Personenkonto (FI)

Tabelle der Personenkonten in der Finanzbuchhaltung. Der Personenkontenstamm ist analog dem Sachkontenstamm aufgebaut. Die Erfassung neuer Debitoren und Kreditoren erfolgt über den Dialog Personenkonto. In dieser Tabelle werden alle Konten des Kontentyps "P" angezeigt. Bei einem Debitor handelt es sich um ein Aktivkonto, bei einem Kreditor um ein Passivkonto.
Die Debitorenbuchführung informiert den Unternehmer über den Stand seiner Forderungen, denn der für jeden Kunden im Geschäftsjahr entstandene Geschäftsverkehr wird auf dem Personenkonto gesondert ausgewiesen.

In der Debitorenbuchführung werden keine langfristigen Forderungen ausgewiesen, z. B. aus Darlehensgewährungen oder Finanzanlagen, sondern nur solche, die zum Umlaufvermögen zählen, also z. B. aus Lieferungen und Leistungen oder aus Verkäufen von Anlagegegenständen u. ä. Die Debitorenbuchführung zählt zu den handels- und steuerrechtlichen Mindestanforderungen, die jede kaufmännische Buchführung erfüllen muss. Dies müssen nicht nur gewerbliche Unternehmer beachten, sondern auch buchführende Land- und Forstwirte. Selbst buchführende Freiberufler kommen nicht umhin, Debitorenkonten zu führen.

Die Kreditorenbuchführung als Teil der Kontokorrentbuchführung erfasst alle Buchungsvorgänge die durch Gläubiger (Lieferanten) vorkommen. Die Kreditorenbuchführung zählt damit ebenso wie die Debitorenbuchführung zu den Nebenbuchhaltungen der Finanzbuchführung. Ihre Aufgabe ist es, die Verbindlichkeiten aus unbaren Geschäftsvorfällen auf Lieferantenkonten zu führen. Die Lieferantenkonten vermitteln einen Überblick über den jeweils aktuellen Stand der Verbindlichkeiten und somit - im Zusammenhang mit der Debitorenbuchführung - über die Liquiditätslage des Betriebes. Die Kreditorenbuchführung gehört mit zu den Mindestanforderungen einer jeden Buchführung. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern die Führung von Lieferantenkonten. In einer doppelten Buchführung werden die Verbindlichkeiten auf den entsprechenden Sachkonten (Kreditoren) geführt. Pro Geschäftspartner werden dazu auf einem Personenkonto alle Leistungen und Gegenleistungen erfasst und verrechnet. Auf die Führung von Personenkonten kann nur dann verzichtet werden, wenn ausschließlich Bargeschäfte vorgenommen werden.

Die Tabellenanzeige kann über die Schalter Kreditor, Debitor, Spender, Lieferant, Taschengeld gefiltert werden. Angezeigt werden die Konten, deren Auswahl bestätigt wurde. Zusätzlich zu den Debitoren und Kreditoren gibt es innerhalb der Finanzbuchhaltung zur Abbildung von Sondermodulen (Spendenverwaltung) und für Auswertungen noch Spender und Lieferanten.

Es ist sinnvoll, die Tabellenanzeige so zu gestalten, dass Sie mit einem Blick alle benötigten Informationen bekommen. In der Tabellenanzeige sollten alle die Felder enthalten sein, nach denen Sie im Personenkontenstamm suchen und selektieren. Auch für eine Schnelle Prüfung ist die Gestaltung der Tabelle sinnvoll. So zum Beispiel muss für Kreditoren mit dem Zahlweg "UE" eine Bankverbindung hinterlegt sein, damit die Überweisung ohne manuelle Nacharbeit erfolgen kann. Gleiches gilt für Debitoren mit dem Zahlweg "LS". Bei anderen Zahlwegen ist eine Bankverbindung nicht zwingend erforderlich, sollte aber, sofern bekannt, beim Einpflegen der Stammdaten mit erfasst werden, um ein aufwändiges Nacharbeiten der Bewegungsdaten zu minimieren.

