DSGVO

1. Umfang der Änderungen in COMET PA

Dem Anwender wird ein Menüpunkt zur Verfügung gestellt, wo er Personen innerhalb einer Installation nach bestimmten Kriterien mandantenübergreifend suchen kann.
Dem Anwender wird ein Menüpunkt zur Verfügung gestellt, mit dem er Daten in COMET PA fristgerecht Daten löschen und ggf. Personen vom Löschen ausschließen kann.
Dem Anwender wird ein Report zur Verfügung gestellt, auf dem alle relevanten Daten, die zu einem Personenkonto gespeichert sind, ausgegeben werden können

2. Beschreibung des Umfang der Anpassungen

a) Löschen von Mandanten / Mandanten-Restdaten

Mandant ist im Mandantenstamm nicht mehr vorhanden
ggf. noch in der COMET - Installation vorhandene Restdaten werden automatisch entfernt
--> Löschen der kompletten Mandanten-Verzeichnisse ( flohn\fl????\*.* und fcom\fc????\*.* )
--> prüfen, ob noch Datensätze nicht mehr vorhandener Mandanten in Systemdateien vorhanden sind, diese werden gelöscht

b) Vorarbeiten

Der Lohnbuchhalter informiert sich über die inhaltlichen und rechtlichen Punkte der DSGVO und leitet für seine Lohnbuchhaltung die notwendigen Schritte ab.
COMET PA stellt Ihnen die notwendige Funktionalität zur Verfügung.
Bitte beachten Sie, welche Aufbewahrungsfristen gelten. Berücksichtigen Sie ggf. offene gerichtliche Verfahren, BAV-Verträge, Arbeitszeitkonten und ähnliches.

c) Löschen von Daten in Tabellen - Festschreibung des Umfanges

COMET PA ermittelt unter Berücksichtigung des Sperrkennzeichens im Personalstamm alle Personen pro Mandant, für die die Daten entsprechend der Aufbewahrungsfristen bereinigt werden können.
Es folgt anschließend ein kaskadierendes Löschen (auch im System + Mitarbeiterportal + Personalkostenplanung + Datenablage) der Arbeitnehmer in COMET PA.

d) Ändern von Daten in Tabellen

Es werden keine Daten in aktuellen Zeiträumen verändert, gelöscht oder anonymisiert

e) Löschen von kompletten Pfaden, von COMET PA erzeugten Exportdaten und temporärer Userverzeichisse

Löschen (veralteter) kompletter Pfade
<Verzeichnis COMET PA>\flohn\Elster\*.* incl. aller Daten in Unterverzeichnissen

Löschen von einzelnen Dateien, Bereinigung leerer Unterverzeichnisse
(*.xml, *.pdf, *.rtf, *.exp, *.csv, *.txt) mit Erstellungsdatum kleiner der Aufbewahrungsfrist lt. DSGVO

1. <Verzeichnis COMET PA>flohn\Belege\*.xml
2. <Verzeichnis COMET PA>flohn\Coala\Daten\Dokumente\*.pdf
3. <Verzeichnis COMET PA>flohn\Coala\Daten\Protokolle\*.rtf
4. <Verzeichnis COMET PA>flohn\Coala\Daten\Transfer\*.xml
5. <Verzeichnis COMET PA>flohn\Export\*.exp
6. <Verzeichnis COMET PA>flohn\Import\*.exp
7. <Verzeichnis COMET PA>flohn\RehaDat\Schnittstelle\yyyy\M*\*.csv
8. <Verzeichnis COMET PA>flohn\RehaDat\Schnittstelle\yyyy\M*\*.txt
9. <Verzeichnis COMET PA>flohn\Core\Daten\*.txt
10. <Verzeichnis COMET PA>flohn\Core\Daten\*.xml
11. <Verzeichnis COMET PA>flohn\GdPDU\*.*
12. <Verzeichnis COMET PA>flohn\DLS\*.*
13. <Verzeichnis COMET PA>flohn\Datenimport\*.*
14. <Verzeichnis COMET PA>flohn\DaKoTa_AG\Daten\Sicherung\*.*
15. <Verzeichnis COMET PA>flohn\DaKoTa_AG\Daten\Entschlüsseln\Ausgang\*.*
16. <Verzeichnis COMET PA>flohn\DaKoTa_AG\Daten\Entschlüsseln\Eingang\*.*
Es werden seitens COMET keine Daten gelöscht, welche von externen Programmen erzeugt wurden.

