Elektronischer Lohnnachweis

Der Gesetzgeber verlangt ab dem Jahr 2016 die elektronische Übermittlung der Lohnnachweise an die Unfallversicherung. Die gesetzlichen Grundlagen sind in §§ 99 bis 103 SGB IV (i. d. ab 01.01.2017 geltenden Fassung), § 28a Abs. 2a SGB IV und der Verfahrensbeschreibung zum elektronischen Lohnnachweis an die Unfallversicherung (VB-LN) festgelegt.

Für die elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und Unfallversicherung wurde eine Annahmestelle bei der DGUV (Deutsche Gesetzliche UnfallVersicherung) eingerichtet. Die Datenübermittlung erfolgt nach den für die Sozialversicherung festgelegten Regelungen durch den Einsatz einer systemgeprüften Lohnsoftware, einer Übertragungssoftware für die elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und UV-Annahmestelle und der Verschlüsselung mit einem ITSG-Zertifikat.

Begriffe und grundlegende Informationen

Zur Unfallversicherung sind Unternehmer melde- und beitragspflichtig. Der Unternehmer ist eine organisatorische und rechtliche Einheit mit und ohne Arbeitnehmer.

Hinweis: Im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung kann der Begriff des Unternehmers mit dem Begtriff des Arbeitgebers (AG) gleich gesetzt werden.

Begriffe bzgl. der Kommunikation zwischen AG und Berufsgenossenschaft:

Die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Beschätigungsbetriebs ist die Betriebsnummer des AG, bei Konzernen die Betriebsnummer der Zentrale.
Die Betriebsnummer der die Abrechnung durchführenden Stelle beschreibt den Ort, an dem die Lohnunterlagen geführt werden. Das kann die AG-Betriebsnumer oder die Betriebsnummer des Steuerberaters sein. Es ist nicht die Betriebsnummer des Rechenzentrums eines Lohndienstleisters.
Die Betriebsnummer des UV-Trägers ist die Betriebsnummer der für den AG zuständigen Berufsgenossenschaft.
Die Mitgiedsnummer des Unternehmens wird vom UV-Träger vergeben und dem AG schriftlich mitgeteilt.
Die vorgenannten vier Informationen legen eine meldende Stelle für den elektronischen Lohnnachweis fest.
Mehrere meldende Stellen eines AG werden durch eine laufende Nummer unterschieden. In der Praxis haben AG häufig mehrere meldende Stellen, weil die Geschäftsführung bei einem Lohndienstleister und die weiteren Beschäftigten im Haus abgerechnet werden. Es bestehen dann zwei meldende Stellen, die durch die laufende Nummer unterschieden werden.

Die Kombination von meldender Stelle und laufender Nummer ist dann die eindeutige Festlegung für die Kommunikation zwischen AG und Berufsgenossenschaft im UV-Meldeverfahren.

Weitere Begriffe im UV-Meldeverfahren:

Im UV-Meldeverfahren werden die Meldungen für ein Kalenderjahr als Vorgang bezeichnet und durch eine eindeutige Vorgangs-ID gekennzeichnet.
Der UV-Träger gibt dem AG den Beitragsmaßstab vor. Mit dem Beitragsmaßstab legt der UV-Träger fest, welche Informationen zur Beitragsberechnung im elektronischen Lohnnachweis anzugeben sind.
1. Beitragsmaßstab 1: Beitragsberechnung nach Entgelt
2. Beitragsmaßstab 2: Beitragsberechnung nach Sollstunden
3. Beitragsmaßstab 3: Beitragsberechnung nach der Anzahl der Beschäftigten
4. Beitragsmaßstäbe 4 - 6: Sonderregelungen, es wird kein elektronischer Lohnnachweis erwartet.

Die Berechtigung zur elektronischen Kommunikation mit dem für das Unternehmen zuständigen UV-Träger wird durch eine PIN sichergestellt. Die PIN wurde allen Unternehmen schriftlich vom UV-Träger im Jahr 2016 zugesendet. Neue PIN müssen vom Unternehmen beim zuständigen UV-Träger beantragt werden.

