Einstellungen (FI)

In den Einstellungen werden die Grundlagen zur Buchungserfassung definiert und festgelegt. Sie betreffen sowohl die Grundeinstellungen im System als auch die mögliche Integration zu unserer Anlagenbuchhaltung, zur Log - Protokollierung und der Erstellung von freien Feldern.

Einstellungen Teil 1

Freie Buchungsperiode
Auswahl oder Eingabe des freigegebenen Buchungszeitraums. Der festgelegte Zeitraum muss in der Tabelle Buchungsperioden definiert sein. Innerhalb dieses Zeitraumes kann in der Finanzbuchhaltung gebucht werden. Für bereits abgeschlossene Perioden außerhalb dieses Zeitraumes können nur noch Auswertungen abgerufen werden.

Firmenbezeichnung
Eingabe einer Kurzbezeichnung der Firma / des Mandanten. Diese Kurzbezeichnung wird verwendet beim Überweisungsmodul als Firmenbezeichnung für den Datenträger und bei Auswertungen.

Standardwährung
Eingabe oder Auswahl der Standardwährung aus der Tabelle Währung.
Alle Buchungen werden in der Standardwährung verwaltet und in diese wird aus Fremdwährungen umgerechnet. Zu Auswertungszwecken kann auf die erfassten Fremdwährungen zurückgegriffen werden.

Währung vor Umstellung
Eingabe der Landeswährung vor der Umstellung auf den Euro als einheitliche Währung .

Buchen - Auswahl verschiedener Optionen beim Buchen:

Hinweis Gutschrift vorhanden
Anzeige fälliger periodischer Buchungen	Arbeiten Sie mit wiederkehrenden Buchungen erhalten Sie bei Aktivierung dieses Schalters einen Hinweis beim Öffnen der Buchungsmaske auf fällige periodische Buchungen.
Übernahme Kundennummer  Text?	Aktivieren Sie diesen Schalter, wird die in den Stammdaten hinterlegte Kundennummer in den Buchungstext übernommen
Übernahme externe Beleg - Nr.(Kreditor)  Text	Aktivieren Sie diesen Schalter, wird die freie Belegnummer bei Kreditorenbuchung in den Buchungstext übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass das Kreditorenkonto in der Buchungserfassung als erstes eingegeben wird.
Übernahme Gesamtbetrag (Kreditor)  Text	Aktivieren Sie diesen Schalter, wird der Gesamtbetrag der Rechnung bei Kreditorenbuchung in den Buchungstext übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass das Kreditorenkonto in der Buchungserfassung als erstes eingegeben wird.
Speichern beim Buchen mit * - Taste	Im Buchungsstapel finden Sie am Ende der Erfassungsmaske einen Button zum Speichern der Eingaben. Damit wird der Buchungssatz in den Erfassungsstapel übernommen. Ist dieser Schalter aktiviert, können Sie aus jedem beliebigen Feld der Eingabemaske über die * - Taste der Nummerntastatur die Eingaben speichern. Eine Eingabekontrolle, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind erfolgt weiterhin.
Belegdatum mit Buchungsdatum vorbelegen	Das Buchungsdatum steuert die Zuordnung zur Periode in der Finanzbuchhaltung. Soll das Buchungsdatum identisch mit dem Belegdatum sein aktivieren Sie diesen Schalter. Beachten Sie aber dabei bitte, dass das Belegdatum zur Berechnung des Zahlungszieles verwendet wird.
UStVA pro Quartal	Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn das Unternehmen nur zu einer quartalsweisen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet ist.
Vorbelegung häufiger Werte beim Buchen	Automatische Vorbelegung von Feldern (Konto, Dimension) in der Buchungserfassung nach Eingabe des Personenkontos.
Zahlungen mit Betrag < 0
Prüfung Buchungsdatum / Belegdatum	Aktivieren Sie diesen Schalter, wird bei der Erfassung von Buchungssätzen die Eingabe von Buchungsdatum / Belegdatum abgeprüft. Das Belegdatum darf in diesem Fall nicht größer sein, als das Buchungsdatum.
Zuordnung Konto - KST prüfen	Im Programm finden Sie unter Kostenrechnung => Zuordnung Konto - Dimension eine Tabelle, in der mögliche Kombinationen von Konten - KST abgelegt werden. Aktivieren Sie diesen Schalter, werden die Eingaben in der Buchungserfassung auf Basis dieser Tabelle geprüft. Diese Option ist vorrangig für die KFZ - Branche vorgesehen.
Externe Belegnummer anzeigen	Die Finanzbuchhaltungssoftware verwaltet interne Belegnummern pro Buchungsart. Zusätzlich dazu können Sie ihre betriebsinternen Belegnummern über die externe Belegnummer verwalten. Die externe Belegnummer wird in der Buchungserfassung frei geschalten. Damit auch in allen Auswertungen und weiteren Dialogen diese, von Ihnen verwaltete Nummer angezeigt wird, muss dieser Schalter aktiviert werden.