Für die Bearbeitung der Personenkonten gibt es folgende Registerkarten:
Bearbeiten
Adresse
weitere Adresse
Information
Zahlungsverkehr
Saldo

Bearbeiten:

Sie erfassen pro Personenkonto:

Konto	Die Kontonummer als eindeutigen Schlüssel. Es ist in diesem Zusammenhang sinnvoll die Nummernkreise der Kontonummern für Debitoren und Kreditoren zu trennen. Legen Sie die Konten nicht gemischt an, ist der Saldo in der Summen- und Saldenliste immer aussagefähig, weil eindeutig und damit immer Forderungen oder Verbindlichkeiten zuordenbar.
Bezeichnung	Name des Debitors / Kreditors (Suchbegriff)
Div. Pers.Konto	Handelt es sich um ein diverses Personenkonto, betätigen Sie diesen Schalter. Bei einem diversen Personenkonto können mehrere Adressen pro Konto hinterlegt werden.
Debitor / Kreditor	Auswahl ob es sich um einen Debitor = Kunden oder um einen Kreditor = Lieferanten handelt.
Buchungssperre	Aktivieren Sie den Schalter hat das zur Folge, dass das gesperrte Konto nicht mehr bei der Erfassung von Buchungssätzen ausgewählt oder zugeordnet werden kann. Ein Auswertung ist jederzeit noch möglich.
Datum Buchungssperre	Mit der Aktivierung des Schalters Buchungssperre, wird automatisch das Datum der Sperre in das folgende Feld übernommen. Diesen Wert können Sie nicht überschreiben. Er wird automatisch mit der Aufhebung der Buchungssperre wieder entfernt.
Sammelkonto	Zuordnung des Debitors / Kreditors zu einem Sammel- bzw. Mitbuchkonto. Diese Zuordnung ist zwingend notwendig, da ohne Zuordnung der Saldo des Personenkontos in den Sammelkonten und damit in der Bilanz fehlt. Für Verwahrgeldkonten (Taschengeld), Spender und Lieferanten ist, je nach Verfahrensweise, eine Zuordnung notwendig oder nicht erforderlich. Hinweis: Ändern Sie für bereits bebuchten Konten die Zuordnung zum Sammelkonto, müssen über System => Prüfe => Salden kumulieren, die Sammelkonten neu berechnet werden.

Damit ist die Eingabe rein für die Buchhaltung abgeschlossen. Das Konto kann jetzt verarbeitet werden. Für den Zahlungsverkehr und eventuellen Schriftverkehr fehlen weitere Angaben. Diese erfassen Sie in der Registerkarte Zahlungsverkehr.

Adresse:
Erfassung der Adressdaten für das Personenkonto. Diese sind insbesondere für den Schriftverkehr (Mahnung, Saldenbestätigung) erforderlich. Zwingend erforderlich ist in dieser Tabelle das Länderkennzeichen. Standardvorbelegung ist hier D für Deutschland. Sie können als PLZ nur zuordnen, was in der entsprechenden Stammdatentabelle vorhanden ist. Das Feld Ort wird automatisch aus der Tabelle PLZ übernommen. Ist der gewünschte Ort nicht vorhanden, muss dieser mit Postleitzahl und Länderkennzeichen direkt in die Tabelle PLZ eingefügt werden. Die Ortsbezeichnung kann ergänzt werden. Die Länderbezeichnung wird aus der Tabelle Land übernommen.

Weitere Adresse:
Erfassung einer weiteren Adresse, sofern für den Schriftverkehr unterschiedliche Adressen benötigt werden, zum Beispiel beim Factoring. Zusätzlich können Sie auf dieser Seite Notizen hinterlegen und freie Felder definieren. Die Definition von Zusatzfeldern erfolgt wie im Dialog Sachkonto beschrieben.

