DSGVO - (FI)

1. Umfang der Änderungen in COMET FI

Dem Anwender wird ein Menüpunkt zur Verfügung gestellt, mit dem er Daten in COMET FI fristgerecht löschen kann.
Dem Anwender wird ein Report zur Verfügung gestellt, auf dem alle Daten, die zu einem Kreditor / Debitor gespeichert sind, ausgegeben werden können.

2. Beschreibung des Umfang der Anpassungen

a) Löschen von Mandanten / Mandanten-Restdaten

nicht notwendig (Diese Funktion ist bereits im Service-Programm enthalten und kann von jedem Anwender mit Admin-Rechten ausgeführt werden.)

b) Vorarbeiten

Da COMET FI die Daten jahresübergreifend speichert und einen Jahresabschluss nicht zwingend vorschreibt, müssen vor dem Löschen von Buchungsperioden automatisch die Eröffnungsbuchungen für das neue Startbuchungsjahr erzeugt werden.

c) Löschen von Daten in Tabellen - Festschreibung des Umfanges

Kaskadierendes Löschen aller Buchungen mit Buchungsdatum < neuem Startbuchungsjahr
Kaskadierendes Löschen aller Personenkonten, für welche keine Buchungen mehr im System vorhanden sind
Kaskadierendes Löschen aller ausgeglichenen OP mit Buchungsdatum < neuem Startbuchungsjahr

d) Ändern von Daten in Tabellen

Es werden keine Daten in aktuellen Zeiträumen verändert, gelöscht oder anonymisiert

e) Löschen von kompletten Pfaden, von COMET FI erzeugten Exportdaten und temporären Userverzeichnissen

Löschen aller GdPDU Daten mit Zeitraum < neuem Startbuchungsjahr
Löschen aller nicht mehr aktiven Userverzeichnisse CometFI\User\username\*.*
--> Löschen aller leeren Unterverzeichnisse

f) Löschen von Dateien in Unterverzeichnissen von COMET FI

ohne Unterverzeichnisse

Löschen aller Dateien (*.*) mit Erstellungsdatum < neuem Startbuchungsjahr in folgenden Pfaden
Löschen CometFI\Coala\Daten\Dokumente\*.pdf

Es handelt sich bei diesen Daten um von COMET FI erzeugte Protokolldateien.

incl. Unterverzeichnisse

Löschen CometFI\Coala\Daten\M???\yyyy\*.*
Löschen CometFI\ZM\Daten\M???\yyyy\*.*

Es handelt sich bei diesen Daten um von COMET FI erzeugte XML-Dateien, welche mittels ELSTER / COALA an das Finanzamt übertragen wurden

g) Löschen von Archiven

entfällt, da das Archivieren in COMET FI nicht zum Lieferumfang gehört

3. Umsetzung in COMET FI

Alle Benutzer sind in COMET FI abgemeldet.

Es wurde eine Sicherung der Datenbank erstellt.

Ein Benutzer mit ADMIN-Rechten meldet sich an COMET FI an.

In COMET FI gibt es einen neuen Menüpunkt DSGVO.

Welche Vorbereitungen sind zu treffen?

Überprüfen Sie, ob alle Jahresabschlussarbeiten für die zu löschenden Zeiträume durchgeführt sind - z.B. Umbuchung des Jahresüberschuss / Fehlbetrag.
Anlegen eines Zwischenkontos (DSGVO) im Kontenrahmen. Dieses Zwischenkonto hat folgende Eigenschaften.
Ggf. ändern Sie den vorgegeben Text für Buchungs- und Zusatztext.
Mit dem Buchungsjahr geben Sie vor, bis zu welchem Zeitpunkt sie alle Daten löschen wollen. Die Eröffnungsbuchungen werden mit Buchungsdatum 01.01. des Folgejahres erzeugt.
Bei der EDV nachfragen, ob die letzte Datensicherung der Datenbank korrekt erstellt wurde.
Alle Mitarbeiter sind abgemeldet.

4. Menüpunkt DSGVO ausführen

Mit der Funktion F8 (Daten lt. DSGVO löschen) beginnt der eigentliche Vorgang der Bereinigung der COMET FI - Daten.

Der darauf folgende Hinweis ist zu bestätigen, und die anschließende Frage korrekt zu beantworten.

Bei Auswahl <Ja> beginnt der eigentliche Vorgang. Die Dauer ist abhängig von der Größe der Buchhaltung - Zeiträume von 10 min bis ca. 3 Stunden sind möglich.

Im rechten Fenster läuft die Protokollierung; ein Stoppen oder Abbrechen des Vorganges ist jetzt nicht mehr möglich.

Ermittlung der Salden per 01.01.
Sicherheitskopie der zu bereinigenden Tabellen
Eröffnungsbuchungen erzeugen
Logdatei bereinigen
Importlogdatei bereinigen
Historie bereinigen
Kalkulatorische Kosten bereinigen
Kumulationsdatei bereinigen
Kumulationsdatei (Dimension) bereinigen
Budgetplanung bereinigen
Kostentabelle bereinigen
Buchungsjournal bereinigen
Buchungsjournal (KLR) bereinigen
Buchungsjournal (gy) bereinigen
OP-Liste bereinigen
Überweisungsdatei bereinigen
Änderungslogprotokoll bereinigen
Monatsabschluss bereinigen
Serverlogprotokoll bereinigen
Banküberweisungen bereinigen
Adressdatei bereinigen
Bankverbindungen bereinigen
Personenkonten bereinigen
Kontenstamm bereinigen
Bearbeiterrechte bereinigen
Bearbeitertabelle bereinigen
Buchungsperiode freigeben
Journalisieren
Buchungsperiode Freigabe beenden
Salden neu berechnen
Abschlusskennzeichen im Buchungsjahr setzen
Physisches Löschen der unter 2e) und 2f) beschriebenen Dateien

Mit folgender Meldung ist die Bereinigung der Daten abgeschlossen,

Hinweis:

Ggf. kann das Journalisieren nicht automatisch gestartet werden. (abhängig von den Einstellungen im Menüpunkt System - Einstellungen)

Bitte überprüfen Sie nach dem Bereinigen der Daten durch einen erneuten Aufruf des Menüpunktes <DSGVO>, ob sich noch Buchungssätze in der Erfassung befinden.

Wird Ihnen dieser Hinweis angezeigt, dann geben Sie in den <Buchungsstammdaten> - <Einstellungen> den Zeitraum für die Eröffnungsbuchungen frei und rufen anschließend den Menüpunkt <Buchen> - <Journalisieren> mit folgenden Einstellungen auf,

Anschließend können Sie wieder Ihren aktuellen Buchungszeitraum freigeben. Starten Sie danach COMET FI neu und folgen Sie den ggf. erscheinenden Hinweisen.

5. Personenkontenstammblatt

Menüpunkt: Drucklisten - Stammdaten - Personenkonten finden Sie einen Report, welcher übersichtlich alle gespeicherten Stammdaten zum ausgewählten Personenkonto ausgibt.

6. Umgang mit Kennworten

Zugangsdaten Datenbank: Diese sind verschlüsselt gespeichert im Verzeichnis COMET FI

Anmeldung an COMET FI mit user / Passwort: Die Zugangsdaten sind verschlüsselt gespeichert in der COMET FI - Datenbank.