Drucklisten (FI)

Arten von Listen
Aufruf des Dialogs Drucklisten. Hier können Standardauswertungen sowie kundenspezifisch angepasste Listen in den jeweiligen Ordnern abgerufen werden. Dabei erkennen Sie an der Listenfarbe, um was für eine Liste es sich handelt:
Rot   => Standardliste
Blau  => kundenspezifische Liste, erstellt von unserem Service
Grün  => kundenspezifische Liste, vom Kunden selbst erstellt
Dabei werden die Standardlisten und die von uns angepassten oder erstellten Kundenlisten über den Updateservice gepflegt. Eigene Listen müssen bei Programmänderungen selbst angepasst werden, wenn die Änderungen die Listenabfrage oder die Listenfelder betreffen.
Um Listen selbst zu erstellen, muss der Listengenerator im Lizenzumfang enthalten sein.
 
Listen, die oft verwendet werden, können in ein Verzeichnis - Lieblingslisten - kopiert werden. Das Kopieren erfolgt über die Drag and Drop-Funktion. Die Liste wird durch einfaches anklicken mit der Maus ausgewählt, linke Maustaste gedrückt halten und Liste in das Verzeichnis Lieblingsliste ziehen. Die Lieblingslisten sind bearbeiterabhängig, das heißt jeder Bearbeiter kann sich diesen Ordner nach seinen Erfordernissen zusammenstellen.

 
Hinweis:
Ausgewertet werden kann in den Listen nur das, was auch über den Journallauf verbucht wurde. Im Journal sind die Daten unveränderbar, so dass notwendige Änderungen nur über weitere Buchungen bzw. Stornierungen erfolgen. Ausnahme bilden dabei die Listen in den Verzeichnissen Erfassungsstapel und Offene Posten. Hier kann sofort nach der Erfassung eine Liste gedruckt werden. Da bis zur Journalisierung diese Daten jederzeit änderbar sind, ist der Ausdruck nicht bindend.
 
Verzeichnisstruktur
Die Listen sind in Verzeichnissen und Unterverzeichnissen abgelegt, deren Bezeichnung das Finden der Liste erleichtern soll. So finden Sie zum Beispiel Auswertungen der Finanzbuchhaltung wie Bilanz, GuV, Summen- und Saldenliste, Kontenblätter, BWA und Umsatzsteuerformular im Verzeichnis Auswertungen. Listen, welche die Planung, Plan-Ist-Vergleiche und Ist - Auswertungen mit Dimensionen (Kostenstelle, Kostenträger) betreffen, sind im Verzeichnis Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) zu finden.

 

 
 
 
Parametereinstellungen
Um die Daten in der Listenausgabe sinnvoll zu gestalten ist ein Auswahldialog zur Einstellung von Parametern für den Druck vor geschalten. Solche Parameter können sein:

• Zeitraum => Einschränkung des Auswertezeitraumes innerhalb eines Geschäftsjahres
• Filterfunktion zur Einschränkung der Datenmenge wie Auswahl von Konten oder
    Dimensionen (2 mögliche Filter) => es werden dann nur Daten ausgewertet die innerhalb dieser  
    Filterbedingungen liegen 
• Gruppierungsfunktionen zur Abbildung von Zwischensummen über eine Gruppe (3 mögliche Gruppen)
• Sortierfunktion, um Daten in der gewünschten Sortierung auszugeben
• Detailschalter - Ausblenden der Einzelinformation und nur Anzeige der Summensätze über die Gruppe
• Schalter neue Seite => Nach jedem Gruppenwechsel (neue Gruppe) wird eine neue Seite begonnen
   
  Hinweis:
  Gruppierung und Sortierung bedingen einander. Die Einzelsätze unterliegen der Sortierungsvorgabe und sind im Folgenden nach den Gruppierungen 3 - 1 sortiert:
  - Innerhalb der Gruppe 3 (rechts) werden die Einzelsätze in der vorgegebenen Sortierung angezeigt
  - Innerhalb der Gruppe 2 (Mitte) sind die Sätze sortiert nach Gruppierung 3
  - Innerhalb der Gruppe 1 (links) sind die Sätze sortiert nach Gruppierung 2
  Wird nur eine Gruppe gewählt, betrifft die Sortierreihenfolge die Einzelsätze dieser Gruppe.
   
