Buchungen (FA)

Die Integration der Buchungen erfolgt pro Bewertungsbereich, dass heißt für jeden Bewertungsbereich wird festgelegt ob, was und an welches Programm Sie die Buchungen übergeben möchten (siehe auch Bewertungsbereiche).

Zur Integration der berechneten Werte in die Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung werden Buchungsvorschläge erzeugt, die nach Prüfung an die Finanzbuchhaltung übergeben werden können. Die Buchungsperiode, zusammengesetzt aus Übergabe per und Buchungsdatum, ist frei wählbar. Sie wird dadurch bestimmt in welchen Abständen Sie die Werte in der Finanzbuchhaltung benötigen. Beachten Sie bitte dabei, dass AfA – Sätze nur dann monatlich übergeben werden können, wenn Sie im Geschäftsjahresplan die Perioden entsprechend aktiviert haben
(siehe auch Geschäftsjahresplan). Welche Buchungen in die Finanzbuchhaltung übergeben werden, hängt von den im Bewertungsbereich => Registerkarte Integration vorgenommenen Einstellungen ab. Bei der Erstellung der Buchungsvorschläge greift das Programm auf die berechneten Sätze zurück. Diese werden durch die Einstellung Übergabe per abgegrenzt und mit dem eingegebenen Buchungsdatum übergeben bzw. bei periodenrichtiger Übergabe werden die Sätze mit dem Datum übergeben, zu welchem sie auch entstanden sind. In diesem Fall ist das Feld Buchungsdatum deaktiviert. Solange bis ein Buchungsvorschlag nicht in die Finanzbuchhaltung integriert wurde, kann er gelöscht werden.

Sind nach erfolgter Übernahme in die Finanzbuchhaltung noch Änderungen bzw. Ergänzungen notwendig, wird die FIBU - Übergabe nochmals mit den gleichen Einstellungen Übergabe per und Buchungsdatum erstellt. Das Programm erzeugt automatisch Stornosätze bzw. erstellt die fehlenden Buchungen. Wählen Sie das Menü Integration Finanzbuchhaltung an, wird automatisch eine neue Übergabedatei mit der nächsten laufenden Nummer für den zuletzt gewählten Bewertungsbereich erstellt. Wechseln Sie den Bewertungsbereich, müssen Sie über die rechte Maustaste eine neue Übergabedatei anlegen.

Pfad	Anzeige des Speicherortes der Übergabedatei. Die Einstellung des Pfades erfolgt unter System => Programmeinstellungen.
Bewertungsbereich	Auswahl des Bewertungsbereiches für den die Buchungssätze erstellt werden sollen
Geschäftsjahr	Eingabe des Geschäftsjahres, im Beispiel ist das Geschäftsjahr gleich dem Kalenderjahr Angezeigt wird das aktuelle Jahr, Sie können diese Vorgabe überschreiben.
Buchungsschlüssel/ Steuerkennzeichen	Anzeige des Steuerkennzeichens / Buchungsschlüssels aus dem Bewertungsbereich. Die Bezeichnung des Feldes hängt ab von der gewählten Finanzbuchhaltung.
Übergabezeitraum	Eingabe im Format JJJJMM, bis zu welchem Monat die Buchungssätze übergeben werden sollen. Dieses Datum grenzt die zu übergebenden Buchungssätze ab. Ist beispielsweise bei Übergabe bis 200804 eingetragen, werden alle Buchungen übergeben, welche bis zum 30.04.2008 aktiviert wurden. Diese Abgrenzung gilt für das Programm Anlagenbuchhaltung. Die Zuordnung zur Periode in der Finanzbuchhaltung steuert das Buchungsdatum. Das "Von-Datum" des Übergabezeitraumes kann nicht editiert werden. Es hängt von den Einstellungen im Mandanten => abgeschlossene Buchungsperiode ab.
Buchungsdatum	Eingabe des Buchungsdatums, steuert die Zuordnung zur Periode. Mit der Eingabe des Wertes Übergabe bis wird das Buchungsdatum mit dem Monatsletzten des gewählten Abgrenzungszeitraumes vorbelegt. Überschreiben Sie diesen Wert beachten Sie bitte, dass alle Buchungen dann mit dem von Ihnen eingestellten Datum übergeben werden. Übergabezeitraum und Buchungsdatum müssen in einem logischen Zusammenhang stehen, d.h. grenzen Sie mit Eingabe Übergabe per 200804 die Buchungen in der Anlagenbuchhaltung auf max. April 2008 ab und geben als Buchungsdatum 31.03.2008 ein, werden alle Buchungen mit diesem Buchungsdatum in die Finanzbuchhaltung übergeben, auch die für den Zeitraum April. Ist der Schalter periodenrichtig aktiviert, werden die Buchungen mit dem Datum übergeben, zu dem sie auch entstanden sind. Das Feld Buchungsdatum ist dann deaktiviert und mit dem Datum des Monatsletzten der eingestellten Übergabeperiode als Hinweis vorbelegt. Hinweis: In der Schnittstelle zu BAAN – FINANCE ist es derzeit nicht möglich die Datensätze periodenrichtig, also mit dem Datum der Verursachung zu übergeben.
Prüfsumme	Anzeige einer internen Prüfsumme Hinweis: Es werden die Werte in den Tabellen POSTING und POSTINGINTERN miteinander verglichen. Weichen diese beiden Prüfsummen voneinander ab, erfolgt keine Übergabe. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall sofort den Service der Firma Freitag.
Buchungen erzeugen	Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, können Sie über den Button den Buchungsvorschlag erstellen. Befinden sich im Anlagestamm noch Anlagegüter, die nicht mit einem AfA - Lauf verarbeitet sind, erhalten Sie einen Hinweis. Benötigen Sie diese nicht für die Übergabe können Sie den Hinweis ignorieren. Ansonsten wählen Sie abbrechen, verlassen die FIBU - Übergabe und bearbeiten die Anlagen im Anlagestamm. Buchungssätze können nur für die Anlagen erstellt werden, die auch mit dem AfA - Lauf verarbeitet worden sind. Unter Umständen werden auch Buchungssätze wieder storniert, wenn für Anlagen über den roten Punkt der AfA - Lauf zurückgesetzt wird, die buchungstechnisch schon einmal verarbeitet waren.
Buchungsliste verdichtet	Anzeige der verdichteten Buchungssätze in tabellarischer Übersicht. Auf der zweiten Tabellenseite der verdichteten Buchungsliste finden Sie eine Aufstellung der einzelnen Buchungen die diesen Wert pro Konto / Dimension ergeben, mit Angabe der Inventarnummer (siehe Abbildungen a und b). Hinweis: Bei der Erstellung der Buchungen werden die Buchungssätze auf den kleinstet gemeinsamen Nenner aus Buchungsdatum, Konto und Dimension zusammengefasst und so für die Finanzbuchhaltung bereit gestellt.
Buchungsliste detailliert	Anzeige der einzelnen Buchungen je Anlagegut in tabellarischer Übersicht Hinweis: Über die Einstellungen im Bewertungsbereich kann auch eine FIBU - Übergabe erzeugt werden, die auf dieser Darstellung beruht. Das heißt, es werden dann für jede Anlage einzeln die Buchungen übergeben und nicht mehr verdichtet nach Buchungsdatum, Konto und Dimension.
Erzeuge Schnittstelle	Über diesen Button erstellen Sie die Übergabedatei für die Finanzbuchhaltung. Diese Option ist abhängig von der Lizenz. Haben Sie keine FIBU – Schnittstelle erworben ist der Button deaktiviert. Nach erfolgter Ausgabe der Schnittstelle erhalten Sie einen Hinweis.
Übergabeprotokoll	Anzeige des Übergabeprotokolls für die gewählte Übergabe. Die einzelnen Protokolle / Listen können Sie auch mit einem rechten Mausklick auf die Übergabedatei abrufen:

