Die Debitorenbuchführung informiert den Unternehmer über den Stand seiner Forderungen, denn der für jeden Kunden im Geschäftsjahr entstandene Geschäftsverkehr wird auf dem Personenkonto gesondert ausgewiesen. In der Debitorenbuchführung werden keine langfristigen Forderungen ausgewiesen, sondern nur solche, die zum Umlaufvermögen zählen. Die Debitorenbuchführung zählt zu den handels- und steuerrechtlichen Mindestanforderungen, die jede kaufmännische Buchhaltung erfüllen muss. Aber nicht nur aus rechtlichen Gründen allein, ist eine Debitorenbuchführung unerlässlich, sondern sie hat für den Betriebsablauf wichtige Bedeutung:
- ständiger Überblick über Forderungen gesamt, die Einzelpositionen der
Schuldner sowie die Begleichung der Außenstände
- Auswirkung der Forderungen auf die Liquidität
- Gewährleistung des Mahnverfahrens und des Einzugs überfälliger Posten
- Abstimmung der Debitorenkonten mit dem Forderungskonto in der
Finanzbuchhaltung zum Stichtag
Im Verzeichnis Debitoren finden Sie die im Programm möglichen Bearbeitungsvarianten für die OP-Verwaltung im Forderungsbereich. Dazu gehören:
Einzelverwaltung der Debitoren / offene Posten / ausgeglichene Posten
Sonderausziffern (je nach Lizenz)
Ein schnell reagierendes, wirksames und dennoch kundenorientiertes Forderungsmanagement hat heute größte Bedeutung. Ziel ist es, eine ständig verfügbare Transparenz der Kundensituation und damit die Senkung von Forderungsverlusten zu erreichen. Dazu gehört eine zeitnahe Verwaltung der offenen Posten, eine effektive Überwachung der Debitoren und deren Außenstände.
Debitoren - Auswahl Personenkonto
In diesem Dialog erfolgt die Bearbeitung von offenen Posten kontenorientiert. Das heißt, es wird immer ein Personenkonto ausgewählt, die offenen Posten werden bearbeitet und dann wird das nächste Konto ausgewählt.
Anzeige des Debitorenstammes in Tabellenform. Sie können per Mausklick in der Tabelle das entsprechende Konto auswählen oder Sie geben den Suchbegriff in Personenkontenvorauswahl an. Suchen können Sie nach allen Spalten der Tabelle. Vor der Suche muss die Sortierung auf den Suchbegriff eingestellt werden. Standardeinstellung ist hier die Sortierung nach dem Konto. Per Mausklick auf die Tabellenüberschrift können Sie die Sortierung ändern. Mit Eingabe des Suchbegriffes wird die Tabellenanzeige gefiltert.
Ist die Suche eindeutig (nur ein Suchergebnis) kann sofort mit <ENTER> in die Anzeige OP XXXXX offen gewechselt werden. Gibt es für den Suchbegriff mehrere Ergebnisse wählen Sie zuerst das gewünschte Konto aus und betätigen dann die <ENTER - Taste> oder Doppelklick mit der Maus auf das entsprechende Konto / die entsprechende Adresse.
Debitoren - Konto XXXXX offen
Anzeige aller offenen Posten für das gewählte Konto / die gewählte Adresse. In diesem Dialog können Sie die offenen Posten bezahlen, ausziffern, zusammenfassen und einzelne Werte verändern.
Für die Bezahlung der offenen Posten stellen Sie das Buchungsdatum, das Belegdatum den Buchungsstapel und das gewünschte Bankkonto in die Felder über der Tabelle ein. Treffen Sie diese Voreinstellungen unbedingt vor der Bearbeitung der Sätze. Diese Einstellungen werden in den einzelnen Buchungssatz übernommen, nachträgliche Veränderungen in den Einstellungen haben keinen Einfluss auf bereits bearbeitete Sätze.
Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
| Bearbeiten in der Tabelle
|
| Setzen eines Mahnstopps für ausgewählte Belege. Ist eine Rechnung mit einem Mahnstopp versehen, erscheint diese nicht im Dialog Mahnungen. Sie können einen Mahnstopp auch für alle Belege eines Debitors über die Stammdaten zum Personenkonto setzen. |
| Kennzeichnen eines gewählten Beleges als bezahlt. Über diese Funktion kann nur der gesamte OP ausgeglichen werden. Für Teilzahlungen nutzen Sie bitte die Bearbeitungsmöglichkeit über die Taste <F2> => Eingabe Zahlbetrag. Bei der Ausführung dieser Funktion, wird in den gewählten Beleg das Buchungsdatum, das Belegdatum, der Buchungsstapel und das Bank / Geldtransitkonto eingetragen. Eine nachträgliche Veränderung der vorgenommenen Einstellungen wirkt sich nicht auf bereits bearbeitete Sätze aus. Ist ein Beleg zur Zahlung vorgesehen wird er in der Tabelle farblich anders gekennzeichnet und der Zahlbetrag wird eingetragen. Über erneute Ausführung der Funktion auf demselben Beleg wird der Zahlungsvorschlag deaktiviert und der Zahlbetrag zurückgesetzt. |
| Skontofunktion zur Berechnung des Skontobetrages. Dazu müssen Sie den Skontosatz aus einer Vorschlagstabelle auswählen. Das Programm berechnet daraus den Skontobetrag und den Zahlbetrag und trägt diesen in die entsprechenden Spalten ein. |
| Zahlungsvorschlag aufheben bzw. eingetragenen Zahlbetrag zurücksetzen |
| Automatisches Ausbuchen der Centdifferenzen aus Zahlungen |
| Markierte Zahlungssätze in die Buchungsmaske übernehmen Bei der Übernahme in die Buchungsmaske erfolgt beim Skonto eine automatische Steuerkorrektur. Das Skontokonto wird bei dem entsprechenden Steuerschlüssel aus der Steuertabelle ausgelesen. |
| Manuelles Ausziffern bzw. Zusammenfassen von offenen Posten. Derzeit ist das Zusammenfassen nur für Belege mit unterschiedlichem Vorzeichen möglich. Zur Aktivierung der Funktion markieren Sie bitte die betreffenden Belege in der Tabelle über die Plustaste der Nummertastatur. |
Für die effektive Bearbeitung von offenen Posten ist es wichtig, die Tabellenanzeige so zu gestalten, dass alle notwendigen Informationen sichtbar sind und nach Ihnen gesucht und gefiltert werden kann. Eine erste Einrichtung erfolgt immer bei der Installation vor Ort, weitere Anpassungen sind bei der Arbeit erforderlich.
In der unteren Bildschirmhälfte werden zum ausgewählten Beleg weitere Informationen über bereits erfolgte Bearbeitungsschritte angezeigt.
Klicken Sie eine Belegnummer mit der linken Maustaste an, erhalten Sie Informationen zu dem Beleg aus dem Journal.
Über diese Funktionen können Sie die Entwicklung eines offenen Postens in der OP verfolgen. Sie müssen für weiterführende Informationen nicht unbedingt in Tabelle Journal wechseln oder ein Kontenblatt abrufen. Die Informationen stehen komplett in der OP - Liste zur Verfügung.
Debitoren - Konto XXXXX = 0
In dieser Tabelle werden Ihnen für das ausgewählte Konto alle ausgeglichenen offenen Posten angezeigt. Dabei ist es unerheblich, ob der OP-Ausgleich manuell erfolgte oder über den automatischen Zahlungsverkehr. Diese Tabelle dient zur Information. In der unteren Bildschirmhälfte werden auch hier weitere Information zum gewählten Beleg (Cursorstellung in der Tabelle) angezeigt.
Über die rechte Maustaste besteht hier die Möglichkeit eine Verrechnung zurückzusetzen, falls es sich um einen Fehler handelt.
Die Verrechnung wird aufgelöst und beide Posten werden wieder als offen in die OP-Liste eingestellt.
Weitere Bearbeitungsschritte sind in diesem Dialog nicht möglich.