   
  Am Beispiel von Standardlisten soll die Anwendung der Parametereinstellungen verdeutlicht werden.
  Beispiel 1 - Summen- und Saldenliste
  Beispiel 2 - Kostenstellenauswertung
  Beispiel 3 - OP-Liste
   
  Beispiel 1:
  Summen- und Saldenliste:
  Variante 1
  
  Zeitraum: Ausgabe der Summen- und Saldenliste für das gesamte Jahr 2006 von Januar bis Dezember
  - Buchungsjahr 2006
  - Buchungsperiode 01.01.2006 bis 31.12.2006
  - Kontenanzeige alle, ohne Einschränkung
  - Anzeige aller Konten, auch mit Saldo=0
  - Eine Gruppierung und Sortierung der Daten ist nicht möglich, da der Aufbau der Liste fest vorgegeben   
    ist
   
  Der Ausdruck erfolgt für den Zeitraum 01.01.2006 bis 31.12.2006 über alle Konten, auch dann, wenn der Kontensaldo 0 ist.
   
  Variante 2
  
  Zeitraum: Ausgabe der Summen- und Saldenliste für das gesamte Jahr 2006 von Januar bis Dezember
  - Buchungsjahr 2006
  - Buchungsperiode 01.01.2006 bis 31.12.2006
  - Kontenanzeige nur Erlöskonten
  - Konten mit Saldo 0 ausblenden
  - Eine Gruppierung und Sortierung der Daten ist nicht möglich, da der Aufbau der Liste fest vorgegeben
    ist
   
  Die Ausgabe erfolgt für den Zeitraum 01.01.2006 bis 31.12.2006, für die Konten von 8100 bis 8990 (in diesem Fall nur Erlöskonten) und die Konten mit einem Saldo von 0 werden nicht angezeigt.
   
   
   
  Beispiel 2:
  Kostenstellenauswertung
  Variante 1 Summensätze pro Kostenstelle
  Datei => Drucklisten=> Kosten und Leistungsrechnung (KLR) => Journal KLR => Aufwand-Ertrag (Dimension)
  
  Zeitraum: Ausgabe der Kostenstellenauswertung für das Buchungsjahr 2006, speziell Monat Oktober
  - Buchungsjahr 2006
  - Buchungsperiode 01.10.2006 - 31.10.2006
  - Ausgewertet wird hier die Datenmenge über die Dimension => unter der Buchungsperiode Auswahl
    welcher Dimension => hier KST
  - Es erfolgt keine Gruppierung oder Filterung der Daten
  - Sortierung ist nicht möglich, da keine Einzelsätze ausgewertet werden
   
  Die Ausgabe erfolgt für den Zeitraum 01.10.2006 bis 31.10.2006 über alle Kostenstellen mit einer Summe Aufwand, einer Summe Ertrag und einem Saldo pro Kostenstelle. Dabei erscheinen alle Kostenstellen in einer Liste mit den genannten Spalten. Es sind keine Zwischensummen enthalten.
   
  Hinweis:
  Es ist nicht sinnvoll, nach der Dimension zu gruppieren, welche in der Auswahl festgelegt wurde. Eine Gruppierung hat immer eine Überschriftenzeile und eine Summenzeile zur Folge, das heißt bei Auswahl der Dimension KST und einer Gruppierung über die KST werden in der Datenzeile und in der Gruppenzeile die gleichen Werte ausgewiesen.
   
  Variante 2 Summensätze pro Kostenstelle und Konto
  Datei => Drucklisten=> Kosten und Leistungsrechnung (KLR) => Journal KLR => Aufwand-Ertrag (Konto)
  
  Zeitraum: Ausgabe der Kostenstellenauswertung für das Buchungsjahr 2006, speziell Monat Oktober
  - Buchungsjahr 2006
  - Buchungsperiode 01.10.2006 - 31.10.2006
  - Ausgewertet wird hier die Datenmenge über die Dimension => unter der Buchungsperiode Auswahl
    welcher Dimension => hier KST
  - Die Kostenstellen werden gruppiert innerhalb der Kostenstellengruppe
  - Sortierung ist nicht möglich, da keine Einzelsätze ausgewertet werden
  Die Ausgabe erfolgt für den Zeitraum 01.10.2006 bis 31.10.2006 über alle Konten, gruppiert nach der Kostenstelle mit einer Summe Aufwand, einer Summe Ertrag und einem Saldo pro Konto und einer Gruppensumme pro Aufwand, pro Ertrag und dem Saldo pro Kostenstelle. Dabei erscheinen alle Kostenstellen und innerhalb der Kostenstelle alle Konten in einer Liste mit den genannten Spalten. Die Gruppensumme erfolgt über die Kostenstelle. Innerhalb der Kostenstelle sind die Daten sortiert nach dem Konto.
   