Abbildung a

Abbildung b

Aus der Tabellenansicht über die erstellten Übergaben können Sie noch folgende Informationen entnehmen:

FIBU	Anzeige des Status der Übergabe: Weißer Punkt => Datei erstellt aber noch nicht in die Finanzbuchhaltung integriert Grüner Punkt => Datei erstellt und ohne Fehler in die Finanzbuchhaltung integriert Roter Punkt => Datei erstellt und bei der Integration von der Finanzbuchhaltung mit Fehler abgelehnt
BNr.	Fortlaufende Nummer der erstellten Buchungsdateien. Die Nummerierung erfolgt jahresübergreifend
B.-Jahr	Buchungsjahr Anzeige des Buchungsjahres im Format JJ, für welches die Übergabedatei erstellt wurde
Nr. Jahr	Anzeige der laufenden Nummer der erstellten Dateien innerhalb des Buchungsjahres. Sie können diese Vorgabe überschreiben.
BB	Anzeige des Bewertungsbereich für den die Datei erzeugt wurde
Mandant	Anzeige des Mandanten
Betrag	Summe der übergebenen Buchungssätze
Anzahl	Anzahl der übergebenen Buchungssätze
erstellt	Erstellungsdatum inklusive Uhrzeit
Bearbeiter	Anzeige des Bearbeiters, unter dessen Anmeldung die Datei erzeugt wurde.

Über die rechte Maustaste können Sie eine bereits erstellte Übergabe löschen. Die Option löschen ist nur aktiviert, wenn die Datei noch nicht in die FIBU integriert ist. Ist im Mandantenstamm ein FIBU - Abschlussdatum gesetzt
(Mandant => Mandanten) können die Übergabedateien für diesen Zeitraum nicht mehr gelöscht werden, auch wenn diese noch nicht in BAAN integriert sind. Mit dem Setzen des FIBU - Abschlussdatums wird der Zeitraum der kleiner als die Eingabe im Mandant ist gesperrt. Wählen Sie trotzdem bei Übergabe per diesen Zeitraum aus, erscheint folgende Fehlermeldung.

Damit werden Fehler bei der Übergabe in die Finanzbuchhaltung minimiert. Über den Button verlassen Sie den Übergabedialog. Befinden sich in den Buchungssätzen noch Fehler, wird ein Fehlerprotokoll angezeigt:

Verlassen sie das Menü Integration und korrigieren den angezeigten Fehler. Für die oben angegebenen Anlagegüter fehlt in der Kontenzuordnung das Sollkonto, dass heißt es fehlt die Kontenart 2 => AfA - Aufwandskonto. Es muss in der Kontenzuordnung nachgepflegt werden. Ist es in der Kontenzuordnung eingetragen, prüfen Sie bitte, ob es in den übergreifenden Stammdaten => Konten erfasst wurde. Steht das Konto in der Kontenzuordnung aber nicht im dazugehörigen Stammdatendialog, Ursache kann hier eine Datenübernahme sein, erfolgt eine analoge Fehlermeldung. Gleiches gilt für Dimensionen und Dimensionsverteilungen (Kostenverteilung).