Debitoren - Liste OP offen
Anzeige aller offenen Posten über alle Personenkonten. Hier erfolgt keine Vorauswahl des Personenkontos. Der Aufbau der Tabelle kann bei einer großen Datenmenge einige Sekunden in Anspruch nehmen. In diesem Dialog können Sie Sätze Bearbeiten über die Taste <F2> oder den Button 
oder einen Mahnstopp setzen. Die zur Bearbeitung freigegebenen Felder werden farblich anders gekennzeichnet. Weitere Bearbeitungsschritte sind nicht möglich. Ein Zahlungsvorgang ist in diesem Dialog nicht vorgesehen.
Auch hier erfolgt für den ausgewählten Beleg in der unteren Bildschirmhälfte eine Anzeige weiterer Informationen.
Das Ausziffern bzw. Zusammenfassen von offenen Posten ist auch in diesem Dialog möglich. Dabei wird nach der Cursorstellung oder an Hand der Markierung ein Filter auf das Personenkonto gelegt. Die weitere Verfahrensweise ist wie oben beschrieben.
Über die rechte Maustaste kann eine Verrechnung wieder zurückgesetzt werden. Dazu mit dem Cursor in der unteren Tabellenanzeige einen Satz auswählen, der mit 
gekennzeichnet ist. Über die rechte Maustaste erscheint ein Menü zum Zurücksetzen der Verrechnung.
Debitoren Liste OP = 0
Anzeige der bereits ausgeglichenen offenen Posten. Dabei ist unabhängig, auf welchem Weg der Ausgleich erfolgte. Dieser Dialog ist insbesondere dann interessant, wenn es Rückfragen bezüglich der Zahlung bzw. zur Verrechnung für einen Beleg gibt. Es werden alle Verknüpfungen für eine Rechnung angezeigt und sind sofort in der unteren Tabelle ersichtlich, nachdem man über den Cursor in der oberen Tabelle einen Beleg gewählt hat.
In der unteren Tabellenhälfte finden Sie wieder die Informationen zu dem oben ausgewählten Beleg. Dabei bedeuten die Symbole am linken Rand:
| Originalbeleg |
| Ausgeziffert mit / Verrechnet mit |
| Zahlung über einen Teilbetrag / Zahlung des Restbetrages |
Auch hier besteht die Möglichkeit des Zurücksetzens einer Verrechnung. Dazu mit dem Cursor in der unteren Tabellenanzeige einen Satz auswählen, der mit gekennzeichnet ist. Über die rechte Maustaste erscheint ein Menü zum Zurücksetzen der Verrechnung.
Die Verrechnung wird aufgelöst und die offenen Beträge werden wieder in der OP - Liste angezeigt. Weitere Bearbeitungsschritte sind in diesem Dialog nicht vorgesehen.
Debitoren - OP mit Auszifferung
Anzeige von offenen Posten, welche nicht ausschließlich über den automatischen Zahlungsausgleich verarbeitet wurden. Der OP muss auch nicht vollständig ausgeglichen sein, es kann ein OP-Restbetrag vorhanden sein. Wichtig ist hier, dass die manuelle Auszifferung Bestandteil der Verarbeitung des offenen Postens war oder ist.
Im Regelfall erfolgt auf eine Rechnung eine Bezahlung. Die so bearbeiteten Sätze erscheinen nicht in diesem Dialog. Werden offene Rechnungen ganz oder teilweise mit Gutschriften verrechnet oder die Bezahlung erfolgt unabhängig von der Rechnung (Vorabzahlung, Pauschalzahlung) und die offenen Posten werden manuell ausgeziffert, finden Sie diese in Dialog wieder. Hier können Verrechnungen geprüft, verfolgt und gegebenenfalls zurückgesetzt werden.
In der Tabelle steht der einzelne offene Posten. Wählen Sie einen offenen Posten aus, sehen Sie in der unteren Bildschirmhälfte die Verknüpfungen des gewählten offenen Postens mit anderen Belegen bis hin zum Ausgleich. Dabei bedeuten die Symbole am linken Rand:
| Originalbeleg |
| Ausgeziffert mit / Verrechnet mit |
| Zahlung über einen Teilbetrag / Zahlung des Restbetrages |
Über die rechte Maustaste kann die Verrechnung zurückgesetzt werden. Dazu mit dem Cursor in der unteren Tabellenanzeige einen Satz auswählen, der mit gekennzeichnet ist. Über die rechte Maustaste erscheint ein Menü zum Zurücksetzen der Verrechnung.