  Wählen Sie über die Filterfunktion Auswahl einschränken nur eine ausgewählte Anzahl Konten von / bis, ist der Aufbau der Listen identisch, es erfolgt nur eine Einschränkung über die Datenmenge. Soll nur ein bestimmtes Konto ausgewertet werden, reicht es, dieses im Feld von anzugeben.
   
  Variante 3 Summensätze pro Kostenstellengruppe und Kostenstelle
  Datei => Drucklisten=> Kosten und Leistungsrechnung (KLR) => Journal KLR => Aufwand-Ertrag (Dimension)
  
  Zeitraum: Ausgabe der Kostenstellenauswertung für das Buchungsjahr 2006, speziell Monat Oktober
  - Buchungsjahr 2006
  - Buchungsperiode 01.10.2006 - 31.10.2006
  - Ausgewertet wird hier die Datenmenge über das Konto
  - die Konten werden gruppiert innerhalb der Kostenstelle
  - Sortierung ist nicht möglich, da keine Einzelsätze ausgewertet werden
  Die Ausgabe erfolgt für den Zeitraum 01.10.2006 bis 31.10.2006 über alle Kostenstellen, gruppiert nach der Kostenstellengruppe mit einer Summe Aufwand, einer Summe Ertrag und einem Saldo pro Kostenstelle und einer Gruppensumme pro Aufwand, pro Ertrag und dem Saldo pro Kostenstellengruppe. Dabei erscheinen alle Kostenstellengruppen und innerhalb der Kostenstellengruppe alle Kostenstellen in einer Liste mit den genannten Spalten. Die Gruppensumme erfolgt über die Kostenstellengruppe. Innerhalb der Kostenstellengruppe sind die Daten sortiert nach der Kostenstelle.
   
  Wählen Sie über die Filterfunktion Auswahl einschränken nur ein bestimmtes Konto oder mehrere Konten von / bis aus, ist der Aufbau der Listen identisch, es erfolgt nur eine Einschränkung über die Datenmenge. Definieren Sie bei der Gruppierung unter von / bis ein Einschränkung, welche Kostenstellengruppen ausgewertet werden sollen, bleibt der Listenaufbau ebenfalls gleich. Es erfolgt lediglich eine Einschränkung der Datenmenge über die gewählten Kostenstellengruppen. Handelt es sich um nur eine Kostenstellengruppe, reicht es diese im Feld von zu wählen.
   
   
  Variante 4 Einzelsätze pro Dimension und Konto
  Datei => Drucklisten=> Kosten und Leistungsrechnung (KLR) => Journal KLR => Journal nach Dimension und Konto
  
  Zeitraum: Ausgabe der Kostenstellenauswertung für das Buchungsjahr 2006, speziell Monat Oktober
  - Buchungsjahr 2006
  - Buchungsperiode 01.10.2006 - 31.10.2006
  - Ausgewertet werden die Einzelsätze (Buchungssätze pro Konto)
  - Ausgabe einer Zwischensumme (Gruppensumme) über die Kostenstelle
  Die Ausgabe der Daten erfolgt für den Zeitraum 01.10.2006-31.10.2006, mit Einzelsätzen aus dem Journal gruppiert nach Kostenstelle und innerhalb der Kostenstelle nach Konto. Wird keine andere Sortierung eingestellt, sind die Einzelsätze sortiert nach Buchungsdatum.
   
  Diese Liste hat eine Standardgruppierung nach dem Konto. Daher ist in der Gruppierungsfunktion die Auswahl des Kontos nicht möglich. Wählen Sie also hier keine Gruppe aus, sind die Buchungssätze gruppiert nach dem Konto. Analog dazu gibt es die Liste Journal nach Konto und Dimension. Diese sieht ohne Auswahl der Gruppe genauso aus, wie die Liste Journal nach Dimension und Konto.
  Wird jetzt eine Gruppierung nach der Dimension eingestellt ist die Liste gruppiert nach der gewählten Dimension (hier KST) und innerhalb der Dimension gruppiert nach dem Konto.
   
