlung kommt allerdings der Beitragsnachweis. Um einen korrekten Beitragsnachweis zu übermitteln ist die voraussichtliche Beitragsschuld zu ermitteln.

Basis für die Schätzung der Sozialversicherungsbeiträge kann dabei der Vormonat sein.

Um eine möglichst genaue Schätzung abzugeben, sollten Änderungen in der Zahl der Beschäftigten, der Beitragssätze oder der Arbeitsstunden in die Berechnung mit einbezogen werden. Der im Folgemonat fällige Restbetrag ist so zu bemessen, dass er so gering wie möglich bleibt. Außerdem sind variable Entgeltbestandteile und Fehlzeiten zu berücksichtigen.

Für die Abgabe des Beitragsnachweises gilt ein bundeseinheitlicher Zeitpunkt.

Dieser muss der Einzugsstelle spätestens am zweiten Arbeitstag vor Fälligkeit der Beiträge vorliegen, also um 0.00 Uhr des fünftletzten Bankarbeitstages eines Monats.

Eine Liste der Fälligkeitstermine des Jahres finden Sie zum Beispiel auf den Internetseiten der Krankenkassen aufgelistet.

Dialog: Nachweise

Für jede Krankenkasse, die im Personalstamm des aktuellen Mandanten vorhanden ist, muss ein Satz vorhanden sein.

Die Sätze werden entweder durch die Funktion "Laden" mit Werten eines Vormonats, durch eine Simulations-Rechnung (siehe auch: Menü Abrechnung :Vorrechnung ohne Druck -> weitere Optionen) oder durch die Taste [+] manuell leer erzeugt.

Beim Laden aus einem Vormonat wird ermittelt, ob in der betreffenden Krankenkasse noch Arbeitnehmer beschäftigt sind.

Ist dies nicht der Fall, wird gefragt, ob die vorläufige Beitragsschuld dieser Kasse auf Null gesetzt werden soll.

Mit Hilfe der Prozenteingabe steuern Sie, in welcher Höhe die Beiträge des Vormonats übernommen werden sollen.

Stehen beispielsweise Einmalzahlungen an, laden Sie 130%  (je nach Höhe der Einmalzahlung) vom Vormonat.

Waren im letzten Monat Einmalzahlungen enthalten, laden Sie zum Beispiel nur 70% des Vormonats.

Hierdurch können Sie die Höhe der Beitragsschuld mit einfachen Mitteln steuern.

Gegebenenfalls sind mehrere Sätze pro Krankenkasse erforderlich:

- Es sollen SV-Beiträge pro Abrechnungskreis von separaten Bankkonten überwiesen werden.

Es ist ein Satz pro Krankenkasse und Abrechnungskreis anzulegen.

- Für die Krankenkasse sind Beitragsnachweise sowohl für den Rechtskreis "Ost" als auch für den Rechtskreis "West" abzugeben.

Entsprechend sind zwei Sätze für die betroffenen Krankenkassen vorzusehen.

- Im Zahlstellenverfahren für Beiträge von Versorgungsbezügen sind separate Sätze anzulegen.

Alle Werte können durch manuelle Eingaben verändert werden.

Zur Erleichterung der Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld sind Funktionstasten vorgesehen.

Die zweite Möglichkeit zur Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld besteht darin unter dem Menüpunkt Abbrechnung eine Vorrechnung ohne Druck zu starten. Hierzu wird der Schalter  "Voraussichtliche Beitragsschuld“ unter weitere Optionen ausgewählt.

Hierbei führt das Programm mit den zu dieser Zeit bekannten Daten eine Simulationsrechnung durch, berechnet die Beiträge zur Sozialversicherung und stellt diese im Dialog Bewegungen -> voraussichtliche Beitragsschuld zur Verfügung. Diese Methode kann auch bei Neubeginn eines Mandanten angewendet werden.

Unabhängig davon, welchen weg Sie wählen, kann in die bereitgestellten Werte noch manuell eingegriffen werden. Sie können Sätze hinzufügen, Sätze löschen und die bereitgestellten Sätze verändern.