Weitere Bearbeitungsschritte sind in diesem Dialog nicht vorgesehen.
Debitoren - Buchung Lastschriften
In dieser Tabelle werden nur offenen Posten mit dem Zahlweg "LS" Lastschrift Debitor angezeigt. Fehlen in der Tabelle Sätze sind zuerst in der OP - Liste über alle Debitoren die Zahlwege zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern. Der Dialog dient zur Vorbereitung des Lastschrifteinzugs. Liegt Ihrem Unternehmen eine Einzugsermächtigung vor, können offene Posten zum vereinbarten Termin eingezogen werden. Dazu muss ein Datenträger erstellt werden. Vor der Erstellung des Datenträgers / der Datei muss der offene Posten auf ein Lastschriftkonto ausgebucht werden. Sie können das entsprechende Konto aus der Tabelle eigene Banken auswählen. Fest am Lastschriftkonto hängt die Bankverbindung, auf welche dann der Geldeingang erfolgt. Bevor die Datei erstellt werden kann muss journalisiert werden.
Mehrere Lastschrifteinzüge für denselben Debitor werden zusammengefasst zu einem Sammeleinzug. Dies trifft ebenfalls für die Verrechnung von Gutschriften. Die Verrechnung erfolgt automatisch, wenn die Negativbeträge mit für die Zahlung markiert werden (Taste <F5>). Die Verrechnung / Zusammenfassung wird mit der Übernahme in die Tabelle Lastschrifteinzüge (Transfer) ausgeführt. Im Buchungsstapel und im Journal wird diese Verrechnung / Zusammenfassung nicht sichtbar. Es handelt sich hier um eine reine Zahlungsmodalität. Soll bewusst eine Gutschrift mit einer Rechnung zusammengefasst werden (verrechnet werden), muss dies manuell vor der Erstellung der Zahlung erfolgen. Mit <F8> übernehmen Sie die Belege in den Buchungsstapel. Die Erstellung des Datenträgers wird erst nach dem Journallauf freigegeben.
Für den Kunden können Sie zur Untersetzung des Zahlbetrages bei Verrechnungen oder Zusammenfassung von Belegen zu einer Zahlsumme eine Avise drucken, vor der Erstellung des Datenträgers / der Datei im Dialog Personenkonten => Lastschriften.
Die weitere Verfahrensweise zur Erstellung des Datenträgers finden Sie unter Personenkonten => Lastschriften.
Debitoren - Buchung Zahlungseingänge
In diesem Dialog finden Sie alle Rechnungen, Gutschriften usw., wo der Gesamtbetrag oder ein Teilbetrag noch offen ist und welche nicht mit dem Zahlweg LS für Lastschriften versehen sind. In Summe müssen die Werte aus dem Dialog Buchung Lastschriften und dem Dialog Buchung ZE dem Wert entsprechen, der unter Liste OP offen steht.
Hier werden die Zahlungseingänge an Hand des Bankauszuges oder Kassenbuches verarbeitet.
Vor der Erfassung der Zahlungseingänge ist das Buchungsdatum, das Belegdatum, das Bankkonto und der gewünschte Buchungsstapel einzutragen. Diese Parameter werden bei der Erfassung der Zahlung (<F5>) in den Buchungssatz übernommen und können nur durch Rücksetzen der Zahlung und Neuerfassung verändert werden.
