comet PA, Datenexporte / -übergabe Anleitung (Migration SBS Lohn plus)

Frage:

Wie werden die Daten aus comet PA für die Übernahme nach SBS Lohn plus bereitgestellt?

BEANTWORTET

Hinweise (z. B. externe Links, Literatur, etc.)
Keine Links vorhanden (wenn keine da sind)

Antwort:

Im Folgenden finden Sie Umfang und Anleitungen der von comet PA für die Datenübernahme nach SBS Lohn plus bereitgestellten Migrationsskripte sowie weiterer hilfreicher Daten für die Übernahme.

Eine Auflistung der Daten, die comet PA Ihnen bereitstellt fnden Sie hier:comet PA, Datenexporte / - übergabe (Migration auf ein anderes Lohnprogramm)

Vorraussetzung - comet PA Version ab 10.22.43.0

Schritt 1: Download der neuesten Programmversion, sofern noch nicht erfolgt:

In der Übersicht sehen Sie in der Spalte "Lokal" die von Ihnen genutzte Programmversion. In der Spalte "Internet" finden Sie die aktuellste Programmversion.
Bitte laden Sie diese herunter, sollte Ihre Version älter sein.

Laden Sie die neue Version per Maus-Doppelklick auf die Position 1 FLohn-Setup runter und führen das Programmupdate, wie gewohnt, durch.
Beim Starten des Programms wird Ihnen angezeigt, ob Sie bereits die aktuellste Programmversion nutzen.

Digitalen Lohnschnittstelle (xml)

(Firmenstamm / Personalstamm "rudimentär" / bedingt verwendbare Lohnarten-Informationen im xml Format)

Die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) kann von SBS Lohn plus eingelesen werden. Wir haben das Modul für alle Anwender für die Datenübergabe freigeschaltet.

Bitte beachten Sie,

dass über die DLS werden nur wenige Personalstammfelder gefüllt.
Eine umfangreichere Übergabe finden der Personal(stamm)daten finden Sie weiter unten (siehe Video 2).
dass die Anlage der benötigten Lohnarten auf diesem Weg nur bedingt möglich ist, da die Lohnarten durch den Parser von comet PA automatisiert im Hintergrund anhand von diversen Kriterien ausgewertet werden. In vielen anderen Programmen existiert dieser Automatismus nicht, so dass Sie im Rahmen der Datenübergabe bzw. Konfiguration des Systems für eine comet PA Lohnart ggf. mehrere Lohnarten in Ihrem neuen Programm benötigen.

Video 1: Digitale Lohnschnittstelle erzeugen - Stand 28.10.22

Siehe auch im Hilfesystem DLS Digitale Lohnschnittstelle

Personaldaten (csv/xlsx)

Exporte für SBS Lohn plus mit umfangreichen Informationen zu den Mitarbeitenden. Die erzeugte Datei wird in SBS Lohn plus XXX über importiert.

Wir haben den Personal(stamm) Export nach SBS für alle Anwender freigeschaltet.

Sie finden diesen in comet PA unter Stammdaten/Personalstamm-Export (SBS).

Visuelle Anleitung

Zusatzinformationen

Video 2: Übernahme aller Beschäftigten nach SBS Lohn plus - Stand 28.10.22

Video 3: Übernahme einzelner, ausgewählter Mitarbeitende nach SBS Lohn plus
(z. B. für die Übernahme von Neueinstellungen zwischen Datenübernahme
und Echtzeitabrechnung mit SBS Lohn plus) - Stand 28.10.22

Video 4: Übersicht der alphanumerischen und im Rahmen der Kostenstellen-verteilung relevanter Abrechnungskreise, Kostenstellen, Kostenträger und
Abteilungen aus comet PA (csv/xlsx) - Stand 28.10.22

Diese Exportfunktionalität stellt umfangreiche Informationen aus dem Personalstamm sowie weitere Informationen für den Import nach SBS Lohn plus bereit.

Zur Auswahl stehen:

Personalstammdaten (PE-1) mit umfangreichen Informationen aus dem Personalstamm
Arbeitsgruppen (GB-29) mit Auswahl der Konvertierung von Abrechnungskreisen oder Abteilungen aus comet PA als Arbeitsgruppe in SBS Lohn plus.

