Monatsabschluss durchführen (FI)

Mit der Durchführung des Monatsabschlusses werden die Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung und die Zusammenfassende Meldung bereitgestellt und es können Umlagesätze für die Kosten- und Leistungsrechnung erstellt werden. Sollen die Daten der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übertragen werden, müssen die Interneteinstellungen gepflegt werden. Erfolgt keine direkte Übertragung der Daten aus dem Programm heraus an das Finanzamt ist nach Prüfung der Daten der Button zu betätigen, damit bei einer Umstellung auf das automatische Senden, nicht die bereits über Elster übertragenen Daten nochmals gesendet werden.
 
Interneteinstellungen
Buchen - USt - Voranmeldung
Zusammenfassende Meldung
KLR
 
 
Interneteinstellungen
Um die Daten an das Finanzamt direkt aus dem Programm heraus an das Finanzamt zu übertragen, muss der Zugang ins Internet konfiguriert werden. Unter dieser Registerkarte nehmen Sie die Einstellungen vor. Die vorgenommenen Einstellungen können nach der Berechnung der Daten über den Button überprüft werden. Sie erhalten einen Hinweis, ob die Übertragung erfolgreich war. Die Testdaten werden nach Eingang beim Rechenzentrum des Finanzamtes sofort wieder gelöscht.
Ein Proxy - Server ist eine Software, die den Zugriff von Benutzern ins Internet verwaltet. Der Server kann intern oder extern diese Aufgabe erfüllen. Für den Zugriff eines Benutzers ins Internet muss die Adresse und der Port des Proxy - Servers sowie Benutzername und Passwort bekannt sein. In der Regel werden diese Informationen bei einen DFÜ-Zugang über die Systemeigenschaften => Internetoptionen => Verbindungen hinterlegt, bzw. bei einem Internetrouter in der IP - Netzwerkverbindung eingetragen. Das Hinterlegen dieser Informationen in der COMET Software soll insoweit eine Erleichterung bringen, dass nicht bei jedem Internetzugang die Benutzerinformationen separat eingetragen werden müssen. 
Für Anwender die keinen Proxy -Server nutzen, sind diese Felder frei zu lassen.
Adresse des Proxy - ServersDas ist die IP-Adresse des physikalischen Servers, auf dem sich die Proxy - Software befindet.
PortBei der Installation des Proxy - Servers muss ein Port vergeben werden, über den die Kommunikation verläuft. Als Standard wird Port 80 oder 8080 verwendet.
Username und PasswortInnerhalb der Proxy - Software befindet sich eine Benutzerverwaltung, die den Zugriff der einzelnen Benutzer regelt. Jedem Benutzer wird ein Name und ein Passwort vergeben.
Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.
 
Sind die Einstellungen vorgenommen, kann eine Berechnung der USt- Voranmeldung erfolgen und diese testweise versendet werden. Dazu wird über die Registerkarte Buchen die betreffende Periode eingestellt und das Formular erstellt. Anschließend betätigen Sie den Button um die Verbindung zu überprüfen. Je nach Ergebnis, erhalten Sie einen Hinweis. Sind die Einstellungen korrekt und der Versand der Daten erfolgreich wird im Ausgabefenster folgendes angezeigt:

Erscheint eine Fehlermeldung, müssen die Einstellungen überprüft werden. Eine weitere Ursache könnte die JAVA - Version sein. Diese darf nicht kleiner als 1.5 sein. Bitte überprüfen Sie dies in den Systemeinstellungen und aktualisieren gegebenenfalls die JAVA - Software.
 
 
Buchen
Über die Registerkarte Buchen wird die Umsatzsteuervoranmeldung erzeugt und an das Finanzamt übertragen. Je nach eingestelltem Meldezeitraum, monatlich oder quartalsweise, kann Buchungsjahr und Buchungsperiode eingestellt werden. Wählen Sie den Dialog zum ersten Mal an, ist die Einstellung komplett zu definieren, ist das erste Mal gesendet wurde oder die Daten wurden manuell als gesendet gekennzeichnet, wird vom Programm der nächst folgende Meldezeitraum angeboten.
Erstellt werden können hier die Umsatzsteuervoranmeldung und der Antrag auf Dauerfristverlängerung mit Sondervorauszahlung.
 
