Lohnsteueranmeldung

Voraussetzungen für die elektronische Lohnsteueranmeldung sind:

1. Lizenz Schalter 39 (Elektronische Lohnsteueranmeldung / Bescheinigung - ELSTER) - in der Basislizenz enthalten
2. Gültige aktuelle ERiC - Version - Schnittstelle und Programm zur Übertragung der Meldung zu den ELSTER-Servern - Prüfung erfolgt automatisch beim Start des Menüpunktes
3. Gültige Steuernummer (Firmenstamm - Registerkarte <Adressen>)
4. Festlegung im Firmenstamm, wann die Lohnsteueranmeldung erstellt werden soll (Firmenstamm - Registerkarte <Schalter>)

• zum aktuellen Monat
• zum Folgemonat
• quartalsweise
• jährlich

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann mit diesem Menüpunkt gearbeitet werden.

Nützliche Informationen

Als Arbeitgeber ist man gesetzlich verpflichtet, die einbehaltene oder pauschalierte Lohnsteuer beim Finanzamt anzumelden. Die Steueranmeldung muss bis zum 10. des Folgemonats dem Finanzamt vorliegen. Fällt der 10. auf einen Samstag oder Sonntag ist der darauffolgende Montag als Termin anzusehen. Der letzte Termin der Zahlungsschonfrist bei Banküberweisung ist normalerweise 3 Tage nach dem Termin der Vorlage.

Neugründer müssen immer monatlich abgeben. Es ist eine sog. Dauerfristverlängerung möglich. Dann verschiebt sich die Abgabe um einen Monat. Bei Monatszahlern ist dies verbunden mit einer Sonderzahlung (sog. 1/11). Quartalszahler brauchen keine Sondervorauszahlung zu leisten, wenn sie die Dauerfristverlängerung beantragen.

Die notwendige Software ist in COMET PA enthalten, alternativ ist auch ein Download unter ElsterFormular und die manuelle Erstellung und Übermittlung möglich.

Die Übermittlung erfolgt seit dem 01.01.2013 prinzipiell  authentifiziert mit elektronischem Zertifikat. Das Zertifikat erhalten Sie am Ende der Registrierung unter Registrierung und Zertifikat. Möglich ist neben der Zertifikatsdatei auch ein Sicherheitsstick oder eine Signaturkarte. Unsere Empfehlung ist die Zertifikatsdatei. Eine Anleitung finden sie hier. ELSTER-Zertifikat (beantragen) / Elster-Zertifikat (verlängern).

Unabhängig von der für die Übermittlung ausgewählten Software ist die Registrierung am Elster Online-Portal zwingend notwendig.

Das zuständige Finanzamt kann auf Antrag in Härtefällen die Abgabe in Papierform zulassen (z.B. Zertifikat nicht rechtzeitig verlängert oder Software- oder Hardwareprobleme). Hier ist dann der amtliche Vordruck zu verwenden.

Anmeldungszeitraum (ab 2017)

• Kalenderjahr: abzuführende Lohnsteuer des Vorjahres war <= 1080,-€
• Vierteljahr:  abzuführende Lohnsteuer des Vorjahres war > 1080,-€ und <= 5000,-€
• Monat:  abzuführende Lohnsteuer des Vorjahres war > 5000,-€

Berichtigung der Lohnsteueranmeldung

Wenn festgestellt wird, das die übermittelte Lohnsteueranmeldung fehlerhaft ist, ist diese zu berichtigen und erneut zu übermitteln. Dies erkennt COMET PA automatisch - z.B. wenn die Rechnung nach der Übermittlung der LStA storniert wird und sich nach der erneuten Rechnung geänderte Werte ergeben.

Normaler Ablauf der Übermittlung

Die Lohnrechnung für den aktuellen Monat ist vollständig (für alle Abrechnungskreise und - bei Konsolidierung - für alle Mandanten) erfolgt. Der Aufruf des Menüpunktes DFÜ - Lohnsteuer-Anmeldung (ERiC) liefert folgendes Startbild:

Der Zeitraum für die nächste Anmeldung wird vorgeschlagen - und sollte nur in Ausnahmefällen geändert werden. Mit <XML-Datei erzeugen> wird die Lohnsteueranmeldung erzeugt und im Protokoll werden die notwendigen Informationen angezeigt.

Mit der Bestätigung wird dann die Lohnsteueranmeldung versendet und Sie erhalten ein Transferticket, welches Ihre Sendung eindeutig identifiziert.

Unterbrechen Sie das Senden, können Sie sich vorab nochmal die vollständige Lohnsteueranmeldung ansehen. Gehen Sie hierzu auf die Registerkarte <Optionen>, wähle die <Aktuelle XML-Datei> aus und wählen <Anzeigen>. 