Einstellungen Teil 2
Die Einstellungen Teil 2 enthalten Vorgaben zum Zahlungsverkehr und zu automatischen Erstellung von Buchungssätzen beim Jahresabschluss und für Automatikbuchungen.

Zahlungsverkehr:

Zahlungsziel in Tagen	Eingabe des Standardzahlungszieles für Ausgangsrechnungen. Diese Vorbelegung wird nur dann benutzt, wenn in den Debitor - Stammdaten das Zahlungsziel in Tagen = 0 ist.
Skonto	Eingabe oder Auswahl des Skontoschlüssels aus der Tabelle Skonto. Diese Skontobedingung wird bei Ausgangsrechnungen als Zahlungsbedingung übernommen, sofern in den Debitor - Stammdaten nichts anderes vereinbart wurde.
Kulanztage Zahlung	Angabe der Frist in Tagen, innerhalb der noch eine Zahlung mit Skonto automatisch verarbeitet werden kann. Dabei ist bei Zahlungsausgängen das aktuelle Tagesdatum, bei Zahlungseingängen allerdings das Buchungsdatum ausschlaggebend. Diese Option ist derzeit noch nicht verfügbar.
Konto Überzahlung (ZE)	Entspricht der eingezahlte Betrag nicht dem offenen Posten, wird der Differenzbetrag automatisch auf das hier erfasste Konto gebucht. Wie hoch der Toleranzbetrag für eine automatische Ausbuchung ist, kann vorgegeben werden. Es erfolgt bei dieser Automatik keine Steuerkorrektur, die Ausbuchung erfolgt immer Brutto = Netto.
Konto Unterzahlung (ZE)	Entspricht der eingezahlte Betrag nicht dem offenen Posten, wird der Differenzbetrag automatisch auf das hier erfasste Konto gebucht. Wie hoch der Toleranzbetrag für eine automatische Ausbuchung ist, kann vorgegeben werden. Es erfolgt bei dieser Automatik keine Steuerkorrektur, die Ausbuchung erfolgt immer Brutto = Netto.
Toleranzbetrag (ZE) bei Überzahlung / Unterzahlung	Eingabe des Betrages, bis zu welcher Höhe eine Überzahlung / Unterzahlung automatisch verbucht werden soll.
Konto Ausbuchung Debitor	Entspricht der eingezahlte Betrag nicht dem offenen Posten, wird der Differenzbetrag automatisch auf das hier erfasste Konto gebucht. Wie hoch der Toleranzbetrag für eine automatische Ausbuchung ist, kann vorgegeben werden. Bei dieser Automatik erfolgt die Steuerkorrektur entsprechend dem Steuersatz / den Steuersätzen der Rechnung.
Konto Ausbuchung Debitor mit Steuer	Entspricht der eingezahlte Betrag nicht dem offenen Posten, wird der Differenzbetrag automatisch auf das hier erfasste Konto gebucht. Wie hoch der Toleranzbetrag für eine automatische Ausbuchung ist, kann vorgegeben werden. Bei dieser Automatik erfolgt die Steuerkorrektur entsprechend dem Steuersatz / den Steuersätzen der Rechnung.
Konto Ausbuchung Kreditor	Diese Funktionalität wird bei Lastschrifteinzug durch den Kreditor genutzt. Innerhalb des Toleranzbetrages kann die Differenz automatisch ausgebucht werden. Es erfolgt dabei eine Steuerkorrektur entsprechend dem Steuersatz / den Steuersätzen der Rechnung.
Konto Ausbuchung Kreditor mit Steuer	Diese Funktionalität wird bei Lastschrifteinzug durch den Kreditor genutzt. Innerhalb des Toleranzbetrages kann die Differenz automatisch ausgebucht werden. Es erfolgt dabei eine Steuerkorrektur entsprechend dem Steuersatz / den Steuersätzen der Rechnung.
Max. Skontobetrag In Prozent / absolut	Eingabe des maximal möglichen Skontosatzes bzw. Skontobetrages, der automatisch eingetragen wird, bei der Aktivierung einer Zahlung innerhalb der Skontofrist. Dieser Betrag / Satz dient zur Kontrolle und soll Fehler vermeiden. Ob der Wert absolut oder in Prozent geprüft wird ist von der Schalterstellung abhängig. Empfohlen wird die Angabe in %, da ein absoluter Betrag bei schwankenden Rechnungsbeträgen immer nachgebessert werden muss.
Automatisches Verdichten von Zahlungen / Lastschriften	Werden Überweisungsdateien / Lastschriftdateien erstellt über das Zahlungsmodul der Finanzbuchhaltung, werden bei Aktivierung des Schalters die Rechnungen / Gutschriften pro Personenkonto zusammengefasst, wenn es sich bei allen Belegen um die gleiche Bankverbindung handelt. Die maximale Anzahl von Sätzen für eine Sammelüberweisung wird berücksichtigt. Ist der Schalter deaktiviert, können Sie die Zahlungen / Gutschriften manuell zusammenfassen.