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass auch bei einem versetzten Wirtschaftsjahr das Kalenderjahr für die Umsatzsteuervoranmeldung maßgebend ist. Das heißt, eine Umsatzsteuerjahresberechnung muss sich immer auf das Kalenderjahr beziehen, nicht auf das festgelegte Buchungsjahr bzw. Wirtschaftsjahr.
 
Umsatzsteuervoranmeldung:
Bei der Umsatzsteuer handelt es sich um eine so genannte Anmeldesteuer. Anmeldesteuern sind solche Steuern, die durch eine vom Steuerpflichtigen anzufertigende Steueranmeldung selbst zu berechnen sind. Die Steuererklärungen sind nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck bei der zuständigen Finanzbehörde einzureichen. Möglich sind, je nach Umsatz, monatliche oder vierteljährlich Voranmeldezeiträume. Seit dem 01.01.2006 besteht für jeden Unternehmer grundsätzlich die Pflicht die Umsatzsteuervoranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auf elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten - Übermittlungsverordnung dem zuständigen Finanzamt zu übermitteln. Die Anmeldung der Steuer muss bis zum 10. des Folgemonats abzugeben und die darin berechnete Vorauszahlung zu leisten. Bei Banküberweisung der Steuer besteht hier noch eine Schonfrist von 3 Tagen. Fällt das Ende der Schonfrist auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, so endet die Frist mit Ablauf des nächstfolgenden Werktags.
 
Hinweis:
Achtung, bei berichtigten Umsatzsteuervoranmeldungen für vergangene Meldezeiträume beginnt die Schonfrist nicht am 10. sondern sie beginnt mit Bekanntgabe der Berichtigung an das Finanzamt. Bei elektronischer Meldung gilt hier, die Berichtigung ist mit dem Absenden dem Finanzamt bekannt. Senden Sie also mit einer aktuellen Voranmeldung auch eine berichtigte ist das Geld sofort zu überweisen.
 
Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung:
Laut § 18 UStG muss jeder Unternehmer bis zum 10. Tag nach Ablauf jeden Voranmeldezeitraums eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben und die entsprechende Vorauszahlung zu leisten. Diese Frist ist sehr knapp bemessen. Daher sieht § 46 ff. UStDV die Gewährung einer Dauerfristverlängerung vor, welche die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung um jeweils einen Monat verlängert. Voraussetzung für die Dauerfristverlängerung ist die Abgabe des Antrags (Formular) und die Entrichtung einer Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Summe der Vorauszahlungen für das vergangene Jahr. Die Gewährung der Dauerfristverlängerung liegt im Ermessen des Finanzamtes. Besteht die Pflicht zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung, muss die Dauerfristverlängerung jedes Jahr neu beantragt werden. Bei Quartalszahlern gilt der Antrag auch für die folgenden Kalenderjahre. Er braucht nicht jährlich neu gestellt zu werden.
Der Antrag auf Dauerfristverlängerung muss vor der jeweils ersten Voranmeldung des laufenden Jahres abgegeben werden.

 
Einstellungen:

Nach Einstellung der Parameter wird das Umsatzsteuervoranmeldung über den Button oder die Taste <F8> bereitgestellt. Dabei werden alle zurückliegenden Monate des gewählten Buchungsjahres durch gegangen und die aktuellen Daten werden mit den bereits gemeldeten Daten verglichen. Sind Abweichungen vorhanden, wird für den betreffenden Monat eine berichtigte Meldung erstellt.

 
Nach Abschluss der Berechnung erhalten Sie einen Hinweis. Die zum Versand vorgesehene Datei(en) wird / werden unter den Parametereinstellungen angezeigt.
Über den Button wird die Datei im Internetexplorer angezeigt.
 
Bevor Sie die Datei versenden, ist eine Abstimmung der Daten sinnvoll. Dazu können Sie unter Datei => Drucklisten => Auswertung => Steuerliste => Umsatzsteuerformular 2007 eine Druckliste erstellen. Über Auswertungen => Steuerliste können Sie die Werte des Formulars mit den Buchungen pro Konto / Steuerschlüssel abgleichen. Erfolgten Buchungen direkt auf das Vorsteuerkonto, werden diese bei der Erstellung des Formulars berücksichtigt. Ab der Version 7.5.10 erscheinen diese Buchungen auch auf der Steuerliste und können beim Abgleich mit berücksichtigt werden. Buchungen direkt auf Umsatzsteuerkonten haben keinen Einfluss auf das Formular bzw. die Steuermeldung. Im Bereich Umsatzsteuer werden, bis auf wenige Ausnahmen, nur Bemessungsgrundlagen gemeldet, die Steuer daraus ist ein rechnerischer Wert, Bemessungsgrundlage * Steuersatz.
 