  Für die Filterbedingung gelten die gleichen Bedingungen, wie in den anderen Beispielen beschrieben.
   
  Variante 5 Einzelsätze pro Konto und Dimension
  Datei => Drucklisten=> Kosten und Leistungsrechnung (KLR) => Journal KLR => Journal nach Konto und Dimension
  
  Zeitraum: Ausgabe der Kostenstellenauswertung für das Buchungsjahr 2006, speziell Monat Oktober
  - Buchungsjahr 2006
  - Buchungsperiode 01.10.2006 - 31.10.2006
  - Ausgewertet werden die Einzelsätze (Buchungssätze pro Konto)
  - Ausgabe einer Zwischensumme (Gruppensumme) über die Kostenstelle
  Die Ausgabe der Daten erfolgt für den Zeitraum 01.10.2006-31.10.2006, mit Einzelsätzen aus dem Journal gruppiert nach Konto und innerhalb des Kontos nach der Kostenstelle. Wird keine andere Sortierung eingestellt, sind die Einzelsätze sortiert nach Buchungsdatum.
   
   
  Beispiel 3:
  Offene Posten Listen
  Datei => Drucklisten => Offene Posten => Offene Posten Kreditoren - zum Datum
  
  Zeitraum: Ausgabe der OP-Liste per 31.05.2006
  - Im OP-Bereich ist nur der bis-Zeitraum zur Eingabe freigegeben, da es für eine OP-Liste unrelevant ist,
    wann ein offener Posten entstanden ist, nur ob er zum gewählten Stichtag noch offen ist / war.
  - Buchungsjahr 2006
  - Buchungsperiode per 31.05.2006
  - Ausgewertet werden die Einzelsätze => offene Posten
  - Ausgabe einer Zwischensumme (Gruppensumme) über das Konto (Personenkonto, nicht diverse
    Adresse)
  Die Ausgabe der Liste erfolgt für den Stichtag 31.05.2006. Welche Posten waren zu diesem Zeitpunkt noch offen. Gruppiert sind die Sätze pro Konto, d.h. es erfolgt die Ausgabe einer Zwischensumme pro Konto. Die Einzelsätze sind sortiert nach Belegnummer.
   
   
  Listenausgabe
  Listen können auf dem Bildschirm, direkt auf den Drucker oder nach Excel ausgegeben werden. Standard ist dabei über den Doppelklick auf die Liste die Ausgabe auf den Bildschirm. Von dieser Anzeige aus, kann dann die Liste gedruckt werden oder in einem anderen Format gespeichert werden. Die unterschiedlichen Ausgabeformen wählen Sie über die Werkzeugleise im Druckdialog:

  	Ausgabe auf den Bildschirm nach Parameterauswahl
  	Ausgabe direkt auf den Drucker ohne Druckvorschau Wählen Sie diese Ausgabeform, muss nach der Parametereinstellung der Drucker gewählt werden
  	Ausgabe nach Excel zur Weiterverarbeitung oder Aufbereitung der Daten. Dabei wird nicht die eigentliche Liste nach Excel exportiert sondern die SQL-Abfrage. Damit erhalten Sie in der Exceltabelle eine Datenmenge, Formatierungen oder Zwischensummen müssen im Excel definiert werden.
  	Anzeige der SQL- Anweisung für diese Liste Diese Option ist für die Fehlersuche vorgesehen. Die Aufforderung erfolgt durch unseren Service.

  Ist eine Liste auf den Bildschirm ausgegeben, kann diese aus der Druckvorschau an den Drucker gesendet werden. Zur Auswahl des Druckers und der Ausgabeoptionen (Farbdruck, Kopien, Seiten von / bis) erscheint ein Menü. Mit den dort vorgenommenen Einstellungen wird der Druck vorgenommen. Angezeigt wird immer der eingestellte Standarddrucker mit seinen im System hinterlegten Eigenschaften.
   
  Sollen die Daten nach Microsoft Excel exportiert werden, ist eine Version ab Excel 2000 erforderlich. Die Daten können im Excel weiter verarbeitet werden. Es können keine Daten aus Excel zurück gelesen werden.