Durch eine Buchung werden Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung abgebildet. Eine Buchung besteht mindestens aus zwei Bestandteilen, einer Soll - Buchung und einer Haben - Buchung (Buchungssatz => doppelte Buchführung). Dabei wird das eine Konto im Soll und das andere Konto im Haben angesprochen. Um eine Buchung zu verstehen, muss man die Systematik der Konten kennen. Folgende Konten existieren:
- Bestandskonten auf denen die Bestände der Bilanz fortentwickelt werden
- Kapitalunterkonten. auf den denen die Veränderungen des Kapitals dargestellt werden, dazu gehören wiederum:
=> Erfolgskonten, auf denen der Geschäftserfolg gebucht wird, der das Kapitalkonto beeinflusst
=> Privatkonten, auf denen erfolgsneutrale Vorfälle dargestellt werden.
Der Geschäftserfolg wird doppelt ermittelt durch Gewinnermittlungsformel aufgrund des Betriebsvermögens- oder Bestandsvergleichs und als Saldo des gewinn und Verlustkontos.
Von einer einfachen Buchung spricht man, wenn bei einem Buchungsvorgang nur zwei Konten angesprochen werden. Bei einer zusammengesetzten Buchung werden mehrere Konten auf der gleichen Seite angesprochen. Bei jedem Geschäftsvorfall ist die Summe der Sollbuchungen betragsgleich mit der Summe der Habenbuchungen.
Grundlage jeder Buchung ist der Buchungsbeleg, dies ist einer der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Als Belege kommen unter anderem in Frage: - Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Lohnzettel oder Lohnlisten
- Quittungen
- Bankauszüge
- Entnahmebelege der Kasse oder das Kassenbuch
- Entnahmebelege für Lage oder Vorräte bzw. Inventurlisten
- Verträge über Miete, Leasing usw.
Bevor gebucht wird, werden die belege auf Richtigkeit geprüft und auf dem Beleg können Kontierungen hinterlegt werden (Kontierungsstempel). Folgende Angaben sollten mindestens enthalten sein: - Buchungsdatum
- Betrag
- Sollkonto
- Habenkonto
- USt - Schlüssel
- Text
- für die interne Betriebsbuchhaltung Kostenstelle, Kostenträger usw.