g) Löschen von Archiven

entfällt, da das Archivieren in COMET FI nicht zum Lieferumfang gehört

3. Umsetzung in COMET FI

In COMET FI gibt es einen neuen Menüpunkt DSGVO.

Welche Vorbereitungen sind zu treffen?

Überprüfen Sie, ob alle Jahresabschlussarbeiten für die zu löschenden Zeiträume durchgeführt sind - z.B. Umbuchung des Jahresüberschuss / Fehlbetrag.
Anlegen eines Zwischenkontos (DSGVO) im Kontenrahmen. Dieses Zwischenkonto hat folgende Eigenschaften.
Ggf. ändern Sie den vorgegeben Text für Buchungs- und Zusatztext.
Mit dem Buchungsjahr geben Sie vor, bis zu welchem Zeitpunkt sie alle Daten löschen wollen. Die Eröffnungsbuchungen werden mit Buchungsdatum 01.01. des Folgejahres erzeugt.
Bei der EDV nachfragen, ob die letzte Datensicherung der Datenbank korrekt erstellt wurde.
Alle Mitarbeiter sind abgemeldet.

4. Menüpunkt DSGVO ausführen

Mit der Funktion F8 (Daten lt. DSGVO löschen) beginnt der eigentlich Vorgang der Bereinigung der COMET FI - Daten.

Der darauf folgende Hinweis ist zu bestätigen, und die anschließende Frage korrekt zu beantworten.

Bei Auswahl <Ja> beginnt der eigentliche Vorgang. Dauer ist abhängig von der Größe der Buchhaltung - Zeiträume von 10 min bis ca. 3 Stunden sind möglich.

Im rechten Fenster läuft die Protokollierung; ein Stoppen oder Abbrechen des Vorganges ist jetzt nicht mehr möglich.

Ermittlung der Salden per 01.01.
Sicherheitskopie der zu bereinigenden Tabellen
Eröffnungsbuchungen erzeugen
Logdatei bereinigen
Importlogdatei bereinigen...
Historie bereinigen...
Kalkulatorische Kosten bereinigen...
Kumulationdatei bereinigen...
Kumulationdatei (Dimension) bereinigen...
Budgetplanung bereinigen...
Kostentabelle bereinigen...
Buchungsjournal bereinigen...
Buchungsjournal (KLR) bereinigen...
Buchungsjournal (gy) bereinigen...
OP-Liste bereinigen...
Überweisungsdatei bereinigen...
Änderungslogprotokoll bereinigen...
Monatsabschluss bereinigen...
Serverlogprotokoll bereinigen...
Banküberweisungen bereinigen...
Adressdatei bereinigen...
Bankverbindungen bereinigen...
Personenkonten bereinigen...
Kontenstamm bereinigen...
Bearbeiterrechte bereinigen...
Bearbeitertabelle bereinigen...
Buchungsperiode freigeben...
Journalisieren...
Buchungsperiode Freigabe beenden...
Salden neu berechnen...
Abschlusskennzeichen im Buchungsjahr setzen...
Physisches Löschen der unter 2e) und 2f) beschriebenen Dateien

Mit folgender Meldung ist die Bereinigung der Daten abgeschlossen,

5. Personenkontenstammblatt

Menüpunkt: Drucklisten - Stammdaten - Personenkonten finden Sie einen Report, welcher übersichtlich alle gespeicherten Stammdaten zum ausgewählten Personenkonto ausgibt.

6. Umgang mit Kennworten

Zugangsdaten Datenbank - verschlüsselt gespeichert im Verzeichnis COMET FI

Anmeldung an COMET FI mit user / Passwort, Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert der COMET FI - Datenbank