Seit 2013 werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer in der Lohnabrechnug im ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) automatisch zwischen den Arbeitgebern und der Finanzverwaltung ausgetauscht. ELStAM ist ein An- und Abmeldeverfahren, dass vom Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer angestoßen und beendet wird. Voraussetzung für den Einsatz des ELStAM-Verfahrens ist die Hinterlegung eines gültigen Elster-Zertifikats in COMET PA.
Für jeden Beschäftigungszeitraumeines Arbeitnehmers ist zu Beginn eine Anmeldung und am Ende eine Abmeldung abzugeben. In der Anmeldung ist das sogenannten Referenzdatum (oder RefDatum) zu übermitteln. Das Referenzdatum wird automatisch festgelegt und entspricht in der Regel dem Beginn der Beschäftigung, kann aber auch ein späteres Datum sein. In Ausnahmefällen kann das Referenzdatum vom Anwender vorgegeben werden. In der Abmeldung ist das Referenzdatum aus der Anmeldung ebenfalls zu übermitteln. Bei der Verarbeitung der Abmeldung durch die Finanzverwaltung wird das Referenzdatum mit dem Referenzdatum der Anmeldung verglichen. Die Abmeldung wird nur dann verareitet, wenn die beiden Daten idtentisch sind.
Der Arbeitnehmer (besser: der Steuerbürger) ist dafür verantwortlich, dass seine Lohnsteuerabzugsmerkmale bei der Finanzverwaltung korrekt geführt werden. Fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale muss der Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung berichtigen lassen. Die vom Arbeitnehmer veranlassten Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale werden in den ersten 5 Arbeitstagen des Folgemonats zur Änderung an den Arbeitgeber elektronisch übermittelt. Diese Änderungen können auch rückwirkend gelten und lösen dann Korrekturabrechnungen aus.
Falls der Arbeitnehmer dem Arbeigeber schriftlich vom ELStAM-Verfahren abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale vorlegt, können diese Informationen manuell in den Personalstamm eingetragen werden. Empfehlung: der Erfassungsbeleg wird in der Personlakte abgelegt.
Lohnsteeurabzugsmerkmale können von Gesetzes wegen (und nicht auf Veranlassung des Arbeitnehmers) geändert werden. Die Finanzverwaltug meldet im ELStAM-Verfahren proaktiv (d.h. ohne Aufforderng von aussen) diese Änderungen an die Arbeitgeber. Dies sind insbesondere ab November des aktuellen Jahres Vorträge über Änderungen von Kinderfreibeträgen oder Steuerfreibeträgen zum 1. Januar des Folgejahres.
Das ELStAM-Verfahren kann nur für die Arbeitnehmer ausgeführt werden, bei denen die Steuer-ID (TIN) im Personalstamm hinterlegt ist. Bis auf wenige Ausnahmen sind alle Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren meldepflichtig. Nicht meldepflichtig sind
- Minijobber, wenn die Bezüge mit 2% einheitlicher Pauschsteuer besteuert werden.
- Arbeitnehmer, denen keine Steuer-ID zugeweisen wurde. Z.B. ausländische Arbeitnehmer. Falls ein Papierbeleg mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorliegt, können sie in den Personalstamm eingetragen werden. Andernfalls ist die Besteuerung mit Steuerklasse 6 durchzuführen.
- Arbeitnehmer, die aus eigenem Anlass die Weitergabe ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale im ELStAM-Verfahren durch die Finanzverwealtung gesperrt haben lassen. In diesen Fällen ist die Besteueurng nach Steuerklasse 6 durchzuführen.
Das Programm für das ELStAM-Verfahren ist im Meldungsstatus integriert. Die anstehenden Aufgaben werden maschinell ermittelt und in der To-Do-Liste dargestellt.
Mit den beiden Button To-Do-Liste aktualisieren und markierte Aufgaben ausführen werden die Standardaufgaben in der Lohnbuchhaltung ausgeführt. Bei der Abarbeitung der Aufgaben gilt die Regel erst Meldungen abholen, dann Meldungen abgeben. In der To-Do-Liste wird die Aufgabe Änderungsliste abholen... einmal pro Tag angeboten.
Die Button im Bereich der Dokumente unterstützen den Anwender bei der Durchführung von Kontrollen.Der Button AN-Bescheinigungen wird dann aktiviert, wenn zwischen den hinterlegten Steuerabzugsmerkmalen im Personalstamm und den von ELStAM bereitgestellten Steuerabzugsmerkmalen Widersprüche bestehen. Dann kann eine Gegenüberstellung der Steuerabzugsmerkmale ausgedruckt und dem Mitarbeiter zur weiteren Klärung übergeben werden. Der Button Einzel-Nachweis zeigt eine Übersicht aller ELStAM-Meldungen pro Mitarbeiter an.Mit dem Button PersNr. ohne TIN ...
Mit den Button im Bereich der zusätzlichen Aufgaben werden Sonderfälle im ELStAM-Verfahren abgebildet. Sonderfälle sind
- erste Anmeldung aller Arbeitnehmer einer Firma
- Ummeldung aller Arbeitnehmer nach Zuteilung einer neuen Steuernummer
- Ummeldung aller Arbeitnehmer nach Erlangung eines neuen Elster-Zertifikats
- Korrekturmeldungen, z.B. zeitlichen Überschneidungen von An- und Abmeldungen bei Arbeitgeberwechsel
- Aufbau der Meldehistorie aller Mitarbeiter
- Abruf der Änderungsliste, z.B. die Änderungsliste wurde bereits für den Tag abgeholt, der Anwender erwartet aber eine Reaktion auf die danach abgegebenen Meldungen.
Für Meldungen aller Arbeitnehmer muss ein einheitliches Referenzdatum zunächst zur Eingabe freigegeben und dann erfasst werden. Die Meldungen werden dann mit dem Button Neu An-/Ummeldung Firma erstellt. Dieser Ablauf soll überflüssige Massenmeldungen verhindern.
Auf den weiteren Programseiten erfolgt die Verfolgung und Bearbeitung der ELStAM-Meldungen im Einzelfall.
Auf der Programmseite Anmeldung werden die Anmeldungen in den drei Zuständen
- Mitarbeiter anmelden
- Anmeldung erzeugt, aber nicht gesendet oder gesendet aber noch nicht bestätigt
- Anmeldung mit Fehler abgelehnt
unterschieden. Der Anwender hat in jedem Zustand Aufgaben zu erledigen, die ihm im Menü der rechten Maustatse angezeigt werden.
Mitarbeiter anmelden: Anmeldung erzeugen und versenden
Anmeldung erzeugt, aber nicht gesendet oder gesendet aber noch nicht bestätigt: Kontrolle der Datenversände und Änderungsliste abholen
Anmeldung mit Fehler abgelehnt: Fehlerursache feststellen und Anmeldung wiederholen.