Elektronischer Lohnnachweis

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Last updated: Juni 07, 2021 by Alexander Köster

Der Gesetzgeber verlangt ab dem Jahr 2016 die elektronische Übermittlung der Lohnnachweise an die Unfallversicherung. Die gesetzlichen Grundlagen sind in §§ 99 bis 103 SGB IV (i. d. ab 01.01.2017 geltenden Fassung),  § 28a Abs. 2a SGB IV und der  Verfahrensbeschreibung zum elektronischen Lohnnachweis an die Unfallversicherung (VB-LN) festgelegt.

Für die elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und Unfallversicherung wurde eine Annahmestelle bei der DGUV (Deutsche Gesetzliche UnfallVersicherung) eingerichtet. Die Datenübermittlung erfolgt nach den für die Sozialversicherung festgelegten Regelungen durch den Einsatz einer systemgeprüften Lohnsoftware, einer Übertragungssoftware für die elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und UV-Annahmestelle und der Verschlüsselung mit einem ITSG-Zertifikat.


Begriffe und grundlegende Informationen

Zur Unfallversicherung sind Unternehmer melde- und beitragspflichtig. Der Unternehmer ist eine organisatorische und rechtliche Einheit mit und ohne Arbeitnehmer.

Hinweis: Im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung kann der Begriff des Unternehmers mit dem Begriff des Arbeitgebers (AG) gleich gesetzt werden.

Begriffe bzgl. der Kommunikation zwischen AG und Berufsgenossenschaft:

  1. Die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebs ist die Betriebsnummer des AG, bei Konzernen die Betriebsnummer der Zentrale.
  2. Die Betriebsnummer der die Abrechnung durchführenden Stelle beschreibt den Ort, an dem die Lohnunterlagen geführt werden. Das kann die AG-Betriebsnummer oder die Betriebsnummer des Steuerberaters sein.
  3. Die Betriebsnummer des UV-Trägers ist die Betriebsnummer der für den AG zuständigen Berufsgenossenschaft.
  4. Die Mitgliedsnummer des Unternehmens wird vom UV-Träger vergeben und dem AG schriftlich mitgeteilt.
  5. Die vorgenannten vier Informationen legen eine meldende Stelle für den elektronischen Lohnnachweis fest.
  6. Mehrere meldende Stellen eines AG werden durch eine laufende Nummer unterschieden. In der Praxis haben AG häufig mehrere meldende Stellen, weil die Geschäftsführung bei einem Lohndienstleister und die weiteren Beschäftigten im Haus abgerechnet werden. Es bestehen dann zwei meldende Stellen, die durch die laufende Nummer unterschieden werden.

Die Kombination von meldender Stelle und laufender Nummer ist dann die eindeutige Festlegung für die Kommunikation zwischen AG und Berufsgenossenschaft im UV-Meldeverfahren.

Weitere Begriffe im UV-Meldeverfahren:

  1. Im UV-Meldeverfahren werden die Meldungen für ein Kalenderjahr als Vorgang bezeichnet und durch eine eindeutige Vorgangs-ID gekennzeichnet.
  2. Der UV-Träger gibt dem AG den Beitragsmaßstab vor. Mit dem Beitragsmaßstab legt der UV-Träger fest, welche Informationen zur Beitragsberechnung im elektronischen Lohnnachweis anzugeben sind.
    1. Beitragsmaßstab 1: Beitragsberechnung nach Entgelt
    2. Beitragsmaßstab 2: Beitragsberechnung nach Sollstunden
    3. Beitragsmaßstab 3: Beitragsberechnung nach der Anzahl der Beschäftigten
    4. Beitragsmaßstäbe 4 - 6: Sonderregelungen, es wird kein elektronischer Lohnnachweis erwartet.

3. Die Liste Beitragsabrechnung UV dokumentiert die Abrechnungen für die UV und stellt die Informationen zu Prüfzwecke zusammen.

Die Berechtigung zur elektronischen Kommunikation mit dem für das Unternehmen zuständigen UV-Träger wird durch eine PIN sichergestellt. Die PIN wurde allen Unternehmen schriftlich vom UV-Träger im Jahr 2016 zugesendet. Neue PIN müssen vom Unternehmen beim zuständigen UV-Träger beantragt werden.


Prozessschritte

Das Verfahren zur Abgabe des elektronischen Lohnachweises erfordert pro Kalenderjahr drei Prozessschritte:

  1. Mit der Anforderung der UV-Stammdaten beim UV-Träger vor der Abrechnung Januar wird das Verfahren durch den AG für das Abrechnungsjahr gestartet.
  2. Im Stammdatendienst der UV liefert der UV-Träger die UV-Stammdaten innerhalb weniger Stunden zurück.
  3. Nach der Dezemberabrechnung (oder in Sonderfällen früher) wird der elektronischer Lohnnachweis an den UV-Träger gesendet.

