ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)

ELStAM (Arbeitgeber) - Die elektronische Lohnsteuerkarte

Seit 2013 werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer in der Lohnabrechnung im ELStAM-Verfahren (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale) automatisch zwischen den Arbeitgebern und der Finanzverwaltung ausgetauscht. ELStAM ist ein An- und Abmeldeverfahren, dass vom Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer angestoßen und beendet wird. Voraussetzung für den Einsatz des ELStAM-Verfahrens ist die Hinterlegung eines gültigen Elster-Zertifikats in COMET PA.

Für jeden Beschäftigungszeitraum eines Arbeitnehmers ist zu Beginn eine Anmeldung und am Ende eine Abmeldung abzugeben. In der Anmeldung ist das sogenannten Referenzdatum (oder RefDatum) zu übermitteln. Das Referenzdatum wird automatisch festgelegt und entspricht in der Regel dem Beginn der Beschäftigung, kann aber auch ein späteres Datum sein. In Ausnahmefällen kann das Referenzdatum vom Anwender vorgegeben werden. In der Abmeldung ist das Referenzdatum aus der Anmeldung ebenfalls zu übermitteln. Bei der Verarbeitung der Abmeldung durch die Finanzverwaltung wird das Referenzdatum mit dem Referenzdatum der Anmeldung verglichen. Die Abmeldung wird nur dann verarbeitet, wenn die beiden Daten identisch sind.

Der Arbeitnehmer (besser: der Steuerbürger) ist dafür verantwortlich, dass seine Lohnsteuerabzugsmerkmale bei der Finanzverwaltung korrekt geführt werden. Fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale muss der Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung berichtigen lassen. Die vom Arbeitnehmer veranlassten Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale werden in den ersten 5 Arbeitstagen des Folgemonats zum Termin der Änderung an den Arbeitgeber elektronisch übermittelt. Diese Änderungen können auch rückwirkend gelten und lösen dann Korrekturabrechnungen aus.

Falls der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schriftlich vom ELStAM-Verfahren abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale vorlegt, können diese Informationen manuell in den Personalstamm eingetragen werden. Empfehlung: der Erfassungsbeleg wird in der Personalakte abgelegt.

Lohnsteuerabzugsmerkmale können von Gesetzes wegen (und nicht auf Veranlassung des Arbeitnehmers) geändert werden. Die Finanzverwaltung meldet im ELStAM-Verfahren proaktiv (d.h. ohne Aufforderung von außen) diese Änderungen an die Arbeitgeber. Dies sind insbesondere ab November des aktuellen Jahres Vorträge über Änderungen von Kinderfreibeträgen oder Steuerfreibeträgen zum 1. Januar des Folgejahres.

Das ELStAM-Verfahren kann nur für die Arbeitnehmer ausgeführt werden, bei denen die Steuer-ID (TIN) im Personalstamm hinterlegt ist. Bis auf wenige Ausnahmen sind alle Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren meldepflichtig. Nicht meldepflichtig sind

• Minijobber, wenn die Bezüge mit 2% einheitlicher Pauschsteuer besteuert werden.
• Arbeitnehmer, denen keine Steuer-ID zugewiesen wurde. Falls ein Papierbeleg mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen vorliegt, können sie in den Personalstamm eingetragen werden. Andernfalls ist die Besteuerung mit Steuerklasse 6 durchzuführen.
• Arbeitnehmer, die aus eigenem Anlass die Weitergabe ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale im ELStAM-Verfahren durch die Finanzverwaltung gesperrt haben lassen. In diesen Fällen ist die Besteuerung nach Steuerklasse 6 durchzuführen.

Das ELStAM-Verfahren kann (bisher) nicht ausgeführt werden für

• Personen mit Wohnsitz im Ausland, z.B. Grenzgänger
• Personen ohne Wohnsitzmeldung im Inland, z.B. Umzug in neue Kommune und keine Anmeldung beim Einwohnermeldeamt
• gleichgeschlechtliche Ehepartner
• Zeiträume vor dem Beginn der Gültigkeit der Steuer-ID. Beispiel: Mitarbeiter nimmt die Arbeit am 1. Juni auf. Die Steuer-ID wurde beantragt und gilt ab 15. Juni. Dann ist die Anmeldung im ELStAM-Verfahren mit einem Beginn Datum ab 15. Juni möglich.

Zu einigen der beschriebenen Fälle sind Änderungen im ELStAM-Verfahren von der Finanzverwaltung angekündigt aber noch nicht umgesetzt worden.

Das Programm für das ELStAM-Verfahren ist im Meldungsstatus integriert. Die anstehenden Aufgaben werden maschinell ermittelt und in der To-Do-Liste dargestellt.