Das Protokoll speichert die vorgenommenen Bearbeitungsschritte und Sie können diese jederzeit abrufen und nachvollziehen.

Im Fenster Bemerkung können eigene Bemerkungen eingegeben und  wieder eingesehen werden.

Zur Überprüfung der errechneten Beitragsschuld stehen Ihnen auch diverse Drucklisten zur Verfügung. Diese werden über das Druckersymbol aufgerufen:

Sind die Sätze bearbeitet und geprüft, erfolgt die Freigabe. Hierzu betätigen Sie die Schaltfläche [Freigabe] oder [F6].

Mit der Freigabe der Beiträge stehen diese als Beitragsnachweis für den Versand zur Verfügung und sind sowohl für die Überweisung als auch die Verbuchung frei gegeben.

Danach ist es möglich, die Beitragsnachweise zu versenden, die Überweisungen auszulösen und gegebenenfalls eine Verbuchung vorzunehmen.

Dabei ist zu beachten, dass die vorraussichtliche Beitragsschuld incl. der Differenzen aus dem Vormonat versendet wird und der Beitragsnachweis sich daher von der Beitragsschuld unterscheiden kann.

Der Beitragsnachweis hat die Funktion, die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld anzuzeigen.

In den Folgemonaten besteht das Beitragssoll aus der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld des aktuellen Monats und einem eventuell verbleibenden Restbeitrag des Vormonats oder dem Ausgleich einer eventuellen Überzahlung aus dem Vormonat.

Die Beitragsabrechnung entsteht immer nach der Abrechnung und enthält die berechneten tatsächlichen Werte. Dies führt zu einer Differenz in der nächsten Beitragsschuld.

Beispiel:

Der Arbeitgeber ermittelt die Höhe des abzuführenden Gesamtsozialversicherungsbeitrags entsprechend

§ 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV nach der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld.

Rücksetzen der Freigabe:

Sollen bereits freigegebene Sätze nochmals bearbeitet werden und es ist noch keine Rein-Rechnung durchgeführt worden, kann die Freigabe zurückgesetzt werden.

Die Freigabe nehmen Sie unter dem Menüpunkt Bearbeiten: "Freigabe rücksetzen" heraus.

Sind bereits Beitragsnachweise gemeldet oder Beiträge überwiesen, erfolgt eine zusätzliche Sicherheitsabfrage.

Dialog: Optionen

Soll die voraussichtliche Beitragsschuld verbucht werden, muss unter der Registerkarte Optionen das entsprechende Konto hinterlegt werden.

Bleibt die Eingabe frei, erfolgt keine getrennte Verbuchung der Beitragsschuld.

Es werden dann nur die berechneten Sätze in die FIBU übergeben und die Differenz zwischen Schätzung und Rechnung bleibt auf dem Konto Verbindlichkeiten Sozialversicherung stehen.

Bei einem Systemwechsel müssen die Differenzen aus der Abrechnung für den Vormonat und der Schätzung für den Vormonat vorgegeben werden. Dazu sind folgende Arbeitsschritte durchzuführen:

• Auf der Seite Optionen wird der Eingabe-Filter  auf Beiträge der Rechnung vom Vormonat eingestellt.
• Die abgerechnteten Beitragsnachweise vom Vormonat in der Maske Nachweise erfasst.
• Anschließend  wird auf der Seite Optionen die der  Eingabe-Filter auf Voraussichtliche Beitragsschuld vom Vormonat eingestellt.
• Dann werden die Schätzwerte vom Vormonat in der Maske Nachweise erfasst.
• Zum Abschluss wird auf der Seite Optionen der Eingabe-Filter auf die Standardbelegung Voraussuchtlichen Beitragsschuld vom lfd. Monat zurück gesetzt.

Auf Basis der erfassten Werten zum Vormonat wird die Restschuld oder das Guthaben errechnet und mit der Schätzung für den aktuellen Monat gemeldet.

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