Hinweis:
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass im Steuerformular die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ohne Nachkommastellen angegeben wird. Hierbei wird nicht gerundet sondern die Kommastellen werden abgeschnitten. Das heißt zwischen Steuerliste und Voranmeldung kann es in der Bemessungsgrundlage zu Abweichungen bis 0,99€ pro Monat kommen. Das sind pro Jahr 11,88. Analog dazu weichen dann auch die Steuerwerte voneinander ab. Diese Differenz kann ignoriert werden
 
Die Zuordnung zum Umsatzsteuerformular erfolgt über den Steuerschlüssel (Buchungsstammdaten => Steuer => Steuer). Im Steuerschlüssel steht eine ID für die Bemessungsgrundlage und eine ID für die Steuer. Je nach Art ist eine von beiden oder beide Spalten gefüllt. Über diese ID = Feldnummer im Formular, werden die Buchungen pro ID kumuliert und dem Formular zugeordnet. Der Steuerschlüssel regelt auch die automatische Erkennung von Steuerkonto und für die Bezahlung Skontokonto. Wird ein Beleg erfasst mit Steuerschlüssel leer (keine Zuordnung) ist kein automatisches Skonto möglich. Ausnahme bilden hierbei die Konten des Anlagevermögens, da in diesem Fall das Skonto nicht über die Skontikonten ausgebucht wird, sondern direkt dem Anlagekonto zugeordnet wird.
 
Um bei berichtigten Meldungen für zurückliegende Perioden die Zahllast zu ermitteln, aus den Differenzbeträgen der korrigierten Monate zuzüglich der Zahllast aus der aktuellen Periode Steht Ihnen die Liste Steuer - Zahlliste unter Datei => Drucklisten => Auswertung => Steuerliste zur Verfügung. Dort erhalten Sie eine Aufstellung über die gemeldeten und damit gezahlten Werte und die Differenz zur aktuellen Periode.
 
Haben Sie die Daten geprüft, kann die Datei über den Button versendet werden. Ist der Versand erfolgreich, erhalten Sie einen Hinweis.

Bei erfolgreichem Versand wird ein Transferticket vergeben. Diese Nummer kann über den Button angezeigt werden. Im Sendeprotokoll werden Transferdatum, Transferzeit und Transferticket gespeichert. Diese Angaben benötigen Sie bei Rückfragen gegenüber dem Finanzamt / Rechenzentrum. Gesendete Daten können nicht annulliert werden. Es kann lediglich eine Korrekturmeldung erstellt werden.
Wählen Sie in den Einstellungen Buchungsjahr / Buchungsperiode eine bereits abgeschlossene Periode aus, für welche die Meldung bereits erstellt wurde, werden alle, in diesem Zeitraum versendeten, Meldungen angezeigt.
Bei der Sondervorauszahlung / dem Antrag auf Dauerfristverlängerung wird im Anschluss an den Versand der Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat Dezember des Vorjahres, die Erstellung der Sondervorauszahlung aktiviert. Mit einer Sonderzahlung von 1/11 der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres kann das zuständige Betriebsstättenfinanzamt eine Dauerfristverlängerung von einem Monat zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung gewähren. Diese Sondervorauszahlung wird automatisch mit der Anmeldung Monat Dezember verrechnet. Bei der Buchung der Sondervorauszahlung ist auf den korrekten Steuerschlüssel zu achten. Die Verfahrensweise zum Versand der Sondervorauszahlung ist analog der Umsatzsteuervoranmeldung, nur das zur Überprüfung der Sondervorauszahlung das Jahresformular des Vorjahres bzw. die Steuerliste für das gesamte Vorjahr zu verwenden ist.
 
Hinweis:
Werden für das vergangene Jahr noch berichtigte Meldungen erstellt, muss auch für die Sondervorauszahlung eine Berichtigung erfolgen. Hierbei ist nach Versand der berichtigten Voranmeldungen die Sondervorauszahlung für das aktuelle Jahr anzuwählen und erneut zu erstellen.
 