Dimension:
Wird bei Zahlungsvorgängen die Skontofunktion in Anspruch genommen, wird automatisch eine Buchung auf das entsprechende Skontokonto und eine Steuerkorrektur vorgenommen. Standard ist dabei, dass der Skontobetrag im gleichen Verhältnis auf verschiedene Dimensionen verteilt wird, wie die Originalrechnung. Damit entstehen bei einer umfangreichen Aufteilungsbuchung mehrere Skonto-Teilbuchungen. Soll die Skontobuchung aus betrieblichen bzw. organisatorischen gründen nur auf eine bestimmte Dimension gebucht werden, muss der Schalter aktiviert werden und die gewünschten Dimension(en) hier hinterlegt werden.

Hinweis:
Über die Umlagenrechnung zum Monatsabschluss kann das Skonto dann auch nach einem festgelegten Umlageschlüssel auf die einzelnen Bereiche bzw. Kostenstellen verteilt werden. Verfahren Sie auf diesem Weg, reduzieren Sie die Anzahl Buchungssätze.

Mahnung:

Mahnpause in Tagen

Wartefrist zwischen zwei automatischen Mahnläufen in Tagen

Prüfe:

FIBU - Check beim Start	Möglichkeit einer internen Prüfung der Daten bei jedem Programmstart Diese Option steht derzeit nicht zur Verfügung
Sammelkonten bebuchbar	Sammelkonten bzw, Mitbuchkonten werden in der Buchhaltung über die Ihnen zugeordneten Personenkonten bebucht. Der Saldo eines Sammelkontos zum Stichtag entspricht immer der Summe der offenen Posten über die betreffenden Personenkonten. Bei einer direkten Bebuchung der Sammelkonten wird diese Regel außer Kraft gesetzt. Standardeinstellung ist hier der deaktivierte Schalter.
Neuanlage von Stammdaten beim Buchen	Erfassen Sie Bewegungssätze über die Buchungsmaske können Stammdaten bei Aktivierung dieses Schalters parallel zum Buchungsvorgang angelegt werden, ohne die Buchungserfassung zu verlassen.

Einstellungen Teil 3

Neutrales Zwischenkonto	Eingabe oder Auswahl eines Zwischenkontos, welches bei Umbuchungen mit Steuer als automatisches Verrechnungskonto herangezogen wird. Das Konto sollte einen Kontentyp "Z" haben, ohne Steuerzuordnung. Erfolgt die Umbuchung netto, ohne Berücksichtigung von Steuer, wird diese direkt gebucht und das Zwischenkonto wird nicht verwendet.
Konto RE-Buch	Eingabe bzw. Auswahl des Kontos Rechnungseingangsbuch aus der Tabelle Sachkonten Bei dem Konto Rechnungseingangsbuch handelt es sich um ein Zwischenkonto zur Erfassung von Rechnungen deren Zuordnung zum Sachkonto / Kostenstelle / Kostenträger noch geklärt werden muss. Sie können unabhängig davon die Rechnungen bezahlen und damit Skontofristen einhalten. Ist die Zuordnung geklärt buchen Sie die Rechnungen vom RE-Buch weg auf das entsprechende Sachkonto / Kostenstelle / Kostenträger. Diese Option steht derzeit noch nicht zur Verfügung.
Zwischenkonto Umlage	Automatikkonto für die Erstellung von Umlagesätzen über die Funktion Monatsabschluss => KLR

