Erstattungsanträge von Arbeitgeberaufwendungen sind ab 2011 nur noch elektronisch abzugeben.
Das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) regelt, dass Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen die Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung bei Krankheit der Arbeitnehmer bzw. die Aufwendungen für Mutterschaft und Schwangerschaft – teilweise – ersetzt bekommen. Die Aufwendungen im Krankheitsfall werden über die „U1“, die Aufwendungen für Mutterschaft und Schwangerschaft über die „U2“ erstattet. Damit ein Arbeitgeber die Aufwendungen erstattet bekommt, ist hierfür ein Antrag (Antrag auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen" AAG-Antrag") erforderlich, welcher bei der zuständigen Krankenkasse gestellt werden muss.
Seit dem 01.01.2011 ist die elektronische Übermittlung für die Arbeitgeber verpflichtend; eine andere Form der Übermittlung ist nicht mehr möglich.
Die Grundsätze für den Datenaustausch des Antrags auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz wurden am 27.05.2009 durch den Spitzenverband Bund der Gesetzlichen Krankenkassen festgelegt. In diesen Grundsätzen werden der Übertragungsweg, die Verfahrensdetails und der Aufbau der Datensätze beschrieben bzw. geregelt.
Die Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sind an die Datenannahmestelle der Krankenkasse, bei dem der Arbeitnehmer, für den die Erstattung geltend gemacht wird, krankenversichert ist, durch eine verschlüsselte und gesicherte Datenübertragung zu übermitteln. Bei privat versicherten Arbeitnehmern sind die Anträge an die Einzugsstelle zu übermitteln, an die die Renten- und/oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden. Die Datenstelle der Minijob-Zentrale ist für geringfügig Beschäftigte (400-Euro-Beschäftigte bzw. kurzfristig Beschäftigte) zuständig. Die landwirtschaftlichen Krankenkassen nehmen an dem AAG-Erstattungsverfahren nicht teil.
Nachdem ein Datensatz an die zuständige Datenannahmestelle übermittelt wurde, werden die Daten geprüft. Sofern der Datensatz fehlerfrei ist, wird dieser an die Krankenkassen zur Bearbeitung weitergeleitet. In dem Fall, dass die Daten fehlerhaft sein sollten, erhält der Arbeitgeber von der Datenannahmestelle eine Rückmeldung entweder per Post oder per verschlüsselter E-Mail. Der Arbeitgeber muss den berichtigten/korrigierten Datensatz dann erneut übermitteln.
Sofern ein Arbeitgeber es wünscht, kann auch bei einer fehlerfreien Übermittlung der Datensätze eine Eingangsbestätigung von der Datenannahmestelle erfolgen. Diese Bestätigung erfolgt ausschließlich per E-Mail.
Wie in der Vergangenheit auch, können die einem Arbeitgeber nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz zustehenden Erstattungen entweder direkt erstattet, alternativ mit der nächsten Beitragszahlung verrechnet werden.