...
- Dem Anwender wird ein Menüpunkt zur Verfügung gestellt, mit dem er Daten in COMET FI fristgerecht Daten löschen kann, deren Frist zur Aufbewahrung erreicht Aufbewahrungsfrist erreicht ist.
- Dem Anwender wird ein Report zur Verfügung gestellt, auf dem alle Daten, die zu einem Kreditor / Debitor gespeichert sind, ausgegeben werden können.
2. Beschreibung des Umfang der Anpassungen
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- Da COMET FI die Daten jahresübergreifend speichert und einen Jahresabschluss nicht zwingend vorschreibt, müssen vor dem Löschen von Buchungsperioden automatisch die Eröffnungsbuchungen für das neue Startbuchungsjahr (GVLD) erzeugt werden.
c) Löschen von Daten in Tabellen - Festschreibung des Umfanges
- Kaskadierendes Löschen aller Buchungen mit Buchungsdatum < neuem Startbuchungsjahr
- Kaskadierendes Löschen aller Personenkonten, für welche keine Buchungen mehr im System vorhanden sind
- Kaskadierendes Löschen aller ausgeglichenen OP mit Buchungsdatum < GVLDneuem Startbuchungsjahr
d) Ändern von Daten in Tabellen
- Es werden keine Daten in aktuellen Zeiträumen verändert, gelöscht oder anonymisiert
e) Löschen von kompletten Pfaden
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, von COMET FI erzeugten Exportdaten
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und temporären Userverzeichnissen
- Löschen aller GdPDU Daten mit Zeitraum < GVLDneuem Startbuchungsjahr
- Löschen aller nicht mehr aktiven Userverzeichnisse CometFI\User\username\*.*
--> Löschen aller leeren Unterverzeichnisse
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- Löschen aller Dateien (*.*) mit Erstellungsdatum < GVLD neuem Startbuchungsjahr in folgenden Pfaden
Löschen CometFI\Coala\Daten\Dokumente\*.pdf
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- entfällt, da das Archivieren in COMET FI nicht zum Lieferumfang gehört
3. Umsetzung in COMET FI
Alle Benutzer sind in COMET FI abgemeldet.
Es wurde eine Sicherung der Datenbank erstellt.
Ein Benutzer mit ADMIN-Rechten meldet sich an COMET FI an.
In COMET FI gibt es einen neuen Menüpunkt DSGVO.
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Mit der Funktion F8 (Daten lt. DSGVO löschen) beginnt der eigentlich eigentliche Vorgang der Bereinigung der COMET FI - Daten.
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Bei Auswahl <Ja> beginnt der eigentliche Vorgang. Die Dauer ist abhängig von der Größe der Buchhaltung - Zeiträume von 10 min bis ca. 3 Stunden sind möglich.
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- Ermittlung der Salden per 01.01.
- Sicherheitskopie der zu bereinigenden Tabellen
- Eröffnungsbuchungen erzeugen
- Logdatei bereinigen
- Importlogdatei bereinigen...
- Historie bereinigen...
- Kalkulatorische Kosten bereinigen...Kumulationdatei
- Kumulationsdatei bereinigen...
- Kumulationdatei Kumulationsdatei (Dimension) bereinigen...
- Budgetplanung bereinigen...
- Kostentabelle bereinigen...
- Buchungsjournal bereinigen...
- Buchungsjournal (KLR) bereinigen...
- Buchungsjournal (gy) bereinigen...
- OP-Liste bereinigen...
- Überweisungsdatei bereinigen...
- Änderungslogprotokoll bereinigen...
- Monatsabschluss bereinigen...
- Serverlogprotokoll bereinigen...
- Banküberweisungen bereinigen...
- Adressdatei bereinigen...
- Bankverbindungen bereinigen...
- Personenkonten bereinigen...
- Kontenstamm bereinigen...
- Bearbeiterrechte bereinigen...
- Bearbeitertabelle bereinigen...
- Buchungsperiode freigeben...
- Journalisieren...
- Buchungsperiode Freigabe beenden...
- Salden neu berechnen...
- Abschlusskennzeichen im Buchungsjahr setzen...
- Physisches Löschen der unter 2e) und 2f) beschriebenen Dateien
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Mit folgender Meldung ist die Bereinigung der Daten abgeschlossen,
Hinweis:
Ggf. kann das Journalisieren nicht automatisch gestartet werden. (abhängig von den Einstellungen im Menüpunkt System - Einstellungen)
Bitte überprüfen Sie nach dem Bereinigen der Daten durch einen erneuten Aufruf des Menüpunktes <DSGVO>, ob sich noch Buchungssätze in der Erfassung befinden.
Wird Ihnen dieser Hinweis angezeigt, dann geben Sie in den <Buchungsstammdaten> - <Einstellungen> den Zeitraum für die Eröffnungsbuchungen frei und rufen anschließend den Menüpunkt <Buchen> - <Journalisieren> mit folgenden Einstellungen auf,
Anschließend können Sie wieder Ihren aktuellen Buchungszeitraum freigeben. Starten Sie danach COMET FI neu und folgen Sie den ggf. erscheinenden Hinweisen.
5. Personenkontenstammblatt
Menüpunkt: Drucklisten - Stammdaten - Personenkonten finden Sie einen Report, welcher übersichtlich alle gespeicherten Stammdaten zum ausgewählten Personenkonto ausgibt.
6. Umgang mit Kennworten
Zugangsdaten Datenbank: Diese sind verschlüsselt gespeichert im Verzeichnis COMET FI
Anmeldung an COMET FI mit user / Passwort: Die Zugangsdaten sind verschlüsselt gespeichert in der COMET FI - Datenbank.