Bitte beachten Sie, in comet PA sind die Abrechnungskreise alphanumerisch hinterlegt und müssten ggf. konvertiert werden.
Festbeträge (FE-26) der Mitarbeitenden soweit diese auf die LA 100, 64, 70 gebucht werden können.
bAV (RS-33)- Vertragsdaten und Beiträge
Arbeitszeitmodelle (SG-27)
Kostenstellen/-träger (BS-28)
Achtung: Kostenstellen und -träger sind in comet PA alphanumerisch hinterlegt, in SBS Lohn plus sind dies numerische Werte. Weiterhin ist darauf zu achten, dass keine gleichen Nummern für Kostenstellen und -träger verwendet werden.

In comet PA werden Kostenstellen -träger in getrennten Datenbanktabellen verwaltet, in SBS Lohn plus erfolgt dies in einer gemeinsamen Tabelle, so dass aufgepasst werden muss, dass keine doppelten Nummern vergeben werden (wie Beispielsweise Kostenstelle 100 und Kostenträger 100)!
Kostenstellenverteilung (KD-32)
siehe hierzu unten Auflistung der in comet PA verwendeten Dimensionen (xlsx)

Die in () angegebenen Kürzel und Ziffern dienen der Orientierung in SBS Lohn plus.

Hilfslisten für die Übergabe

Übersicht der zu konvertierenden alphanumerischen Abrechnungskreise, Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen aus comet PA (siehe Video 4 links)
Für die Migration von Festbeträgen beispielsweise nach Gruppen, d.h. für die Migration von Festbeträgen ohne Nutzung der Lohnarten 100, 70, 64 steht in der Maske, wie im Video zu sehen, der Button LA Konvertieren zur Verfügung. Hier wäre dann manuelle Nacharbeit notwendig, um die Lohnart anders zu verknüpfen.

comet PA Exportmodul-Vorlagen (.def → csv)

Die unten aufgelisteten *.def-Dateien sind Exportmodul-Vorlagen. Diese können im Export-Modul importiert werden.

Dafür rufen Sie in comet PA das Export-Modul unter Schnittstellen/Export-Modul auf. Wir haben das Modul für alle Anwender freigegeben.

Siehe auch im Hilfesystem die Beschreibung zum Export-Modul

Nach dem Einlesen der Vorlage können Sie mittels der Funktionstaste "F8" oder "Start" die Daten erzeugt und anschließend als csv-Datei gespeichert werden.
Diese Datei kann dann über die SBS Lohnportal-Schnittstellen importiert und natürlich ggf. im Vorfeld dafür zuvor bearbeitet werden.

Was	Vorlage	Stand
VWL Verträge	8002 SBS - VWL.def	27.10.22

euBP - elektronische Betriebsprüfung (xml-Format)

Die Exportdatei enthält alle für die SV-Prüfung relevanten Informationen des Unternehmens (Firmenstamm / Personalstamm / Beitragsnachweise etc.).

Diese Daten können für alle in comet PA hinterlegten Abrechnungsperioden zur Verfügung gestellt werden.

Mit Hilfe der euBP Schnittstelle können Sie die aufbewahrungspflichtigen Informationen aus comet PA extrahieren und ablegen.

Visuelle Anleitung:

Video 6: Datenpaket elektronische Betriebsprüfung in comet PA - Stand 28.10.22

Manuelle Anleitung

Für die Nutzung im Rahmen der Datenübergabe müssen Sie bitte darauf achten, dass Sie nur die Dateien erzeugen, nicht aber versenden.
D. h. Sie müssten die gewünschten Daten zusammenzustellen und nur die Meldedatei erzeugen. Nichts weiter.

Dies erfolgt, indem Sie unter „Erstellung“ nicht auf den „dicken“ Start - Button klicken, sondern den rechts daneben platzierten Button „Erweitert“ nutzen.