Normalerweise unterbrechen Sie den Vorgang nicht, sondern senden die entsprechende Lohnsteueranmeldung. Sie können sich das Protokoll drucken,  notwendig ist es aber nicht. Auf der Registerkarte <LStA> sehen Sie in Tabellenform alle gemeldeten Lohnsteueranmeldungen /  incl. dem Transferticket.

Mit der rechten Maustaste <LStA anzeigen> wird Ihnen entweder ein vollständiges Übertragungsprotokoll als pdf, eine vollständige Rückmeldung seitens des Finanzamtes incl. Transferticket und Transferdatum oder ein verkürzte Rückmeldung nur mit Transferticket und Transferdatum angezeigt. Was hier angezeigt wird, ist abhängig vom Sendedatum, dem Finanzamt und der ERiC-version, welche für das Senden verwendet wird.

Fertig.

Nun kommen wir zum nicht alltäglichen und technischen Teil.

Registerkarte <Optionen>; Registerkarte <Zertifikat>; Registerkarte <Abstimmung>

Registerkarte <Optionen>

Einstellungen / Funktionen

Im oberen Teil sind die Proxy-Einstellungen für das Versenden der ELSTER-Dokumente mittels ERiC zu hinterlegen. Diese werden bei der Installation des Lohnprogrammes COMET PA erstmalig angelegt und müssen nur bei einem Wechsel der IT-Struktur angepasst werden. Wird kein Proxy verwendet, bleiben diese Einstellungen leer. Der Button <Windows-Proxy-Parameter> liest die Parameter des Windows-PC aus und überträgt diese in die Einstellungen. 

Getestet werden kann über den Button <Test Verbindung> - im Erfolgsfall gibt es diese Rückmeldung.

Die notwendigen Parameter und Freigaben für Ihre IT sind hier hinterlegt.

Getestet kann das Versenden mittels >Test ERiC-Transfer>. Hier wird automatisch eine Testdatei erzeugt und diese anschließend an die ELSTER-Server gesendet. Im Erfolgsfall erhalten Sie folgende Meldung:

Komplizierter wird es, wenn der Verbindungstest oder der Transfertest nicht erfolgreich sind. Folgende Vorgehensweise wird empfohlen:

1. Überprüfen Sie, ob die Proxy-Parameter korrekt eingetragen sind (IT).
2. Überprüfen Sie, ob die notwendigen Freigaben vorhanden sind (IT).
3. Überprüfen Sie, ob die Einsatzbedingungen erfüllt werden und ob regelmäßig alle Sicherheitsupdates installiert werden (IT)
4. Überprüfen Sie, ob die ELSTER-Server korrekt arbeiten (Status der ELSTER-Server)
   
5. Überprüfen Sie, ob Sie mit der aktuellen COMET-Version und ERiC-Version arbeiten (<Hilfe> <Internet> <Download>)

6. <Test System> - ruft die interne Testroutine des ERiC-Systems auf und protokolliert das Ergebnis im ERiC.Log. Dieses zu lesen kann etwas kompliziert werden, ggf. ist Unterstützung durch Ihre IT oder den COMET-Service notwendig. 

   Auszug aus dem ERiC.log
   

   2017-11-01 12:12:31,558677 INFO:
   2017-11-01 12:12:31,559700 INFO: ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ System Check ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
   2017-11-01 12:12:31,560702 INFO:
   2017-11-01 12:12:31,561706 INFO: 1. Betriebssystem Informationen
   2017-11-01 12:12:31,562704 INFO:
   2017-11-01 12:12:31,563705 INFO: Produktname : Windows 10 Pro
   2017-11-01 12:12:31,564705 INFO: Produktzusatz :
   2017-11-01 12:12:31,565842 INFO: Version : 6.3

   ...
   
   

   2017-11-01 12:12:31,660845 INFO:
   2017-11-01 12:12:31,660845 INFO: ######## Ergebnis : Es ist kein Fehler aufgetreten.
   2017-11-01 12:12:31,661846 INFO:
   2017-11-01 12:12:31,662847 INFO: ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
   2017-11-01 12:12:31,663847 INFO:
   2017-11-01 12:12:31,663847 INFO: }} Ausstieg >>EricSystemCheck<< eric_fehlercode: [0] 
   hier sollte bei Problemen eine Information zu finden sein.

7. Wenn Sie immer noch keinen Erfolg haben, kontaktieren Sie die COMET-Hotline

Signatur

Hier wird die Signaturmethode für die Verschlüsselung der Übertragung hinterlegt. Standard und von uns empfohlen ist die Methode: ELSTER-Basis - Softzertifikat. Alternativ kommt auch der ELSTER-Stick oder die Signaturkarte zum Einsatz.

