Schwerbehinderten-Abgabe (IW-Elan)

Inhalt

Einleitung
Installation IW-Elan
Einstellungen im Personalstamm
Bereitstellung der Daten für IW-Elan
Bearbeitung in IW-Elan

1. Einleitung

Die gesetzlichen Regelungen zur Schwerbehindertenausgleichsabgabe sind im SGB IX in den §§71 ff. festgelegt. Die Anzeige der Schwerbehindertenausgleichsabgabe erfolgt in Form einer Selbstveranlagung durch den Arbeitgeber an die zuständige Bundesagentur für Arbeit.
Die programmtechnische Unterstützung zur Durchführung der Selbstveranlagung durch den Arbeitgeber gehört zum Standardumfang von Comet PA. Dazu wird die Software IW-Elan in der jeweils gültigen Version mit dem update von Comet PA zum Jahreswechsel bereitgestellt. IW-Elan ist eine kostenfreie Software vom Institut der deutschen Wirtschaft in Köln.
Die Bereitstellung der Basisdaten für die Meldung an die Bundesagentur für Arbeit erfolgt voll automatisch aus dem Personalstamm. Zur Bestimmung der besetzten Pflichtarbeitsplätze müssen die Informationen zu den Menschen mit Behinderung im Personalstamm hinterlegt sein.
Die melderelevanten Daten aus der Lohnbuchhaltung werden in normierten csv – Dateien für die Software IW-Elan bereitgestellt. Die Berechnung der besetzten bzw. nicht besetzen Pflichtarbeitsplätze und der daraus sich ergebenden Schwerbehindertenausgleichsabgabe erfolgt in IW-Elan. Hier werden auch die WfB-Aufträge ergänzt. Das Ergebnis ist die Anzeige der Schwerbehindertenabgabe und ein Beleg für die Überweisung. Die Abgabe der Anzeige erfolgt elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit.
Für die Arbeitgeber, die von der Anzeige befreit sind, wird die Erklärung A als Druckdokument bereitgestellt. Dieses Dokument muss per Post an die Bundesagentur für Arbeit gesendet werden.

2.Installation IW-Elan

Mit dem Jahresupdate von Comet PA wird die aktuelle Version der Software IW-Elan bereitgestellt.

Für die Installation der Software IW-Elan ist zunächst der Download durchzuführen. Nach dem Download wird die übertragene Datei entpackt. Damit ist IW-Elan einsatzfähig.

Hinweis:
Nur über diesen Download der Software wird die Anbindung an Comet PA hergestellt. Andernfalls können die Mitarbeiterdaten aus dem Personalstamm nicht maschinell an IW-Elan übergeben werden.

Voraussetzung für den Einsatz von IW-ELAN ist eine aktuelle Java-Runtime-Version. Falls auf dem Arbeitsplatzrechner keine aktuelle Java-Runtime-Version installiert ist, kann die Aktualisierung im Download Programm durchgeführt werden. Dazu besteht auf der Seite Links die Möglichkeit, die Option Java Runtime Environment auszuwählen.

Mit dem Link für das Java Runtime Environment wird die entsprechende Internetseite geöffnet und die Aktualisierung kann durchgeführt werden.

Hinweis: Gegebenenfalls ist zur Aktualisierung des Java Runtime Environments die Unterstützung eines IT-Administrators erforderlich.

3.Einstellungen im Personalstamm

Für Menschen mit Behinderung werden die Informationen für das IW-Elan-Verfahren im Personalstamm auf der Seite der persönlichen Daten erfasst.

Folgende Informationen sind im Personalstamm einzustellen:
Mit der Checkbox Schwerbehindert wird die Zuordnung zu den Pflichtarbeitsplätzen für Menschen mit Behinderung aktiviert.
Mit der Anzahl Plätze wird die Belegung der Pflichtarbeitsplätze für Menschen mit Behinderung durch den Mitarbeiter festgelegt.
Wenn für Mitarbeiter mit langfristigen Fehlzeiten (Elternzeit, Krankengeldbezug, Aussteuerung usw.) eine Vertretung eingestellt wird, kann diese Vertretung durch Sätzen der Checkbox für ruhendes Arbeitsverhältnis wurde Vertretung eingestellt von der Bestimmung der Mitarbeiteranzahl ausgeschlossen werden.

Mit dem Button weitere Angaben werden auf der folgenden Programmseite Informationen zum Bescheid der Behinderung erfasst. Als Beleg reicht auch die Vorlage des Behindertenausweises.

Die fett gedruckten Texte bezeichnen die Pflichteingaben.

4. Bereitstellung der Daten für IW-Elan

Im Menü DFÜ wird die Bereitstellung der Daten für IW-Elan durch den Aufruf des Programms Schwerbehinderten-Abgabe gestartet.

Zur Bewertung der Arbeitsplätze ist das Eintrittsdatum vor eingestellt. Diese Einstellung kann in Konzerneintritt geändert werden.

Mehrere Betriebe können konsolidiert werden, dazu wir die Checkbox Mandant konsolidieren bzw. als Nebenbetrieb exportieren aktiviert. Dann wird auch ein Ausgabepfad angegeben.
In IW-Elan.jar wird der Aufruf der IW-Elan-Software angezeigt.

Hinweis:

Wenn mehrere Betriebe konsolidiert werden, ist zuerst der Hauptbetrieb zu exportieren. Die Daten der Nebenbetriebe werden dann an die Exportdateien des Hauptbetriebes angehängt.