Protokollierung / Allgemeine Einstellungen

Protokollierung der Änderung von Stammdaten sowie des Exportes von Daten in Fremdsysteme bzw. des Importes von Stamm- und Bewegungsdaten aus Fremdsystemen.
Zusätzlich kann in den allgemeinen Einstellung der Schalter Einstellungen speichern (siehe => Allgemeine Bedienungshinweise => Tabellenanzeige verändern) so gewählt werden, das Einstellungen speichern über den Werkzeugkasten nicht jedes Mal angewählt werden muss, da dies standardmäßig aktiviert ist. Des Weiteren werden auf dieser Seite systeminterne Zähler angezeigt.
Während des Journallaufs wird programmseitig eine Sperre gesetzt, damit nicht zwei Bearbeiter gleichzeitig diese Funktion anwählen. Der 2. Bearbeiter erhält den Hinweis, dass die Journalisierung durch den 1. Bearbeiter gesperrt ist, wählt er diesen Menüpunkt ebenfalls an. Verlässt Bearbeiter 1 den Dialog ohne Fehler, wird die automatische Sperre zurückgesetzt. Bei einer Fehlermeldung ist dies unter Umständen nicht möglich. Um die Sperre dennoch aufheben zu können finden Sie in der Werkzeugleiste folgendes Symbol => - Sperre journalisieren aufheben. Klicken Sie den Button an, kann die Sperre manuell zurückgesetzt werden. Diese Option ist dem Administrator vorbehalten. Vorher muss geprüft werden, warum die Sperre nicht automatisch aufgehoben wurde.

Bitte setzen Sie sich dazu mit unserem Service in Verbindung.

Anlagenbuchhaltung

Schalter zur Integration der Anlagenbuchhaltung:
Bestätigen Sie diese Schalter können für die gewählten Operationen die Daten direkt aus der Finanzbuchhaltung in die Anlagenbuchhaltung übergeben werden. Wird eines der Sachkonten aus den Kontenkreisen bebucht, erfolgt eine Abfrage, ob diese Buchung in der Anlagenbuchhaltung weiter verarbeitet werden soll.. Bestätigen Sie dies, wird die Anlagenbuchhaltung geöffnet und die zusätzlichen, anlagenbuchhaltungsrelevanten Daten können erfasst werden.
Diese Option ist lizenzpflichtig und steht derzeit noch nicht zur Verfügung.

Altwertsteuer / Gewährleistungsrückrechnung

Die Umsätze beim Austauschverfahren in der Kraftfahrzeugwirtschaft sind in der Regel Tauschlieferungen mit Baraufgabe. Der Lieferung / dem Einbau eines neuen oder aufbereiteten Ersatzteiles stehen eine Geldzahlung und eine Lieferung des reparaturbedürftigen Fahrzeugteils (Altteils) durch den Kunden gegenüber. Als Entgelt für die Lieferung sind die vereinbarte Geldzahlung und der gemeine Wert des Altteils anzusetzen. Dabei können die Altteile mit einem Durchschnittswert von 10% des so genannten Bruttoaustauschentgelts bewertet werden. Bei Lieferung des Austauschteils wird der Wert des zurückgegebenen Altteils in allen Fällen von den Lieferern (Hersteller, Großhändler, Werkstatt) als teil der Bemessungsgrundlage berücksichtigt. Der Wert des Altteils muss in der Rechnung nicht angegeben werden. Es genügt, dass der Unternehmer den auf den Wert des Altteils entfallenden Steuerbetrag angibt. Die auf den Wert der Altteile entfallende Steuer ist gesondert aufzuzeichnen. Damit muss im Programm für die Verwaltung von Rechnungseingängen und Rechnungsausgängen mit Altteilsteuer ein neuer Steuerschlüssel angelegt werden, mit extra Steuerkonten für die Altteilsteuer. Für die Erfassung von Rechnungen mit Altwertsteuer gibt es im Programm zwei Automatikbuchungsarten, RS für Rechnungsausgänge mit Altteilsteuer und RT für Rechnungseingänge mit Altteilsteuer.

