Buchungsschlüssel

Aktuell kann es notwendig sein, Buchungsschlüssel für einen definierten Zeitraum abzugrenzen. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter den Kurzanleitungen (Befristete Senkung der Mehrwertsteuer - Umsetzung in comet PA).

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Allgemeines:

Übersicht über alle definierten Buchungsschlüssel

Die Buchungsschlüssel werden in den Lohnarten hinterlegt. Über eine Bedingung, z. B. Personalart "GF", wird die Verbuchung ein und derselben Lohnart auf verschiedene Konten gesteuert.

Es werden dabei unterschieden:

- Bruttolohnarten: Aufwandskonto gegen Verrechnungskonto /L/G

- Nettolohnarten: Verrechnungskonto /L/G gegen Verbindlichkeitskonto

- AG-Lohnarten: Aufwandskonto gegen Verbindlichkeitskonto

Bruttolohnarten werden auf ein sogenanntes Verrechnungskonto zwischengebucht und von dort auf die Verbindlichkeitskonten

- Personal

- Krankenkassen

- Finanzamt

- VWL

umgebucht und können überwiesen werden. Alles, was der Arbeitnehmer zu erhalten hat, ist demzufolge über das Verrechnungskonto zu verbuchen. AG-Lohnarten sind die AG-Anteile SV und die pauschale Lohnsteuer. Eine Sonderstellung nehmen die Lohnbestandteile ein, die lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig sind, aber keine Geldform haben. Dazu gehören u. a. Sachbezüge und geldwerte Vorteile. Mit dem Kauf dieses Programms erhalten Sie eine Standardauswahl der Buchungsschlüssel mit geliefert. Die Buchungsschlüssel, die Sie nicht benötigen, brauchen Sie nicht mit Konten zu versehen. Sollten Sie weitere benötigen, können Sie diese neu anlegen. Wir sind Ihnen auch gern bei der Einrichtung behilflich. Bei der FIBU-Übergabe wird ein Protokoll erstellt, auf dem die Verbuchung ersichtlich wird. Im Normalfall ist auf dem Verrechnungskonto die Summe der Sollbuchungen gleich der Summe der Habenbuchungen, so dass das Verrechnungskonto den Saldo "0" hat.

Schaltflächen und Funktionstasten

  [F4] Import

  [F5] Kopieren

Zum Blättern in der Tabelle, zum Einfügen und Löschen von Datensätzen und zum Bestätigen von Eintragungen stehen die Schaltflächen auf dem Bildschirm rechts oben (Navigator) zur Verfügung.

Bearbeitung

Die Buchungsschlüssel steuern die Aufbereitung der Ergebnisse der Lohn- / Gehaltsrechnung für die Übergabe in die Finanzbuchhaltung einschließlich Buchungsbeleg. Auch auf die Gestaltung der Kostenlisten haben die Buchungsschlüssel Einfluss. Entsprechend des bei der Installation gewählten Kontenrahmens sind einige Standard-Buchungsschlüssel angelegt. Über die Import-Funktion kann auch nach der Installation noch auf einen anderen Kontenrahmen gewechselt werden, wenn noch keine Abrechnung erfolgt ist. Sie benötigen dazu die Installations-CD.

Zum Einrichten der Buchungsschlüssel gehen Sie wie folgt vor:

In den Lohnarten (siehe Punkt Stammdaten - Lohnartenstamm) ist der Verweis auf die entsprechenden Buchungsschlüssel hinterlegt. Je nach Anforderung durch die Buchhaltung kann die Anzahl der zu bildenden Buchungssätze angepasst werden. Es können z.B. mehrere Lohnarten zu einem Buchungsschlüssel zusammengefasst werden. Sie können aber auch für eine Lohnart mehrere Buchungssätze erzeugen. In diesem Fall legen Sie für den Buchungsschlüssel noch Art und Bedingung fest; der Buchungsschlüssel steht dann Mehrfach in der Tabelle. Sie können so z.B. das Brutto getrennt für Lohn-/Gehaltsempfänger und Azubis verbuchen lassen.

Die mitgelieferte Tabelle ist mit Standardvorgaben belegt, die Ihnen das Prinzip verdeutlichen. Für jeden Satz in der Buchungsschlüsseltabelle legen Sie noch Konto/Gegenkonto, Buchungstext sowie Kostenstelle und Kostenträger fest. Wollen Sie neue Buchungsschlüssel anlegen nachdem schon mindestens ein ReinRechenlauf erfolgt ist, nutzen Sie dazu die Kopierfunktion. Sie positionieren dazu den Mauszeiger auf den Buchungsschlüssel, der bisher verwendet wurde und können dann den neuen Buchungsschlüssel festlegen.

Legen Sie einen neuen Buchungsschlüssel an, nachdem bereits ein Rein-Rechenlauf erfolgt ist, positionieren Sie den Mauszeiger auf den Buchungsschlüssel, der bisher für diese Lohnart verwendet wurde. Beim Kopieren werden alle Bedingungen aus diesem Buchungsschlüssel übernommen.

Nur über die Kopierfunktion wird gewährleistet, dass bei Rück-Rechnungen eine exakte Verbuchung erfolgt.

Festlegung Konto/Gegenkonto

Die Verrechnung erfolgt generell über ein Verrechnungskonto (in der Standardvorgabe 9999). Der Wert dieses Verrechnungskontos muss nach erfolgter Verbuchung 0 betragen. Die Verbuchung wird mit dem Rein-Rechenlauf vorgenommen. Als Verrechnungskonto wird das Gegenkonto aus dem ersten Buchungsschlüssel „BRUTTO" angesehen. Dieses Konto wird unterhalb der Tabelle zur Kontrolle angezeigt.

Buchungsschema zur Verbuchung der Zahlung Lohn/Gehalt

Das Prinzip der Verbuchung soll das nachfolgende Schema verdeutlichen:

Bearbeitung der Tabelle Buchungsschlüssel

Die Felder in der Tabelle können Sie mit den Cursortasten bzw. der Maus anwählen und editieren. Wollen Sie einen neuen Buchungsschlüssel aufnehmen, klicken Sie die Schaltfläche [+] an bzw. benutzen die Taste [Einfg]. Der Cursor steht in einer neuen Zeile, in die Sie die entsprechenden Werte eingeben. Für den Buchungsschlüssel können Sie 10 beliebige Zeichen verwenden. Benötigen Sie eine weitere Unterscheidung Ihrer Buchungsschlüssel über Art und Bedingung, setzten Sie sich bitte mit dem Service in Verbindung. Wir werden Ihnen dann bei der Formulierung behilflich sein.

Übernahme Buchungsschlüssel aus einem anderen Mandanten

Nach Neuanlage eines Mandanten, können Sie die Buchungsschlüssel aus einem anderen Mandanten importieren, wenn nicht die angezeigten Buchungsschlüssel verwendet werden sollen.

Dazu steht die Taste

 zur Verfügung. Nach Aufruf wird ein Auswahlfenster für das Verzeichnis der Importdateien (Buchungsschlüssel und Kontenrahmen) angezeigt.

Sie wählen das gewünschte Verzeichnis aus und können die Übernahme starten.

Hinweis: Bitte die Übernahme der Buchungsschlüssel vor der ersten Rein-Rechnung durchführen.

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