Die Aufgaben und Informationen für den Anwender zur Durchführung der Routineaufgaben im ELStAM-Verfahren werden auf der Programmseite Meldung dargestellt. Die weiteren Programmseiten werden für die Bearbeitung von Störungen im ELStAM-Verfahren genutzt.

Mit den beiden Button To-Do-Liste aktualisieren und markierte Aufgaben ausführen werden die Standardaufgaben Änderungslisten abholen und Meldungen abgeben für das ELStAM-Verfahren in der Lohnbuchhaltung ausgeführt. Bei der Abarbeitung der Aufgaben gilt die Regel erst Änderungen abholen, dann Meldungen abgeben. In der To-Do-Liste wird die Aufgabe Änderungsliste abholen... einmal pro Tag angeboten.

Die Button im Bereich der Dokumente unterstützen den Anwender bei der Durchführung von Kontrollen. Der Button AN-Bescheinigungen wird dann aktiviert, wenn zwischen den hinterlegten Steuerabzugsmerkmalen im Personalstamm und den von ELStAM bereitgestellten Steuerabzugsmerkmalen Widersprüche bestehen. Dann kann eine Gegenüberstellung der Steuerabzugsmerkmale ausgedruckt und dem Mitarbeiter zur weiteren Klärung übergeben werden. Der Button Einzel-Nachweis zeigt eine Übersicht aller ELStAM-Meldungen pro Mitarbeiter an. Mit dem Button PersNr. ohne TIN werden im Protokollfenster die im ELStAM-Verfahren meldepflichtigen Arbeitnehmer angezeigt, für die aber die Steuer-ID im Personalstamm noch nicht erfasst worden ist.

Mit den Button im Bereich der zusätzlichen Aufgaben werden Sonderfälle im ELStAM-Verfahren abgebildet. Sonderfälle sind

• erste Anmeldung aller Arbeitnehmer einer Firma
• Ummeldung aller Arbeitnehmer nach Zuteilung einer neuen Steuernummer
• Ummeldung aller Arbeitnehmer nach Erlangung eines neuen Elster-Zertifikats
• Korrekturmeldungen, z.B. zeitlichen Überschneidungen von An- und Abmeldungen bei Arbeitgeberwechsel
• Aufbau der Meldehistorie aller Mitarbeiter
• Abruf der Änderungsliste, z.B. die Änderungsliste wurde bereits für den Tag abgeholt, der Anwender erwartet aber eine Reaktion auf die danach abgegebenen Meldungen.

Für Meldungen aller Arbeitnehmer muss ein einheitliches Referenzdatum zunächst zur Eingabe freigegeben und dann erfasst werden. Die Meldungen werden dann mit dem Button Neu An-/Ummeldung Firma erstellt. Dieser Ablauf soll überflüssige Massenmeldungen verhindern.

Auf den weiteren Programmseiten erfolgt die Verfolgung und Bearbeitung der ELStAM-Meldungen im Einzelfall, wenn Störungen den normalen Ablauf behindern.

Auf der Programmseite Anmeldung werden die Anmeldungen in den drei Zuständen

• Mitarbeiter anmelden
• Anmeldung erzeugt, aber nicht gesendet oder gesendet aber noch nicht bestätigt
• Anmeldung mit Fehler abgelehnt

unterschieden.

Der Anwender hat in jedem Zustand Aufgaben zu erledigen, die ihm im Menü der rechten Maustaste in den beiden ersten Optionen angezeigt werden. Die weiteren Optionen sind die Standardmöglichkeiten in COMET PA.

Mitarbeiter anmelden: Anmeldung erzeugen und versenden

Anmeldung erzeugt, aber nicht gesendet oder gesendet aber noch nicht bestätigt: Kontrolle der Datenversände und Änderungsliste abholen

Meldungen in diesem Zustand müssen geprüft werden. Wenn der Versand noch nicht durchgeführt worden ist, muss er nachgeholt werden. Wenn der Versand durchgeführt worden ist und die Anmeldebestätigung seit mindestens 3 Tagen nicht zurückgemeldet worden ist, kann mit der Option Anmeldung zurücksetzen die Anmeldung in den Zustand Mitarbeiter anmelden zurückversetzt und erneut abgegeben werden. Ggf. nach Daten Korrekturen.

Anmeldung mit Fehler abgelehnt: Fehlerursache feststellen und Anmeldung wiederholen.

Meldungen in diesem Zustand wurden mit einer qualifizierten Fehlermeldung abgewiesen. In der Spalte Fehlertext wird die Nummer und die Beschreibung des Fehlers ausgegeben. Wenn der Arbeitgeber keine Berechtigung zum Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale hat, kann  mit der Option ELSTAM-Sperre im Personalstamm eintragen der Mitarbeiter zukünftig vom ELStAM-Verfahren ausgeschlossen werden. In allen anderen Fehlermeldungen liefert der Fehlertext Hinweise zur Datenkorrektur. Zur erneuten Abgabe der ELStAM-Anmeldung sind dann folgende Aktionen erforderlich:

Die Option Fehlerhafte Anmeldung zurücksetzen ausführen.