Im Ausgabepfad wird der Ziel Pfad für die Exportdateien aus Comet PA vorgegeben. Die Voreinstellung für das Arbeitsverzeichnis von IW-Elan ist c:\users\"Benutzername"\ oder c:\benutzer\"Benutzername"\ z.B. c:\users\mustermann\. Zur Vereinfachung der Bedienung in IW-Elan kann in diesem Verzeichnis ein Unterverzeichnis für den Export der Daten aus Comet PA eingerichtet werden, z.B. c:\users\mustermann\export\. Durch betätigen des Button Export in IW-Elan-Schnittstelle werden die Informationen aus Comet PA für IW-Elan bereitgestellt.

Das Ergebnis des Exports sind die Importdateien für IW-Elan.

Hinweis:

IW-Elan kann nur auf Verzeichnisse zugreifen, die mit einem Laufwerksbuchstaben angesprochen werden. (Beispiel: c:\temp\...).
Wenn der Export aus Comet PA nicht in ein solches Verzeichnis erfolgt, müssen die Exportdateien mit dem Explorer in ein solches Verzeichnis kopiert werden.
Mit dem Button Aufruf IW-Elan wird das Programm zur Erstellung der Schwerbehindertenmeldung gestartet.

Weitere Informationen und Hilfestellungen zur Installation von IW-Elan werden in den Links zum Hersteller dargestellt.

5.Bearbeitung in IW-Elan

Beim Start von IW-Elan wird die Auswahlmaske der Mandanten angezeigt.

Wenn der gewünschte Mandant noch nicht angezeigt wird, wird die Einrichtung durch betätigen des Button Neuen Arbeitgeber anlegen begonnen.
Die Mandantendaten werden angezeigt

Der Import wird durch Aufruf des Pull down Menüs Arbeitgeber gestartet.

Hinweis:

Auf der rechten Seite des Programms werden zu allen Arbeitsschritten ausführliche Informationen angezeigt.

Im Pull down Menü Arbeitgeber wird Import (csv-Dateien aus Personalsoftware) gestartet.

Für die weitere Bearbeitung in IW-Elan wird in der Radiogruppe der Umfang des Imports festgelegt. Mit dem Button Importdatei wählen wird die Auswahl der Importdateien angezeigt.

Aus dem Exportverzeichnis des Mandanten wird die Datei …a.csv für den Import der Informationen aus Comet PA markiert. Die Auswahl wird mit dem Button OK (Importieren) bestätigt.
Der Name der Schnittstellendateien setzt sich zusammen aus der Betriebsnummer des Mandanten und einem Kennbuchstaben (a, c, d und g). Für den vollständigen Import reicht die Auswahl der Datei mit dem Kennbuchstaben a aus.

Mit dem Button Import starten wird der Import durchgeführt. Anschließend wird der Importbereich verlassen.
Falls der Importvorgang wiederholt wird, können mit dem Button leeren die bisherigen Daten des Mandanten verworfen werden.

Nach dem Import wird der gewünschte Mandant ausgewählt.

Hinweis:

Wenn nach dem Import des Mandanten die Mandantenauswahl in IW-Elan nicht angezeigt wird, muss IW-Elan geschlossen und neu aus Comet PA gestartet werden.

Auf der Seite Arbeitgeber wird dann der Ansprechpartner ergänzt.

Auf der Seite Arbeitsplätze wird die Arbeitsplatzstatistik dargestellt. Auf der Seite Verzeichnis wird die Liste der Menschen mit Behinderung angezeigt.

Mit den Pfeilsymbolen wird geblättert.

Hinweis:

Wenn Bescheinigungen über Schwerbehinderungen nachgereicht werden, können diese Personen manuell ergänzt werden. Dazu steht der Button Neu zur Verfügung.

Die nachträgliche Ergänzung im Personalstamm würde erst durch eine Rückrechnung für das Vorjahr bei der Erstellung der Schnittstellendatei der Menschen mit Behinderung beachtet. Für die Abgabe der RehDat-Meldung reicht aber die manuelle Ergänzung aus.

Für die Zukunft sollten aber die nachgereichten Bescheinigungen im Personalstamm erfasst werden. Auf der Seite WfB-Aufträge werden die anrechenbaren Belege von Behindertenwerkstätten erfasst.

Die WfB-Aufträge müssen manuell erfasst werden. Dazu gibt es keine maschinelle Unterstützung aus der Lohnbuchhaltung Come PA

Hinweis:

Wenn die Anzahl der Menschen mit Behinderung von der Seite Verzeichnis schon dazu führt, dass keine Schwerbehindertenausgleichsabgabe berechnet wird, dann kann auf die Erfassung der WfB-Aufträge verzichtet werden.
Auf der Seite Auswertung1 wird die Bewertung der vorherigen Seiten durchgeführt. Es wird dabei zwischen Arbeitgebern unter 20 und ab 20 Arbeitsplätzen unterschieden.

Arbeitgeber unter 20 Arbeitsplätzen sind nicht anzeigenpflichtig.

Für Arbeitgeber ab 20 Arbeitsplätzen wird die Ausgleichsabgabe berechnet. Auf der Seite Auswertung2 wird das Ergebnis der Berechnungen dargestellt.

Für Arbeitgeber bis 20 Mitarbeiter ist die Erklärung A auszudrucken und per Post an die zuständige Arbeitsagentur zu senden.
Für abgabenpflichtige Arbeitgeber werden die Meldeinhalte angezeigt.
Vor dem elektronischen Versand der Meldung mit IW-Elan muss über das Pull down Menü Optionen der Leitungstest durchgeführt werden. Nach erfolgreichem Abschluss kann die Meldung elektronisch an die Agentur für Arbeit abgegeben werden.

Mit dem Button Überweisungsdaten drucken wird der Zahlungsbeleg der Schwerbehindertenausgleichsabgabe erstellt. Mit dem Button elektronischer Versand wird die Meldung abgegeben.