Information:

Sie können für das Personenkonto folgende Informationen hinterlegen:

Kundennummer	Eingabe der Kundennummer, unter welcher Sie den Kunden führen. Diese Kundennummer kann bei der Erfassung von Buchungssätzen in den Buchungstext übernommen werden.
Entfernung	Auswahl einer Entfernung zur Betriebsstätte des Kunden. Die Auswahl erfolgt aus der Tabelle Entfernung und hat rein informativen Wert.
Sprache	Eingabe oder Auswahl des Sprachschlüssels. Die Auswahl erfolgt aus der Tabelle Sprache. Der Sprachschlüssel wird verwendet für die Zuordnung der Mahnschreiben. Standardvorbelegung ist hier DE für deutsch. Diese Vorbelegung kann überschrieben werden. Ist eine andere Vorbelegung sinnvoll, kann dies im Dialog Einstellungen geändert werden.
Briefanrede	Eingabe einer Briefanrede für Schriftverkehr (Mahnschreiben und Saldenbestätigung)
Personenkonto Typ	Standard ist hier der Typ Debitor bzw. Kreditor. Zusätzlich stehen noch zur Verfügung Spender und Lieferanten. Diese Auswahl ist abhängig von der erworbenen Lizenz. Diese Klassifizierung wird benötigt, um bestimmte Vorgänge in der Finanzbuchhaltung abzubilden, die vom klassischen Debitor oder Kreditor abweichen. Diese Klassifizierung ist je nach Anforderung erweiterbar. Ist das Konto bebucht, kann diese Einstellung nicht mehr verändert werden.
Steuernummer	Eingabe der Steuernummer des Kunden / Lieferanten. Entnehmen Sie diesen Wert bitte den Rechnungs- oder Vertragsunterlagen.
Länderkennzeichen der USt - ID	Eingabe oder Auswahl des Länderkennzeichens des Geschäftspartners. Die Auswahl erfolgt aus der Tabelle Land.
Umsatzsteuer - ID	Eingabe der Umsatzsteuer - ID des Kunden. Betätigen Sie den Button wird ein PDF - Dokument geöffnet, in welchem der Aufbau der Umsatzsteuer - ID erläutert wird. Über den Button können Sie die erfasste ID prüfen lassen. Die Prüfung erfolgt über das Internet direkt beim statistischen Bundesamt. Über die Adresse {+}http://evatr.bff-online.de/eVatR/+ können Sie im Internet die mitgeteilte ID- Nummer auch manuell prüfen.