Die Prozessschritte sind im Meldungsstatus integriert.


Mit dem Programm UV-Stammdaten-Abruf / -Verarbeitung | Anmeldung Lohnachweis werden vom AG die UV-Stammdaten beim zuständigen UV-Träger angefordert und die Rückmeldung des UV-Trägers verarbeitet. Mit dem Programm Elektronischer Lohnnachweis wird der Lohnnachweis für den UV-Träger erstellt.

Anforderung der UV-Stammdaten:

Vor der Abrechnung Januar erstellt der AG die Anforderung der UV-Stammdaten. Für den erstmaligen UV-Stammdatenabruf werden die Betriebsnummer des UV-Trägers, die Mitgliedsnummer des AG und die PIN in HUP Comet PA im Programm Gefahrentarife auf dem Arbeitsblatt UV-Träger erfasst. Außerdem sind die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle und die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Stelle einzutragen. In den Folgejahren werden diese Informationen aus dem Vorjahr übernommen.


Mit dem Button Starten Vorgang / Stammdatenabruf wird die Vorgangs-ID bestimmt, die Anforderung der UV-Stammdaten erstellt und über den SV-Daten-Ausgang an den UV-Träger versendet. In HUP Comet PA wird die Vorgangs-ID aus einer Kombination von Mandantennummer, Betriebsnummer der Beschäftigungsstelle, dem Meldejahr und einer internen laufenden Nummer erstellt. Irrtümlich erstellte Stammdatenabrufe werden mit dem Button Stornierung zurückgenommen.

Der UV-Träger liefert im Stammdatendienst der UV die UV-Stammdaten zurück. Die Antwort des UV-Trägers wird in den SV-Daten-Eingang eingestellt und verarbeitet. Danach werden die UV-Stammdaten im Programm Gefahrentarife auf der Seite UV-Träger angezeigt. Mit dem Button Verarbeiten werden die Gefahrentarife aus den UV-Stammdaten in die eigenen Gefahrentarifstellen übernommen, auf der Seite Gefahrentarifstellen angezeigt  und der Vorgang wird für das Abrechnungsjahr aktiviert. Der Vorgang und alle Gefahrentarife erhalten dann eine Gültigkeit bis zum 31. Dezember des Abrechnungsjahres. Für die Beitragsmaßstäbe 4 bis 6 gilt eine Sonderregelung: die Gültigkeit ist unbeschränkt und das Meldeverfahren ist mit der Verarbeitung der UV-Stammdaten abgeschlossen, d.h. es werden keine elektronischen Lohnnachweise abgegeben.


Eine weitere Bearbeitung der Gefahrentarife ist abhängig von den bereitgestellten UV-Stammdaten auf der Seite der Gefahrentarifstellen erforderlich:

- Die Gültigkeit der bestehenden Gefahrentarife wurde verlängert: Dann ist Prozessschritt 2 abgeschlossen.

- Eine bestehender Gefahrentarif wurde geschlossen und durch einen neuen Gefahrentarif ersetzt: Mit der Filterauswahl alle im Menü der rechten Maustaste werden zusätzlich die abgeschlossenen Gefahrentarife angezeigt. In der Spalte Nr. werden die geschlossenen und neuen GT-Nummern angezeigt. Wenn die neue GT-Nummer durch die geschlossene GT-Nummer überschrieben wird, ist der Vorgang abgeschlossen.


Nach der Dezemberabrechnung (oder in Sonderfällen früher) wird der elektronischer Lohnnachweis im Meldungsstatus gestartet. Der Programmablauf entspricht dem Ablauf in den anderen SV-Meldeverfahren.


Ohne weitere Vorgaben wird der Lohnnachweis für den aktuellen Vorgang auf Basis der Vorgangs-ID erstellt. In Sonderfällen kann das Vorjahr durch die Vorgabe der Vorgangs-ID berichtigt werden. Weitere Sonderfälle betreffen den Meldegrund. Der Standardfall UV01 entspricht dem Lohnnachweis für das Abrechnungsjahr bzw. ab dem Gültigkeitsbeginn der UV-Stammdaten. Sonderfälle in den Meldegründen sind:

UV05 für Einstellung des vollständigen Betriebs

UV06 für Beendigung einer meldenden Stelle, d.h. mindestens eine der vier Informationen wird geändert, die eine meldende Stelle festgelegen.

UV08 für Insolvenzen

Aus dem Zusammenhang von Vorgangs-ID und Gültigkeitszeiträumen der UV-Stammdaten wird der UV-Meldegrund maschinell bestimmt. Die Beitragsabrechnung UV wird mit dem Druckersymbol erstellt.