Nutzen Sie den elektronischen Versand aus dem Programm heraus nicht, sondern erfassen die Daten manuell über die Elster-Software, ist es trotzdem sinnvoll, einen Monatsabschluss zur Erstellung der Daten durchzuführen, diesen abzugleichen und im Anschluss daran die Daten manuell als gesendet zu kennzeichnen. Dies erreichen Sie über den Button . Mit dieser Verfahrensweise können die gemeldeten Daten auch im Programm abgebildet werden und es werden korrekte berichtigte Meldungen erstellt.
 
 
Zusammenfassende Meldung
Die Zusammenfassende Meldung ist von den Unternehmern beim Bundeszentralamt für Steuern (früher Bundesamt für Finanzen), Dienstsitz Saarlouis, bis zum 10.Tag nach Ablauf eines Kalendervierteljahres einzureichen, wenn in diesem Meldezeitraum meldepflichtige Warenbewegungen ausgeführt wurden. In der Umsatzsteuervoranmeldung, Zeile 41, werden monatlich die innergemeinschaftlichen Lieferungen ausgewiesen. Diese Summe wird quartalsweise durch die zusammenfassende Meldung untersetzt.
Für alle nach dem 31.12.2006 endenden Meldezeiträume muss die zusammenfassende Meldung auf elektronischem Weg, nach der Steuerdaten -  Übermittlungsverordnung, übertragen werden. Nur in Ausnahmefällen kann zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Abgabe verzichtet werden. Wenn das Finanzamt dem Unternehmer für die Abgabe der USt-Voranmeldung ausnahmsweise die Abgabe in Papierform gestattet hat, gilt dies auch für die Abgabe der ZM. In den Fällen einer für Umsatzsteuerzwecke gewährten Dauerfristverlängerung verlängert sich die Abgabefrist für die ZM entsprechend.
Wurden in einem Zeitraum keine meldepflichtigen Warenbewegungen ausgeführt, ist keine Nullmeldung erforderlich.
Für den elektronischen Versand der ZM aus dem Programm heraus, müssen Stammdaten nachgepflegt werden:
Buchungsstammdaten => Firma => Registerkarte elektronische Meldung

 
Im Adressfeld sind Straße und Hausnummer zu trennen. Es ist eine Teilnehmernummer für die elektronische Abgabe der ZM über den Formularserver der Bundesfinanzverwaltung einzutragen. Sie finden den Antrag auf Erteilung einer Zulassungsnummer im Internet unter folgender Adresse:
+http://www.bzst.bund.de/003_menue_links/005_zm/523_formulare/002_TN_Antrag.pdf+
 
Über die Funktion Monatsabschluss (Menüpunkt Monatsabschluss => Monatsabschluss => Registerkarte Zusammenfassende Meldung) im Programm werden die Daten berechnet und es wird eine XML - Datei erzeugt. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass das Betriebsstättenfinanzamt ebenfalls eine Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern unter Ihrer Steuernummer weitergibt, über die Umsätze in Zeile 41 des Umsatzsteuerformulars. Prüfen Sie daher vor dem versenden der zusammenfassenden Meldung, ob die Summe der Einzelumsätze identisch ist mit den gemeldeten Umsätzen in der Umsatzsteuervoranmeldung. Über die zusammenfassende Meldung werden die Umsätze nur dann gemeldet, wenn für den Debitor eine UST - ID in den Stammdaten hinterlegt ist. Diese zusätzliche Prüfung enthält die UST - VA nicht, daher kann hier die Fehlerursache liegen.

Diese Datei wird standardmäßig im Pfad \\CometFI\Zm\Daten\M???\JAHR\ abgelegt. Zusätzlich kann die Datei in ein Exportverzeichnis gespeichert werden. Je nach Vorgehensweise, ist dann der entsprechende Pfad auszuwählen, beim Laden des Formulars auf den Formularserver der Bundesfinanzverwaltung.
Über die Taste <F8> oder den Button wird die Berechnung des Formulars gestartet.
 

 
Über Datei => Drucklisten => Auswertung => Steuerliste => Zusammenfassende Meldung
können Sie das Formular ausdrucken und prüfen. Zusätzlich dazu stehen Ihnen weitere Listen für die Einzelumsätze zur Verfügung, wie die "EU - Liste" und die "EU - Liste" mit Datum.
 

Sind die Daten geprüft, kann über den Button neben dem Exportverzeichnis der Formularserver der Bundesfinanzverwaltung angewählt werden.

 
Wählen Sie hier bitte ONLINE - FORMULAR aus.
 