Zusätzlich zu den allgemeinen Informationen hinterlegen Sie in diesem Dialog die steuerrelevanten Daten des Geschäftspartners. Zum einen die Steuernummer selbst und zum anderen die
Umsatzsteuer - ID bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen bzw. innergemeinschaftlichen Erwerben. Besonders relevant sind diese Angaben für die Verwaltung der Debitoren. Die Umsatzsteuer - ID ist die Voraussetzung für die Steuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Der Lieferer muss die zutreffende Umsatzsteuer - ID des Leistungsempfängers aufzeichnen. Unternehmer, die am innergemeinschaftlichen Handel teilnehmen, erhalten für umsatzsteuerliche Zwecke neben ihrer, vom zuständigen Finanzamt erteilten Steuernummer, grundsätzlich eine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Die USt - IdNr. wird ausschließlich vom Bundesamt für Finanzen, Außenstelle Saarlouis, erteilt. Sie hat Bedeutung für die Besteuerung des innergemeinschaftlichen Handels. Deswegen kann sie nur an Personen und Personenvereinigungen erteilt werden, die bei den Finanzämtern umsatzsteuerlich geführt werden.
Die USt - IdNr. dient vorrangig als Anzeichen dafür, dass der Inhaber der USt - IdNr. Bezüge aus anderen Mitgliedstaaten als innergemeinschaftlichen Erwerb versteuern muss. Lieferanten in anderen Mitgliedstaaten können deshalb grundsätzlich anhand der USt - IdNr. eines deutschen Erwerbers erkennen, dass sie steuerfrei an ihn liefern können. Ferner benötigen sie die USt - IdNr. des deutschen Erwerbers, um ihren Verpflichtungen zur Rechnungsausstellung nachkommen zu können. Schließlich müssen sie die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung an einen deutschen Erwerber und dessen USt-IdNr. in ihren Zusammenfassenden Meldungen angeben. Steuerliche Bedeutung hat die USt - IdNr. auch für die Frage, wo der Ort bestimmter sonstiger Leistungen liegt, insbesondere bei innergemeinschaftlichen Güterbeförderungen. Die USt - IdNr. des Unternehmers und des Leistungsempfängers ist auch auf Rechnungen anzugeben, in denen deutsche Unternehmer über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen oder über bestimmte sonstige Leistungen abrechnen. Die
USt - IdNr. wird grundsätzlich auf schriftlichen Antrag erteilt. Dieser Antrag ist formlos zu stellen, wobei Name und Anschrift des Antragstellers sowie die Steuernummer, unter welcher der Antragsteller umsatzsteuerlich geführt wird, anzugeben sind. Außerdem ist das für die Umsatzbesteuerung zuständige Finanzamt anzugeben.
Führen Sie innergemeinschaftliche Lieferungen durch, sind Sie zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet, in denen auf die Steuerfreiheit hingewiesen wird. Das gilt auch für bestimmte sonstige Leistungen an einen im Ausland ansässigen Unternehmer, wenn dieser eine ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet und im Falle der Steuerpflicht dieser Leistungen den Vorsteuerabzug voll in Anspruch nehmen könnte (§ 4 Nr. 1 UStG). Soweit Sie Lieferungen im Sinne des § 3c UStG oder bestimmte sonstige Leistungen im Sinne der §§ 3a und 3b UStG ausführen, sind Sie ebenfalls zur Ausstellung von Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Steuer verpflichtet. Das sind solche Lieferungen, bei denen der Gegenstand der Lieferung z. B. durch den Lieferer aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaates befördert oder versendet wird. Von diesen Rechnungen müssen Sie ein Doppel zehn Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
Wird in den hier genannten Fällen in Rechnungen über steuerfreie Lieferungen oder über sonstige Leistungen abgerechnet, so sind Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die des Leistungsempfängers anzugeben.
Ist keine Umsatzsteuer - ID erfasst oder die erfasste Umsatzsteuer - ID ist nicht korrekt, liegt die Steuerlast beim Lieferer. Bitte prüfen Sie deshalb vor Ausstellung der Rechnung und Ausführung der Lieferung die vom Kunden oder Lieferanten gemachten Angaben.

Zahlungsverkehr:

Erfassung von Informationen bezüglich des Zahlungsverkehrs bzw. der Zahlungsbedingungen. Sie erfassen pro Geschäftspartner:

Währung	Eingabe oder Auswahl der Währung in welchem dieses Personenkonto bebucht werden soll. Dieser Wert wird in der Buchungserfassung vorgeschlagen. Die Vorgabe kann überschrieben werden. Wird eine Fremdwährung eingestellt, erfolgt die Umrechnung in die Hauswährung an Hand des Umrechnungsfaktors (Tageskurs) in der Währungstabelle.
Zahlweg	Eingabe oder Auswahl des Zahlweges. Die Auswahl erfolgt aus der Tabelle Zahlwege. Der Zahlweg hat eine grundsätzliche Bedeutung bei der Erstellung von Datenträgern oder Dateien für den Zahlungsverkehr bei der Bank (Überweisungsdateien oder Lastschrifteinzugsdateien). Soll ein Datenträger erstellt werden, ist der richtige Zahlweg in Verbindung mit einem Geldtransit- oder Lastschriftkonto zwingend erforderlich. Eine Überweisungsdatei kann nur über die Verbindung Zahlweg "UE" für Kreditoren oder Zahlweg "UR" für Debitoren und Geldtransitkonto erzeugt werden, eine Lastschriftdatei nur über die Verbindung Zahlweg "LS" und Lastschriftkonto (siehe auch Dialog eigene Banken). Der hier hinterlegte Wert wird bei der Erfassung von Belegen als Vorschlag übernommen. Sie können diese Vorgabe für den Einzelbeleg überschreiben.
Zahlungsziel in Tagen	Erfassung des Nettozahlungszieles in Tagen. Lassen Sie die Eingabe frei entspricht Belegdatum = Zahlungsziel. Das Zahlungsziel in Tagen wird zur Berechnung des Zahlungszieles verwendet. Belegdatum der Rechnung + Zahlungsziel in Tagen ergibt das Zahlungsziel als Datum. Erfolgt für Debitoren keine Eingabe wird der Standardwert aus der Tabelle Einstellungen – Registerkarte Einstellungen 2. Teil übernommen. Sie können den Vorgabewert je Bewegungssatz beim Buchen überschreiben.
Skonto	Eingabe oder Auswahl eines Skontoschlüssels. Die Auswahl erfolgt aus der Tabelle Skonto. Die Skontobedingung ist dreistufig. Bitte beachten Sie, das die letzte Stufe der Skontobedingung und Nettozahlungsziel zusammenpassen und sich nicht überschneiden. Sie können den Vorgabewert je Bewegungssatz beim Buchen überschreiben.
Kulanztage Zahlung	Eingabe der Kulanzfrist in Tagen, innerhalb derer eine Zahlung mit Skonto noch akzeptiert wird. Dieser Wert wird derzeit noch nicht ausgewertet.
Kreditlimit	Eingabe eines Kreditlimits für den Kunden. Das Kreditlimit entspricht der maximalen Summe offener Posten. Bei der Erfassung weiterer Geschäftsvorfälle für diesen Kunden erfolgt ein Sicherheitshinweis. In Vorbereitung ist auch ein Druckliste über überschrittene bzw. erreichte Kreditlimits.
Zahlsperre / Mahnsperre	Über diesen Schalter können Sie für alle erfassten Belege eines Geschäftspartners einen Zahlstop bei Kreditoren bzw. einen Mahnstop bei Debitoren hinterlegen. Die Belege werden dann bei der Erstellung von Datenträgern zur Überweisung bzw. im automatischen Mahnverfahren nicht berücksichtigt. Die Mahnsperre / Zahlsperre kann auch für Einzelbelege direkt in den offenen Posten gesetzt werden.
Bankverbindungen	Erfassung der Bankverbindungen für ein Personenkonto. Diese Angaben sind dann erforderlich, wenn Sie über das Programm Datenträger für Überweisungsdateien / Lastschriftdateien erzeugen wollen. Daher ist die Angabe für fast alle Kreditoren erforderlich. Bei Debitoren ist die Eingabe nur dann zwingend notwendig, wenn Lastschriften eingezogen werden. Sie erfassen eine neue Bankverbindung über die Taste <EINFG> , per Mausklick auf den Button oder über das Pop - up - Menü der rechten Maustaste => Auswahl einfügen. Derzeit sind Überweisungen nur innerhalb Deutschlands in Euro möglich. Daher ist die Standardeinstellung für das Land (IBAN) immer DE. Wollen Sie für ein ausländisches Personenkonto ebenfalls eine Bankverbindung hinterlegen gehen Sie bitte auf die Auswahl Bankleitzahl, fügen dort mit Länderkennzeichen und Bankleitzahl die Bank ein und übernehmen diese in die Tabelle Bankverbindungen. Mit der Bankleitzahl wird automatisch das Länderkennzeichen übernommen. Derzeit ist eine Auslandsüberweisung, unabhängig davon, ob Euro oder Auslandswährung, nicht möglich.