Mit diesen Buchungsarten wird auch die Bemessungsgrundlage der Altwertsteuer geführt. Der Wert des Altteils wird auf ein Konto mit dem entsprechenden Steuerschlüssel gebucht. Über eine negative Ausbuchung gegenüber einem Konto ohne Steuer wird der Rechnungsbetrag wieder korrigiert. Damit entfällt die rechnerische Ermittlung der Altwerte aus dem Steuerbetrag der Altteile. Für die automatische Verbuchung dieser Vorgänge müssen hier die Konten hinterlegt werden.
Die Bemessungsgrundlage für Altwerte bei Rechnungseingängen ist als Aufwandskonto mit dem definierten Steuerschlüssel anzulegen. Das Konto für die Neutralisation der Bemessungsgrundlage bei Rechnungseingängen mit Altteilsteuer ist als Aufwandskonto ohne Steuer anzulegen. Die Bemessungsgrundlage für Altwerte bei Rechnungsausgängen muss ein Erlöskonto mit dem definierten Steuerschlüssel sein. Das Konto für die Neutralisation der Bemessungsgrundlage bei Rechnungsausgängen mit Altteilsteuer muss ein Erlöskonto ohne Steuer sein.
Anschließend sind die Konten hier auszuwählen / einzutragen. Der Saldo über beide zusammengehörige Konten ist immer 0. Daher können Sie bei den Auswertungen über Kontengruppen unberücksichtigt bleiben. In den reinen
FIBU - Auswertungen wie GuV, Bilanz und Summen- und Saldenlisten sind sie enthalten.
Ähnliches gilt für die Eingabe / Verwaltung der Zwischenkonten für die Gewährleistungsrückrechnung und den Altwert aus Gewährleistung.

Kennzeichen

Diese Option ist lizenzabhängig und nur für einen bestimmten Kundenkreis sinnvoll nutzbar. Bitte setzen Sie sich zur Abstimmung mit unserem Service in Verbindung.

Vorbelegung

Tabelle zur Definition von Vorbelegungen für einzelne Felder bei bestimmten Tabellenoperationen. Diese Tabelle ist systemintern und abhängig vom gewählten Kontenrahmen. Die Einrichtung der Tabelle erfolgt durch unseren Service vor Ort.

Standards

Erfassung der Standardeinstellungen im Programm Finanzbuchhaltung. Die Einstellung ist abhängig vom genutzten Kontenrahmen. Vorbelegt ist die Tabelle der Kontenarten. Die Spalten von Konto / bis Konto können vom Anwender gefüllt werden. Weiterhin kann die Stelligkeit von Sachkonten und Personenkonten hinterlegt werden, sofern Sie eindeutig ist. Es ist immer sinnvoll Personenkonten von der Stelligkeit her mit einer Stelle mehr zu versehen. Zusätzlich zur Stelligkeit können Sie auch hier die Kontenkreise von / bis für Debitoren und Kreditoren definieren.
Importieren Sie Daten aus Fremdsystemen in die Finanzbuchhaltung über unsere definierten Schnittstellen, ist es erforderlich, hier die Kontenkreise für Debitoren und Kreditoren und deren Stelligkeit festzulegen, um eine automatische Neuanlage von Konten beim Einlesen zu ermöglichen.

Filter

Definition von Standard - Filterbedingungen für die einzelnen Dialoge bzw. Tabellen. Diese Filterbedingungen sind dann im Dialog über die rechte Maustaste => Auswahl Filter bzw. Markierung abrufen.

Die Einrichtung der Tabelle erfolgt durch unseren Service vor Ort.

ADO

Systemintern Anzeige der ADO-Komponenten.

Bankbelege

Wird das Modul zum automatischen Bankabgleich verwendet, sind hier die erforderlichen Voreinstellungen zu treffen. Mit dem automatischen Bankabgleich können die Kontoauszüge als Datei eingelesen werden und es erfolgt programmseitig die automatische Zuordnung der Daten nach Konto, Betrag, Buchungstext usw. Ist die automatische Zuordnung nicht eindeutig, muss manuell nachgepflegt werden. Sollten Sie Interesse daran haben, setzen Sie sich bitte zuerst mit Ihrer Bank in Verbindung, ob die Kontoauszüge elektronisch geliefert werden können
Die Einrichtung dieses Moduls erfolgt durch unseren Service vor Ort oder per Fernwartung.