Prozeßschritte

Der (Melde-) Vorgang zur Abgabe des elektronischen Lohnachweises ist in den Meldungsstatus von HUP Comet PA integriert.

Mit dem Programm UV-Stammdaten-Abruf / -Verarbeitung | Anmeldung Lohnachweis werden vom AG die UV-Stammdaten angefordert und die Rückmeldung des UV-Trägers verarbeitet. Mit dem Programm Elektronischer Lohnnachweis wird der Lohnnachweis für den UV-Träger erstellt.

Der elektronische Lohnachweis erfordert pro Kalenderjahr drei Prozeßschritte:

Vor der Abrechnung Januar erstellt der AG die Anforderung der UV-Stammdaten. Für den erstmaligen UV-Stamdatenabruf werden die Betriebsnummer des UV-Trägers, die Mitgliedsnummer des AG und die PIN in HUP Comet PA im Programm Gefahrentarife auf dem Arbeitsblatt UV-Träger erfasst. Ausserdem sind die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle und die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Stelle einzutrasgen. In den Folgejahren werden diese Informationen aus dem Vorjahr übernommen.

Mit dem Button Starten Vorgang / Stammdatenabruf wird die Anforderung der UV-Stammdaten erstellt und über den SV-Daten-Ausgang an den UV-Träger versendet.
Der UV-Träger liefert im Stammdatendienst der UV die UV-Stammdaten zurück. Die Anwort des UV-Trägers wird in den SV-Daten-Eingang eingestellt und verarbeitet. Danach werden die UV-Stammdaten im Programm Gefahrentarife angezeigt. Mit dem Button Verarbeiten werden die Informationen übernommen und aktivieren damit den Vorgang für das Abrechnungsjahr.
Irrtümlich erstellte Stammdatenabrufe werden mit dem Button Stornierung zurückgenommen.
elektronischer Lohnnachweis

Bei der Rein-Rechnung wird für den vorher angelegten Vorgang ein Lohnnachweis erzeugt.

Im Meldungs-Status erscheint eine rote Ampel für die neue Sektion „Elektronischer Lohnnachweis“.

Über die Taste [Start] in dieser Sektion gelang man in den Dialog „Elektronischer Lohnnachweis“.

Mittels der Taste [Daten-Prüfung] kann man den angelegten Nachnachweis im aktuellen Mandanten einer Vorprüfung unterziehen.

Mittels der Taste [Global-Daten-Prüfung] werden alle Mandanten nach generierten Lohnnachweisen durchsucht, geprüft und im Ausgabereich bereitgestellt.

Anschließend kann die Melde-Datei geschrieben werden.

Das Schreiben der Meldedatei wird protokolliert.

Bei Rückrechnungen ins Vorjahr ist es möglich, dass ein neuer Lohnnachweis generiert wird. In diesem Fall erstellt das Programm automatisch einen Storno- und einen neuen Lohnnachweis-Meldesatz.

Unter besonderen Umständen kann es erforderlich sein, einen Lohnnachweis abrechnungsunabhängig zu erstellen.

In diesem Fall ist zuerst das Melde-Jahr und anschließend ein Melde-Grund auszuwählen. Dabei bedeutet:

Standardmeldung

UV01 Umlagelohnnachweis

Meldung bei Einstellung oder Beendigung

UV05 Lohnnachweis bei Einstellung des gesamten Unternehmens oder

Änderung der formellen Zuständigkeit für selbiges

UV06 Lohnnachweis bei Beendigung einer meldenden Stelle

Meldung aus sonstigen Gründen

UV08 Lohnnachweis bei Insolvenzverfahren

Anschließend wird die Taste [Lohnnachweis erzeugen] betätigt.