Über den Button werden die Angaben aus dem Dialog => Einstellungen in das Personenkonto übernommen. Weiter Bearbeitungsmöglichkeiten stehen Ihnen über die rechte Maustaste zur Verfügung:

Standard Bankverbindung	Sind für das Personenkonto mehrere Bankverbindungen hinterlegt, kann eine Bankverbindung als Standard definiert werden. Diese wird dann beim Verarbeiten von Bewegungsdaten als Vorbelegung übernommen.
Sperre Bankverbindung	Eine Bankverbindung wird gesperrt, wenn sie bereits verwendet wurde, jetzt aber nicht mehr gültig ist. Die Änderung einer Bankverbindung ist prinzipiell immer möglich, da es sich um einen Schreibfehler handeln kann. Ist eine Bankverbindung für Überweisungen benutzt wurden und es erfolgte ein Wechsel der Bankverbindung, sollte diese nicht mehr geändert werden, sondern mit einer Sperre versehen und eine neue Bankverbindung wird angelegt.
Bankverbindung - ID, Skonto, Zahlweg nachtragen	Die Bankverbindung und Zahlungsbedingungen werden bei der Erfassung von Belegen im Bewegungssatz abgelegt. Sind zu diesem Zeitpunkt noch keine Zahlungsbedingungen / Bankverbindung bekannt, fehlen diese im offenen Posten. Über diese Funktion können in alle Bewegungssätze dieses Personenkontos diese Informationen nachgetragen werden.
Bankverbindung – ID in allen Tabellen überschreiben	Diese Funktion nutzen Sie bitte nur nach Absprache mit unserem Service. Sie ersetzt in allen Tabellen die bestehende Bankverbindung mit einer neuen. Eine Historie ist damit nicht mehr gewährleistet.

Ausschlaggebend für die Umsetzung der Funktion bei mehreren Sätzen in der Tabelle ist die Cursorstellung. Der Satz, auf dem der Cursor steht, dient als Grundlage. Dessen Daten werden in die Bewegungssätze übernommen. Gleiches gilt für Standard Bankverbindung / Sperre Bankverbindung. Ausschlaggebend ist auch hier die Cursorstellung.

Die Seite Zahlungsverkehr ist für die Abwicklung der Zahlungen und die Einstellung der Art und Weise der Zahlung erforderlich. Insbesondere die Bankverbindungen sind bei einem Lieferanten, sofern nicht Lastschrift vereinbart wurde, beziehungsweise beim Kunden, sofern Lastschrift vereinbart wurde, sofort erforderlich. Es ist sinnvoll vor der Erfassung des ersten Beleges die Stammdaten zum Zahlungsverkehr einzupflegen um zeitaufwendige Nachbearbeitungen der einzelnen offenen Posten zu minimieren. Fließen Daten aus einer Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung ein, ist es abhängig von der Schnittstelle inwieweit die Stammdaten eingepflegt werden. Dies entnehmen Sie bitte der Schnittstellenbeschreibung im Einzelnen.

Saldo:
Anzeige des Saldos für dieses Konto. Die Anzeige kann zwischen Saldo pro Buchungsjahr und Saldo pro Buchungsperiode. Über den Button kann die Währungsanzeige gewechselt werden, von der Systemwährung in die Fremdwährung. Voraussetzung ist dabei, dass das gewählte Konto immer in der gleichen Währung bebucht wurde.

Zusätzlich zu den allgemeinen Werkzeugen stehen Ihnen im Dialog Personenkonten folgende Werkzeuge zur Verfügung:

	Wechsel in den Dialog offene Posten für das gewählte Personenkonto. Angezeigt werden alle noch offenen Belege für dieses Personenkonto.
	Betätigen Sie den Button, wird automatisch in die Bildschirmanzeige des Kontenblattes um geschalten. Vorbelegt sind das Konto und das aktuelle Geschäftsjahr und angezeigt werden alle Bewegungen auf diesem Konto im eingestellten Zeitraum. Soll ein anderer Zeitraum ausgewertet werden, muss nur die Buchungsperiode verändert werden und die Werte können am Bildschirm abgerufen werden.