 
 
Sie befinden sich nun direkt auf dem Formularserver. Hier nutzen Sie die Funktionalität der Bundesfinanzverwaltung.
Die Icons / Buttons über dem eigentlichen Formular haben folgende Bedeutung:

In diesem Formular können Daten über Eingabe direkt verändert oder ergänzt werden. Daher ist es notwendig, die Datei herunter zuladen und auf dem PC im Exportverzeichnis zu speichern, damit COMET FI bei Änderungen / berichtigten Meldungen auf die tatsächlich gemeldeten Daten zugreifen kann.
 
Hinweis:
Unter dem Link - Anleitung zum Import von Daten in das ZM - Formular auf dem Formularserver der Bundesfinanzverwaltung, Abschnitt Upload der XML - Daten auf den Formularserver finden Sie ausführliche Hinweise zur Bedienung des Formularservers.
 
Über den Button laden Sie die XML - Datei in das Formular. Dazu müssen Sie die entsprechende Datei auswählen.

 
Die Auswahl erfolgt, wie über den Explorer gewöhnt, aus dem Exportverzeichnis oder dem direkten Datenverzeichnis von COMET FI. Anschließend betätigen Sie den Button - Weiter - . Zur Information wird noch einmal die ausgewählte Datei angezeigt.
 

 
Über - Fertigstellen - werden die Daten in das Formular übernommen. Nach der Übernahme in das Formular werden eventuelle Fehler in den Daten angezeigt:
 

 
Auf der Seite 2 des Formulars werden die einzelnen Umsätze pro Kunde (USt-ID) angezeigt.

 
Fehlerhafte Einträge, wie hier im Beispiel die fehlerhafte USt - ID, werden durch ein Fragezeichen am Zeilenrand gekennzeichnet. Diese Daten sind zu korrigieren, ein Versand fehlerhafter Daten ist nicht möglich.
 
Hinweis:
Es werden für das zweite Quartal 82.098 € gemeldet. Das heißt, in den Monaten April bis Juni muss in der USt Voranmeldung / Zeile 41 der Betrag von 82.098 € in Summe als innergemeinschaftliche Lieferung angemeldet worden sein.
 
Ist die Anzeige geprüft und fehlerfrei, sollten die Daten zur Sicherheit über den Button auf dem Rechner, im Exportpfad gespeichert werden.

Über den Button können Sie die Datei beim Bundeszentralamt für Steuern einreichen. Vor dem Versand werden die Daten nochmals geprüft. Treten Fehler oder Probleme auf, erhalten Sie folgenden Hinweis:

 
Erfolgt über die Prüfung keine Fehlermeldung werden die Daten an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt. Bitte lassen Sie während der Übermittlung das Fenster geöffnet und führen Sie keine weiteren Aktionen durch, bis Sie eine Übermittlungsbestätigung erhalten. Bei einigen Browsern ist während dieser Phase keine Aktivität in der Statuszeile (Sanduhr, Fortschrittsbalken usw.) zu verzeichnen. Bitte brechen Sie den Vorgang nicht ab. Bis zur Anzeige der Bestätigung können je nach Datenmenge und Art der Verbindung einige Minuten vergehen.
Drucken Sie nach erfolgreicher Übermittlung das Formular und die angezeigte Übermittlungsbestätigung aus und legen diese zu Ihren Unterlagen.
 
KLR
Aus der berechtigten Forderung, nach der die Kostenrechnung Strukturen und Abläufe des Unternehmens abbilden muss, entsteht ein Konflikt für den Kostenrechner. Die Abbildung von nicht zahlenorientierten Prozessen im Rechnungswesen verlangt sehr oft komplexe Gebilde und aufwändige Abläufe in der Kostenrechnung. Besonders deutlich wird dies vor allem in der Umlagenrechnung und in Verteilungsrechnungen. Durch diese sollen Ungenauigkeiten und Ungerechtigkeit ebenso ausgeglichen werden wie ein unwirtschaftlicher Aufwand für die direkte Zuordnung zum Kostenbetreiber. Den komplexen Strukturen in der Kostenrechnung steht die Anforderung nach möglichst effizienten wirtschaftlichen und verständlichen Abläufen und Ergebnissen in der Kostenrechnung gegenüber.
 
Über den Dialog Monatsabschluss KLR werden Umlagesätze nach einem definierten Umlageschema erstellt. Diese Umlagen können als Buchungen im Journal KLR abgelegt werden. Zur Verfahrensweise der Berechnung und zur Erstellung des Umlageschemas wenden Sie sich bitte an die Freitag GmbH.