DSGVO

1. Umfang der Änderungen in COMET PA

• Dem Anwender wird ein Menüpunkt zur Verfügung gestellt, wo er Personen innerhalb einer Installation nach bestimmten Kriterien mandantenübergreifend suchen kann.
• Dem Anwender wird ein Menüpunkt zur Verfügung gestellt, mit dem er Daten in COMET PA fristgerecht Daten löschen und ggf. Personen vom Löschen ausschließen kann.
• Dem Anwender wird ein Report zur Verfügung gestellt, auf dem alle relevanten Daten, die zu einem Personenkonto gespeichert sind, ausgegeben werden können

2. Beschreibung des Umfang der Anpassungen

a) Löschen von Mandanten / Mandanten-Restdaten

• Mandant ist im Mandantenstamm nicht mehr vorhanden
  ggf. noch in der COMET - Installation vorhandene Restdaten werden automatisch entfernt
    --> Löschen der kompletten Mandanten-Verzeichnisse ( flohn\fl????\*.* und fcom\fc????\*.* )
    --> prüfen, ob noch Datensätze nicht mehr vorhandener Mandanten in Systemdateien vorhanden sind, diese werden gelöscht

b) Vorarbeiten

• Der Lohnbuchhalter informiert sich über die inhaltlichen und rechtlichen Punkte der DSGVO und leitet für seine Lohnbuchhaltung die notwendigen Schritte ab.
• COMET PA stellt Ihnen die notwendige Funktionalität zur Verfügung.
• Bitte beachten Sie, welche Aufbewahrungsfristen gelten. Berücksichtigen Sie ggf. offene gerichtliche Verfahren, BAV-Verträge, Arbeitszeitkonten und ähnliches.

c) Löschen von Daten in Tabellen - Festschreibung des Umfanges

• Kaskadierendes Löschen aller Buchungen mit Buchungsdatum < Startbuchungsjahr
• Kaskadierendes Löschen aller Personenkonten, für welche keine Buchungen mehr im System vorhanden sind
• Kaskadierendes Löschen aller ausgeglichenen OP mit Buchungsdatum < GVLD

d) Ändern von Daten in Tabellen

• Es werden keine Daten in aktuellen Zeiträumen verändert, gelöscht oder anonymisiert

e) Löschen von kompletten Pfaden - von COMET FI erzeugten Exportdaten / temporäre Userverzeichisse

• Löschen aller GdPDU Daten mit Zeitraum < GVLD
• Löschen aller nicht mehr aktiven Userverzeichnisse CometFI\User\username\*.*
• --> Löschen aller leeren Unterverzeichnisse

f) Löschen von Dateien in Unterverzeichnissen von COMET FI

• ohne Unterverzeichnisse

1. Löschen aller Dateien (*.*) mit Erstellungsdatum < GVLD in folgenden Pfaden
   Löschen CometFI\Coala\Daten\Dokumente\*.pdf

Es handelt sich bei diesen Daten um von COMET FI erzeugte Protokolldateien.

• incl. Unterverzeichnisse

1. Löschen CometFI\Coala\Daten\M???\yyyy\*.*
2. Löschen CometFI\ZM\Daten\M???\yyyy\*.*

Es handelt sich bei diesen Daten um von COMET FI erzeugte XML-Dateien, welche mittels ELSTER / COALA an das Finanzamt übertragen wurden

g) Löschen von Archiven

• entfällt, da das Archivieren in COMET FI nicht zum Lieferumfang gehört

3. Umsetzung in COMET FI

In COMET FI gibt es einen neuen Menüpunkt DSGVO.

Welche Vorbereitungen sind zu treffen?

1. Überprüfen Sie, ob alle Jahresabschlussarbeiten für die zu löschenden Zeiträume durchgeführt sind - z.B. Umbuchung des Jahresüberschuss / Fehlbetrag.
2. Anlegen eines Zwischenkontos (DSGVO) im Kontenrahmen. Dieses Zwischenkonto hat folgende Eigenschaften.
   
3. Ggf. ändern Sie den vorgegeben Text für Buchungs- und Zusatztext.
4. Mit dem Buchungsjahr geben Sie vor, bis zu welchem Zeitpunkt sie alle Daten löschen wollen. Die Eröffnungsbuchungen werden mit Buchungsdatum 01.01. des Folgejahres erzeugt.
5. Bei der EDV nachfragen, ob die letzte Datensicherung der Datenbank korrekt erstellt wurde.
6. Alle Mitarbeiter sind abgemeldet.

4. Menüpunkt DSGVO ausführen

Mit der Funktion F8 (Daten lt. DSGVO löschen) beginnt der eigentlich Vorgang der Bereinigung der COMET FI - Daten.

Der darauf folgende Hinweis ist zu bestätigen, und die anschließende Frage korrekt zu beantworten.

Bei Auswahl <Ja> beginnt der eigentliche Vorgang. Dauer ist abhängig von der Größe der Buchhaltung - Zeiträume von 10 min bis ca. 3 Stunden sind möglich.

Im rechten Fenster läuft die Protokollierung; ein Stoppen oder Abbrechen des Vorganges ist jetzt nicht mehr möglich.

1. Ermittlung der Salden per 01.01.
2. Sicherheitskopie der zu bereinigenden Tabellen
3. Eröffnungsbuchungen erzeugen
4. Logdatei bereinigen
5. Importlogdatei bereinigen...
6. Historie bereinigen...
7. Kalkulatorische Kosten bereinigen...
8. Kumulationdatei bereinigen...
9. Kumulationdatei (Dimension) bereinigen...
10. Budgetplanung bereinigen...
11. Kostentabelle bereinigen...
12. Buchungsjournal bereinigen...
13. Buchungsjournal (KLR) bereinigen...
14. Buchungsjournal (gy) bereinigen...
15. OP-Liste bereinigen...
16. Überweisungsdatei bereinigen...
17. Änderungslogprotokoll bereinigen...
18. Monatsabschluss bereinigen...
19. Serverlogprotokoll bereinigen...
20. Banküberweisungen bereinigen...
21. Adressdatei bereinigen...
22. Bankverbindungen bereinigen...
23. Personenkonten bereinigen...
24. Kontenstamm bereinigen...
25. Bearbeiterrechte bereinigen...
26. Bearbeitertabelle bereinigen...
27. Buchungsperiode freigeben...
28. Journalisieren...
29. Buchungsperiode Freigabe beenden...
30. Salden neu berechnen...
31. Abschlusskennzeichen im Buchungsjahr setzen...
32. Physisches Löschen der unter 2e) und 2f) beschriebenen Dateien

Mit folgender Meldung ist die Bereinigung der Daten abgeschlossen,

5. Personenkontenstammblatt

Menüpunkt: Drucklisten - Stammdaten - Personenkonten finden Sie einen Report, welcher übersichtlich alle gespeicherten Stammdaten zum ausgewählten Personenkonto ausgibt.

6. Umgang mit Kennworten

Zugangsdaten Datenbank - verschlüsselt gespeichert im Verzeichnis COMET FI

Anmeldung an COMET FI mit user / Passwort, Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert der COMET FI - Datenbank