Sie können, wie Sie unten sehen, Dateien für unterschiedliche Zeiträume erzeugen. Die erzeugten Dateien werden Ihnen dann unter XML-Dateien und Meldedateien aufgelistet (s.o.).

a.) Erzeugte euBP - Meldedatei im Standardformat
Sie finden die erzeugten Dateien, sofern Sie keine anderen Pfade eingestellt haben, unter „...\Ls\flohn\euBP\Meldedateien“.
Identifizieren können Sie die relevanten Dateien anhand des im Dateinamen vorhandenen Datums.

Sollte der Pfad bei Ihnen nicht stimmen, klicken Sie einfach im Menü auf dieser Seite unter „Meldedateien“ auf Ihre erzeugte Datei.

Diese öffnet sich dann in einem Editor. Dort wird Ihnen unter „Datei/Speichern unter“ der aktuelle Speicherort der Datei angezeigt:

b) Erzeugte euBP - Meldedatei im XML-Format

Parallel zu den standardisierten Meldedateien erzeugen wir zusätzlich zugehörige xml-Dateien. Diese liegen unter „\Ls\flohn\euBP\xml“.
Die xml-Dateien tragen ebenfalls das Datum Ihrer Erzeugung im Namen.

Ebenso liegen in dem Verzeichnis sogenannte Stylesheet – Dateien, die Ihnen die Ansicht der xml-Datei im Internet Explorer lesbarer gestalten. Dieser „Viewer“ funktioniert allerdings nur in Verbindung mit dem Internet Explorer. Wenn das nicht Ihr Standardbrowser ist, öffnen Sie die Datei aus dem Verzeichnis heraus bitte per rechter Maustaste mit „Öffnen mit“ und Auswahl „Internet Explorer“.

Wenn Sie die Datei in einem anderen Browser öffnen, werden Ihnen die Daten in der xml-Struktur angezeigt. Sollten in Ihrer Installation die oben genannten Pfade nicht existieren, können Sie mit Hilfe der Dateien deren Speicherort bestimmen. Per Doppelklick auf die xml-Datei sehen Sie im Browser den Pfad:

(Die angezeigten Daten oben sind fiktive Testdaten!)

Massenexport - Dokumente der Mitarbeitenden (pdf)

Diese Exportfunktionalität stellt Ihnen über alle Abrechnungsperioden hinweg die Verdienstnachweise, Sozialversicherungsnachweise sowie Lohnsteuerbescheinigungen je Mitarbeitenden zur Verfügung.
Diese werden dann in dem / den von Ihnen ausgewählten Verzeichnis/sen als pdf abgelegt.

Wir haben den Export für alle Anwender für die Datenübergabe freigeschaltet

Video 7: Massenexport MA Dokumente - Stand 28.10.22

im System verwendete Buchungsschlüssel / Lohnarten (pdf / xlsx)

comet PA bietet Ihnen im Bereich Listen zahlreiche Übersichten / Auswertungen, die für die Datenübernahme und Einrichtung des neuen Systems hilfreich sein können.
U.a. steht eine Übersicht der im Programm verwendeten Buchungsschlüssel je Lohnart inklusive der geltenden Bedingungen bereit.
Diese wird je nach System als pdf oder xlsx ggf. nur als Ansicht bereitgestellt.

Vidoe 8: Übersicht Buchungsschlüssel mit Bedingungen in comet PA - Stand 28.10.22

Durchführen des Systemwechsels mit letzter Abrechnung im Monat des Systemwechsels in comet PA

siehe hierzu comet PA, wie und wann führe ich den Systemwechsel durch?

ACHTUNG:

Es ist in comet PA nicht möglich, den Systemwechsel losgelöst durchzuführen. Sie müssen diesen mit der Abrechnung zum Termin des Systemwechsels durchführen und damit eingestellt haben!

Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung

siehe hierzu auch: Fibu-Übergabe

Video 9: Definition FiBu-Schnittstelle in comet PA - Stand 28.10.22

comet PA Schnittstellenbeschreibung

Für den Import von Daten aus Vorsystemen stehen in comet PA Standardschnittstellen zur Verfügung.
Diese finden Sie in unserem Hilfesystem unter: Schnittstellen sowie spezifische unter COMET PI (Import)