Folgende Bearbeitungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
| Bearbeiten in der Tabelle
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| Setzen eines Mahnstopps für ausgewählte Belege. Ist eine Rechnung mit einem Mahnstopp versehen, erscheint diese nicht im Dialog Mahnungen. Sie können einen Mahnstopp auch für alle Belege eines Debitors über die Stammdaten zum Personenkonto setzen |
| Kennzeichnen eines gewählten Beleges als bezahlt. Über diese Funktion kann nur der gesamte OP ausgeglichen werden. Für Teilzahlungen nutzen Sie bitte die Bearbeitungsmöglichkeit über die Taste <F2> => Eingabe Zahlbetrag. Bei der Ausführung dieser Funktion, wird in den gewählten Beleg das Buchungsdatum, das Belegdatum, der Buchungsstapel und das Bank / Geldtransitkonto eingetragen. Eine nachträgliche Veränderung der vorgenommenen Einstellungen wirkt sich nicht auf bereits bearbeitete Sätze aus. Ist eine Beleg zur Zahlung vorgesehen wird er in der Tabelle farblich anders gekennzeichnet und der Zahlbetrag wird eingetragen. Über erneute Ausführung der Funktion auf dem gleichen Beleg wird der Zahlungsvorschlag deaktiviert und der Zahlbetrag zurückgesetzt. |
| Skontofunktion zur Berechnung des Skontobetrages. Dazu müssen Sie den Skontosatz aus einer Vorschlagstabelle auswählen. Das Programm berechnet daraus den Skontobetrag und den Zahlbetrag und trägt diesen in die entsprechenden Spalten ein. |
| Zahlungsvorschlag aufheben bzw. eingetragenen Zahlbetrag zurücksetzen |
| Automatisches Ausbuchen der Centdifferenzen aus Zahlungen |
| Markierte Zahlungssätze in die Buchungsmaske übernehmen Bei der Übernahme in die Buchungsmaske erfolgt beim Skonto eine automatische Steuerkorrektur. Das Skontokonto wird bei dem entsprechenden Steuerschlüssel aus der Steuertabelle ausgelesen. |
| Manuelles Ausziffern bzw. Zusammenfassen von offenen Posten. Derzeit ist das Zusammenfassen nur für Belege mit unterschiedlichem Vorzeichen möglich. Zur Aktivierung der Funktion markieren Sie bitte die betreffenden Belege in der Tabelle über die Plustaste der Nummertastatur. |
Für die effektive Bearbeitung von offenen Posten ist es wichtig, die Tabellenanzeige so zu gestalten, dass alle notwendigen Informationen sichtbar sind und nach Ihnen gesucht und gefiltert werden kann. Eine erste Einrichtung erfolgt immer bei der Installation vor Ort, weitere Anpassungen sind bei der Arbeit erforderlich.
In der unteren Bildschirmhälfte werden zum ausgewählten Beleg weitere Informationen über bereits erfolgte Bearbeitungsschritte angezeigt.
Klicken Sie eine Belegnummer mit der rechten Maustaste an, erhalten Sie Informationen zu dem Beleg aus dem Journal.
Über diese Funktionen können Sie die Entwicklung eines offenen Postens in der OP verfolgen. Sie müssen für weiterführende Informationen nicht unbedingt in Tabelle Journal wechseln oder ein Kontenblatt abrufen. Die Informationen stehen komplett in der OP - Liste zur Verfügung.
Auch in diesem Dialog besteht die Möglichkeit, Verrechnungen zurückzusetzen. Die Vorgehensweise ist analog den anderen Dialogen.
Debitoren - Sonderausziffern
Dieses Modul ermöglicht das Ausziffern nach gleichem Buchungstext automatisch. Es ist nur in Ausnahmefällen (Anwender der Rettungsdienstsoftware DAKTA) verfügbar und bedarf einer Freischaltung durch unseren Service. Dieser Menüpunkt ist nur dann in der Auswahl vorhanden, wenn die Freischaltung erfolgt ist.
In der Tabelle werden dann die Sätze paarweise angezeigt (Rechnung und Gutschrift / Stornierung), werden markiert und ausgeziffert. Dabei ist die Grundvoraussetzung hier, die zusammengehörigen Sätze ergeben in Summe 0. Ein Verrechnen ist über diesen Dialog nicht möglich.
Die Auszifferungen können, ebenso wie beim normalen Ausziffern, wieder zurückgesetzt werden.