Methode ELSTER-Basis (Zertifikatsdatei): Unter PIN ist die Pin zu hinterlegen, welche Sie bei der Beantragung des Zertifikates angegeben haben, bei Zertifikat / DLL ist der vollständige Pfad incl. der Zertifikatsdatei zu hinterlegen. Wir empfehlen. die Zertifikat unter ..\flohn\coala\zertifikat\ zu speichern. Es ist aber auch jeder andere Pfad möglich. Arbeiten Sie im Netzwerk, müssen alle Mitarbeiter, welche ELSTER-Daten versenden, Zugriff auf diesen Pfad haben. Die Zertifikatsdatei hat die Endung *.pfx.

Methode ELSTER-Spezial (ELSTER-Stick): Abweichend zur Methode ELSTER-Basis ist bei Zertifikat / DLL der Pfad zur Datei aetpkss1.dll einzutragen. Standardmäßig ist das der Windowo-System32-Pfad, kann aber je nach Installation der Stick-Software abweichen.

Methode ELSTER-Plus (Signaturkarte): derzeit noch keine Erfahrung

Aktuelle XML-Daten

Hier werden alle Daten angezeigt, welche für die Übertragung zu den ELSTER-Servern erzeugt werden. Mit <Anzeige> kann man diese Daten im Browser (Internet Explorer, Chrom, Firefox...) sich optisch aufbereiten und lesbar anzeigen lassen, mit <Löschen> werden diese Daten VOR DEM SENDEN entfernt. Dies kann notwendig sein, falls Sie die Daten mit einem anderen Programm (Elster-Formular) versenden wollen.

Schalter

Konsolidierung - diese wird verwendet, wenn Sie eine Firma in mehreren Mandanten abrechnen, die Lohnsteuer aber gemeinsam melden. (Konsolidierungsmodul).

Kontrolle auf Vollständigkeit der Rechnung ist immer aktiviert und prüft, ob alle Arbeitnehmer vor dem Erstellen der Meldung auch gerechnet worden sind. Nur im Ausnahmefall (Hinweis beim Erzeugen des XML - Rechnung nicht komplett) kann nach Rücksprache mit dem COMET-Service diese Kontrollfunktion deaktiviert werden.

Testmerker - hier kann eine Sendung (z.B. beim Einrichten des COMET Lohnprogrammes) als Test gesendet werden. Die Daten werden nicht auf den ELSTER-Servern gespeichert und müssen anschließend noch als Echte-Daten versendet werden.

Rücksetzten / Datenverlauf

Nur notwendig, falls eine Datensendung beim Finanzamt nicht angekommen ist und nochmals versendet werden muss. Diese Funktion sollte nur nach Rücksprache mit dem COMET-Service ausgeführt werden.

Registerkarte <Zertifikat>

Auf dieser Registerkarte erhalten Sie Unterstützung, wenn Sie das Zertifikat (nach Ablauf von 3 Jahren) verlängern müssen. Hierzu erhalten Sie in den ELSTER-Dialogen einen entsprechenden Hinweis oder Sie haben sich bei der Registrierung / Verlängerung des Zertifikates das Ablaufdatum notiert.

Als Hinweis: Normalerweise wird das Erstellungsdatum des Zertifikates mit im Namen gespeichert. (HUP_elster_01.09.2017_15.01.pfx   → gültig bis 01.09.2020 15.01Uhr).

Hilfreich ist das Kopieren des zu verlängernden Zertifikates auf den Desktop und dann mit Hilfe dieser Kopie die Verlängerung durchzuführen. Die Speicherung des neuen Zertifikates kann wieder auf den Desktop erfolgen, meist landet das neue Zertifikat im Verzeichnis <Download>. 

Wichtig: Nach der Verlängerung ist sich mit dem neuen Zertifikat am ELSTER-Portal anzumelden und das Zertifikat damit zu aktivieren. 

Wichtig: Das verlängerte Zertifikat ist wieder im gewohnten Pfad zu speichern und in COMET PA einzutragen.

Eine Kurzanleitung zum Verlängern erhalten Sie hier.

Registerkarte <Abstimmung>

Die Registerkarte <Abstimmung> soll bei ggf. vorhandene Differenzen bei Lohnsteuerprüfungen helfen, diese zu finden und zu begründen.

Normalerweise ist die gemeldete Summe der Lohnsteuer auf der Lohnsteueranmeldung für das Kalenderjahr identisch mit der Summe der gemeldeten Lohnsteuer über alle Arbeitnehmer auf der Lohnsteuerbescheinigung im Kalenderjahr.

Kommt es im Januar zu Rückrechnungen und ist dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht ausgehändigt und dem Finanzamt gemeldet worden, kann es noch zu einer Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer für das Vorjahr kommen. Auf der Lohnsteueranmeldung wird die Differenz im Januar des aktuellen Jahres gemeldet.

Diese (geringen) Differenzen werden auf dieser Registerkarte für jeden betroffenen Arbeitnehmer sichtbar gemacht.