Die fehlerhaften Daten werden berichtigt.

Die Anmeldung wird erneut abgegeben.

Auf der Programmseite Abmeldung werden die Abmeldungen in den drei Zuständen

• ausgetreten und noch nicht abgemeldet
• angemeldet aber derzeit mit Steuerklasse 0 im Personalstamm
• Abmeldung erzeugt, aber nicht gesendet oder noch nicht bestätigt

unterschieden.

Der Anwender hat in jedem Zustand Aufgaben zu erledigen, die ihm im Menü der rechten Maustaste in den beiden ersten Optionen angezeigt werden. Die weiteren Optionen sind die Standardmöglichkeiten in COMET PA.

ausgetreten und noch nicht abgemeldet: Abmeldung erzeugen und versenden

angemeldet aber derzeit mit Steuerklasse 0 im Personalstamm: Abmeldung erzeugen und versenden

Dieser Zustand ist ein Sonderfall, weil eine Anmeldung nur mit einer Steuerklasse von1 bis 6 möglich ist. Nach der Anmeldung ist die Steuerklasse im Personalstamm durch einen Anwender manuell in 0 geändert worden.

Abmeldung erzeugt, aber nicht gesendet oder noch nicht bestätigt: Fehlerursache feststellen und Abmeldung(en) wiederholen

Meldungen in diesem Zustand wurden mit einer qualifizierten Fehlermeldung abgewiesen. In der Spalte Fehlertext wird die Nummer und die Beschreibung des Fehlers ausgegeben. Der Fehlertext liefert Hinweise zur Datenkorrektur. Zur erneuten Abgabe der ELStAM-Abmeldung sind dann folgende Aktionen erforderlich:

Die Option aktuelle Abmeldung zurücksetzen ausführen.

Die fehlerhaften Daten werden berichtigt.

Die Abmeldung wird erneut abgegeben.

Für den Fall, dass die Verarbeitungsbestätigung für mehrere oder alle Abmeldungen aus einem Datenversand nicht zurückgemeldet wird, kann mit der Option alle Abmeldungen mit diesem Transferticket zurücksetzen der komplette Datenversand in den Zustand Abmelden versetzt werden. Anschließend werden alle Abmeldungen erneut abgegeben.

Mit der Option Abruf Wiederholung wird die Verarbeitungsbestätigung der Abmeldungen noch einmal angefordert.

Die Seiten Meldungen und Übersicht ...

Auf der Programmseite Soll - Ist werden die Lohnsteuerabtzugsmerkmale aus dem ELStAM-Verfahren den erfassten Lohnsteuerabzugsmerkmalen im Personalstamm gegenübergestellt.

In den Spaltenüberschriften werden die im ELStAM-Verfahren übermittelten Informationen mit E_ dargestellt. Die Daten aus dem Personalstamm sind mit P_ markiert.

Auf der Programmseite Hilfe werden Texte und Programmaufrufe zur Problem Bearbeitung angeboten.

Zunächst besteht die Möglichkeit der Information auf Basis von pdf-Dokumenten. Bei Problemen mit der Kommunikation im Datenversand kann der Status der Elster-Server geprüft werden. In unklaren Sachlagen kann eine Online-Anfrage an den Support für ELStAM abgegeben werden. Auf der Internetseite Die elektronische Lohnsteuerkarte ist das allgemeine Informationsportal für das ELStAM-Verfahren. Der korrekte Aufbau von Identifikationsnummer und Steuernummer kann geprüft werden. Es wird keine Information zur Gültigkeit der Nummern angezeigt.

Die Seite bisher ...

Auf der Seite Optionen werden Einstellungen zu Ablauf des ELStAM-Verfahrens festgelegt.

Die Informationen im Bereich Proxy-Einstellungen müssen mit der IT-Abteilung abgestimmt werden. Im Bereich der Signatur werden die Informationen zum Elster-Zertifikat abgelegt. Die offenen Ausgangs- bzw. Eingangsdateien werden aufgelistet und können weiter bearbeitet werden. Im Bereich der Funktionen wird die Kommunikation mit den ELSter-Servern getestet bzw. die Protokolle werden angezeigt. Zum Start des ELStAM-Verfahrens werden Schaltereinstellungen festgelegt, die die Abläufe in der Installation abbilden. Im Einzelfall kann eine versendete Datei nach Rücksetzen bzw. Freigabe des Zeitstempels erneut gesendet werden.

Auf der Seite Zertifikat wird das ELSter-Zertifikat verlängert. Hierzu wurde die Kurzanleitung Elsterzertifikat erstellt.