Für die Erstellung und den Versand der Lohnnachweise können einige Optionen gewählt werden:

Test-Sendung: Die Melde-Datei wird als Testdatei erstellt.
Datei automatisch erzeugen: Nach der erfolgreichen [Global-Daten-Prüfung] wird automatisch sofort die Meldedatei geschrieben.
Nur diesen Mandanten melden: Bei der [Global-Daten-Prüfung] wird nur der aktuelle Mandant berücksichtigt.
Prüfung Vollständigkeit Rechnung: Beim [Lohnnachweis erzeugen] wird geprüft, ob bereits der Dezember gerechnet wurde.

Über die Taste [Versendete Lohnnachweise] gelangt man zu einer Übersicht, in der alle für den aktuellen Mandanten erstellten Lohnnachweise dargestellt werden.

Um das Journal für einen Lohnnachweis zu erhalten, ist die Taste [Drucken] zu betätigen.

Januar 2017 und Folgejahre

Im Januar jeden neuen Jahres wird die Ampel „UV-Stammdaten-Abruf | Anmeldung Lohnnachweis“ für jeden Mandanten auf ROT geschaltet.

Vor der Rein-Rechnung sind die neuen UV-Stammdaten abzurufen.

Dazu wird wieder der Gefahrtarif-Stamm aufgerufen. Beim Aufruf wird automatisch ein neuer Vorgang für jeden UV-Träger des aktuellen Mandanten angelegt.

Wichtig: Der Satz für den neuen Vorgang enthält das aktuelle Jahr (2017). Die lfd. Nr. muss aber dieselbe vom Vorjahr bleiben (hier: 7)!

Wie im Dezember 2016 ist dann der Vorgang zu starten, die Meldedatei zu versenden, die UV-Stammdaten im SV-Daten-Eingang zu empfangen und zuletzt im Gefahrtarif-Stamm zu verarbeiten.

Elektronischem Lohnnachweis in Comet PA

Der Gesetzgeber verlangt ab dem Jahr 2016 die elektronische Übermittlung der Lohnnachweise.

Gesetzliche Grundlagen

§§ 99 bis 103 SGB IV (i. d. ab 01.01.2017 geltenden Fassung)

§ 28a Abs. 2a SGB IV

Gemeinsame Grundsätze § 103 SGB IV

Gemeinsame Grundsätze § 28b SGB IV

Verfahrensbeschreibung zum elektronischen Lohnnachweis an die Unfallversicherung (VB-LN

Zu diesem Zweck wird allen Unternehmen bis Ende November 2016 von ihren zuständigen UV-Trägern schriftlich eine PIN mitgeteilt.

Anmeldung zum elektronischem Lohnnachweis / Abruf der UV-Stammdaten

Die Übermittlung der Lohnnachweise beginnt mit einer elektronischen Anmeldung, was gleichzeitig den Abruf der für das Unternehmen gültigen UV-Stammdaten (Gefahrtarife) bedeutet.

Mit der Öffnung dieses Verfahrens bei den Datenannahmestellen wird auch in Comet PA das Modul freigeschaltet.

Im Meldungs-Status erscheint eine rote Ampel für die neue Sektion „UV-Stammdaten-Abruf / -Verarbeitung | Anmeldung Lohnnachweis“.

Über [Start] gelangt man den Stamm der Gefahrtarife auf die Seite [UV-Träger].

Hier ist die neue Tabelle der Vorgänge der UV-Stammdaten-Abrufe angesiedelt. Es ist erforderlich, dass ab 2016 für jedes Jahr ein Abruf ausgelöst wird, ab 2017 bereits vor der Rechnung im Januar. Über diesen Abruf erhält jede Firma die ihr von der Unfallversicherung zugeteilten Gefahrtarifstellen.

Beim erstmaligen Abruf ist in dieser Tabelle die PIN einzutragen, die das Unternehmen vom UV-Träger schriftlich bekommen hat. Die übrigen Felder der Tabelle (Firma, UV-Träger, Mitglieds-Nr., Nr., Jahr) werden bereits automatisch gefüllt.

Durch Betätigung der Taste [Starten Vorgang / Stammdaten-Abruf] wird eine Meldedatei für den Abruf generiert, die im SV-Daten-Versand versendet werden kann.

