1. Umfang der Änderungen in COMET FI
- Dem Anwender wird ein Menüpunkt zur Verfügung gestellt, mit dem er Daten in COMET FI fristgerecht löschen kann.
- Dem Anwender wird ein Report zur Verfügung gestellt, auf dem alle Daten, die zu einem Kreditor / Debitor gespeichert sind, ausgegeben werden können.
2. Beschreibung des Umfang der Anpassungen
a) Löschen von Mandanten / Mandanten-Restdaten
- nicht notwendig (Diese Funktion ist bereits im Service-Programm enthalten und kann von jedem Anwender mit Admin-Rechten ausgeführt werden.)
b) Vorarbeiten
- Da COMET FI die Daten jahresübergreifend speichert und einen Jahresabschluss nicht zwingend vorschreibt, müssen vor dem Löschen von Buchungsperioden automatisch die Eröffnungsbuchungen für das neue Startbuchungsjahr erzeugt werden.
c) Löschen von Daten in Tabellen - Festschreibung des Umfanges
- Kaskadierendes Löschen aller Buchungen mit Buchungsdatum < neuem Startbuchungsjahr
- Kaskadierendes Löschen aller Personenkonten, für welche keine Buchungen mehr im System vorhanden sind
- Kaskadierendes Löschen aller ausgeglichenen OP mit Buchungsdatum < neuem Startbuchungsjahr
d) Ändern von Daten in Tabellen
- Es werden keine Daten in aktuellen Zeiträumen verändert, gelöscht oder anonymisiert
e) Löschen von kompletten Pfaden, von COMET FI erzeugten Exportdaten und temporären Userverzeichnissen
- Löschen aller GdPDU Daten mit Zeitraum < neuem Startbuchungsjahr
- Löschen aller nicht mehr aktiven Userverzeichnisse CometFI\User\username\*.*
--> Löschen aller leeren Unterverzeichnisse
f) Löschen von Dateien in Unterverzeichnissen von COMET FI
- ohne Unterverzeichnisse
- Löschen aller Dateien (*.*) mit Erstellungsdatum < neuem Startbuchungsjahr in folgenden Pfaden
Löschen CometFI\Coala\Daten\Dokumente\*.pdf
- Es handelt sich bei diesen Daten um von COMET FI erzeugte Protokolldateien.
- incl. Unterverzeichnisse
- Löschen CometFI\Coala\Daten\M???\yyyy\*.*
- Löschen CometFI\ZM\Daten\M???\yyyy\*.*
- Es handelt sich bei diesen Daten um von COMET FI erzeugte XML-Dateien, welche mittels ELSTER / COALA an das Finanzamt übertragen wurden
g) Löschen von Archiven
- entfällt, da das Archivieren in COMET FI nicht zum Lieferumfang gehört
3. Umsetzung in COMET FI
In COMET FI gibt es einen neuen Menüpunkt DSGVO.
Welche Vorbereitungen sind zu treffen?
- Überprüfen Sie, ob alle Jahresabschlussarbeiten für die zu löschenden Zeiträume durchgeführt sind - z.B. Umbuchung des Jahresüberschuss / Fehlbetrag.
- Anlegen eines Zwischenkontos (DSGVO) im Kontenrahmen. Dieses Zwischenkonto hat folgende Eigenschaften.
- Ggf. ändern Sie den vorgegeben Text für Buchungs- und Zusatztext.
- Mit dem Buchungsjahr geben Sie vor, bis zu welchem Zeitpunkt sie alle Daten löschen wollen. Die Eröffnungsbuchungen werden mit Buchungsdatum 01.01. des Folgejahres erzeugt.
- Bei der EDV nachfragen, ob die letzte Datensicherung der Datenbank korrekt erstellt wurde.
- Alle Mitarbeiter sind abgemeldet.
4. Menüpunkt DSGVO ausführen
Mit der Funktion F8 (Daten lt. DSGVO löschen) beginnt der eigentliche Vorgang der Bereinigung der COMET FI - Daten.
Der darauf folgende Hinweis ist zu bestätigen, und die anschließende Frage korrekt zu beantworten.
Bei Auswahl <Ja> beginnt der eigentliche Vorgang. Die Dauer ist abhängig von der Größe der Buchhaltung - Zeiträume von 10 min bis ca. 3 Stunden sind möglich.
Im rechten Fenster läuft die Protokollierung; ein Stoppen oder Abbrechen des Vorganges ist jetzt nicht mehr möglich.
- Ermittlung der Salden per 01.01.
- Sicherheitskopie der zu bereinigenden Tabellen
- Eröffnungsbuchungen erzeugen
- Logdatei bereinigen
- Importlogdatei bereinigen
- Historie bereinigen
- Kalkulatorische Kosten bereinigen
- Kumulationsdatei bereinigen
- Kumulationsdatei (Dimension) bereinigen
- Budgetplanung bereinigen
- Kostentabelle bereinigen
- Buchungsjournal bereinigen
- Buchungsjournal (KLR) bereinigen
- Buchungsjournal (gy) bereinigen
- OP-Liste bereinigen
- Überweisungsdatei bereinigen
- Änderungslogprotokoll bereinigen
- Monatsabschluss bereinigen
- Serverlogprotokoll bereinigen
- Banküberweisungen bereinigen
- Adressdatei bereinigen
- Bankverbindungen bereinigen
- Personenkonten bereinigen
- Kontenstamm bereinigen
- Bearbeiterrechte bereinigen
- Bearbeitertabelle bereinigen
- Buchungsperiode freigeben
- Journalisieren
- Buchungsperiode Freigabe beenden
- Salden neu berechnen
- Abschlusskennzeichen im Buchungsjahr setzen
- Physisches Löschen der unter 2e) und 2f) beschriebenen Dateien
Mit folgender Meldung ist die Bereinigung der Daten abgeschlossen,
5. Personenkontenstammblatt
Menüpunkt: Drucklisten - Stammdaten - Personenkonten finden Sie einen Report, welcher übersichtlich alle gespeicherten Stammdaten zum ausgewählten Personenkonto ausgibt.
6. Umgang mit Kennworten
Zugangsdaten Datenbank - verschlüsselt gespeichert im Verzeichnis COMET FI
Anmeldung an COMET FI mit user / Passwort, Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert der COMET FI - Datenbank