Nach einer Wartezeit von mindestens 15 Minuten können im SV-Daten-Eingang mittels der Status-Abfrage die Antworten eingelesen werden.

Der Eingang „UV-Vorgang OK“ signalisiert die fehlerfreie Registrierung des UV-Vorgangs zum Melden des Lohnnachweises (für 2016).

Der Eingang „UV-Stammdaten“ enthält die (für 2016) zugeteilten Gefahrtarifstellen. Diese Datei muss verarbeitet werden.

Anschließend können beide Dateneingänge quittiert werden.

Die eingelesenen Gefahrtarifstellen sind nun im Stamm der Gefahrtarife auf der Seite [UV-Träger] sichtbar.

Der Vorgang hat den Status „bestätigt“ erhalten. In der Tabelle „Gemeldete Gefahrtarifstellen“ sind die Gefahrtarifstellen aufgelistet, die der UV-Träger dem Unternehmen zugeteilt hat.

Diese Daten müssen nun in die eigenen Gefahrtarife übernommen werden. Dazu ist zunächst die Taste [Verarbeiten] zu betätigen.

Danach wird ein Protokoll angezeigt.

In diesem Protokoll wird angezeigt, dass die 2 vorhandenen Gefahrtariftstellen weiter gültig sind. Die bereits vorhandenen Gefahrtarife werden lediglich verlängert, weitere Aktivitäten sind nicht notwendig.

Im folgenden Beispiel werden 2 bestehende Gefahrtarifstellen beendet und zwei neue zugeteilt.

Hier müssen die Gefahrtarife manuell bearbeitet werden. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, auch die alten Gefahrtarife (im Beispiel „GTB“ und „GTS“) zu beendet und mit „GT4“ und „GT5“ fortzufahren. Hier wäre jeweils ein neuer Satz für „GTB“ und „GTS“ zu empfehlen, da dann den Beschäftigten nicht neue Gefahrtarife zugeordnet werden müssen.

Eine Firma verteilt auf mehrere Mandanten

Ist eine Firma auf mehrere Mandanten verteilt, ist es nicht zwingend erforderlich, den Lohnnachweis in einer einzigen konsolidierten Meldung abzugeben. Stattdessen kann für jeden Mandanten eine getrennte Meldung erstellt werden.

Wichtig: In diesem Fall dürfen die Abrufe der UV-Stammdaten / Anmeldungen zum elektronischen nicht zeitgleich in mehreren Mandanten sondern nur nacheinander erfolgen! Also: erst wenn vom ersten Mandanten die UV-Stammdaten eingelesen wurden, darf für den nächsten Mandanten der Abruf gestartet werden. In diesem Fall wird beim Einlesen die lfd. Nummer des Vorganges jeweils um eins hochgezählt.

UV-Stammdaten-Abruf / Anmeldung zum elektronischen Lohnnachweis ab 2017

Während der Abruf der UV-Stammdaten für das Jahr 2016 rückwirkend im Dezember erfolgt, müssen die Abrufe ab 2017 jeweils vor der Januar-Rechnung jedes Jahres durchgeführt werden. Dazu ist jedes Jahr ein neuer Vorgang im Gefahrtarifstamm zu erstellen.

Wichtig: Bei den UV-Stammdaten-Abrufen in den Folgejahren ist die einmal zugeteilte lfd. Nr. aus erstmaligen Anmeldung stets wieder zu verwenden!

Mehrere UV-Träger in einer Firma

Sind innerhalb einer Firma mehrere UV-Träger zuständig, ist der UV-Stammdaten-Abruf / Anmeldung zum elektronischen Lohnnachweis für jeden UV-Träger separat erforderlich.

Wichtig: Die lfd. Nr. der Vorgänge beginnt dann für jeden UV-Träger mit 1!

Stornieren einer Anmeldung

Wurde ein UV-Stammdaten-Abruf / Anmeldung zum elektronischen Lohnnachweis versehentlich oder fehlerhaft durchgeführt, kann er mittels der Taste [Stornierung] zurückgenommen werden.

Generierung und Versand Lohnnachweise