Budgetverwaltung (FI)

Die Budgetierung ist der letzte Baustein zu einem effizienten Controlling. Sie baut auf viele andere Arbeiten des Controllers auf und bringt diese in ein System. Die Anforderungen für eine Budgetierung sind daher sehr hoch.
Grundlegende Voraussetzung für eine Budgetierung ist ein vollständiges Planungssystem im Unternehmen. Aus der Absatzplanung werden Produktions- und Beschaffungspläne entwickelt. Über Personal- und Kostenpläne wird daraus der Finanzplan mit der Plan-Gewinn- und Verlust-Rechnung und der Planbilanz. Die Planung muss detailliert genug sein, dass die Werte auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden können. Die Einteilung des Unternehmens in Kostenstellen muss erfolgt sein. Für eine erfolgreiche Budgetierung ist eine bewährte Kostenstellenrechnung die beste Voraussetzung. Die Verantwortung für Kosten und Leistungen muss klar definiert und zugeordnet sein.
Die Leistungen und Kosten eines Unternehmens werden für die Zukunft geplant. Die Planzahlen werden für die Gesamtfirma erstellt und über die Budgetierung auf die einzelnen Kostenstellen verteilt. Damit wird die Verantwortung für Kosten und Leistung in überschaubaren Größenordnungen geschaffen. Der Prozess der Budgetierung wird vor dem Beginn des neuen Planjahres durchgeführt. Nachdem die Unternehmensleitung die allgemeinen Ziele für den Planungszeitraum festgelegt hat, werden mit den Kostenstellenverantwortlichen die Kosten und Leistungen der einzelnen Stellen geplant. Aufgabe des Controllers ist es, die Unternehmensziele dabei zu berücksichtigen und die Einzelplanungen so aufeinander abzustimmen, dass diese übergeordneten Ziele erreicht werden. In Budgetgesprächen mit den Abteilungsleitern werden die Leistungen und Kosten der Stelle für die Planperiode festgestellt. Nebenziele werden entwickelt und ebenfalls vereinbart. Dies ist ein sich wiederholender Prozess, bis die Einzelpläne gemeinsam das gewünschte Unternehmensziel ergeben.
In regelmäßigen Abständen werden die Budgetwerte mit den Istwerten verglichen und Differenzen zwischen Soll und Ist aufgedeckt. Wichtig ist es, die so aufgedeckten Differenzen zu analysieren und mit den Verantwortlichen zu prüfen, inwieweit Maßnahmen ergriffen werden müssen zur Vermeidung solcher Differenzen. Diese Analyse kann Optimierungen und Rationalisierungen im Ist – Bereich zur Folge haben oder zu einer Plananpassung führen. Abhängig von der Ursache der Plan – Ist – Abweichung sind die Maßnahmen zu definieren. Zunächst bereinigt der Controller die Abweichungen um die Auswirkungen, die der verantwortliche Leiter der Stelle nicht zu vertreten hat. Das sind Preisabweichungen und Veränderungen in der Beschäftigung der Kostenstelle. Im nächsten Schritt werden die verbleibenden Differenzen mit dem Verantwortlichen untersucht. Für die wirksame Reaktion auf die Abweichungen ist ein frühzeitiges Vorliegen der Abweichungsanalyse notwendig. Je eher reagiert werden kann, desto positiver wird die Auswirkung sein.
Aus den bisherigen Ausführungen kann man entnehmen das der Weg von Planung und Budgetierung in der Regel von oben nach unten verläuft. Das heißt ein Gesamtziel wird auf die einzelnen Verantwortungsbereiche verteilt. Dabei handelt es sich immer um einen Dialog zwischen den einzelnen Verantwortlichen. Die Vorgaben werden entsprechend den Erfahrungswerten aller Beteiligten angepasst und verändert.
Im Programm können Sie nach verschiedenen Gesichtspunkten planen. Der Gesamtplan als Vorgabe kann außerhalb des Systems erfasst werden und in das Programm werden die Budgetwerte pro Dimension übernommen. Es besteht auch die Möglichkeit pro Konto zu planen und diese Planwerte in einem zweiten Schritt pro Dimension aufzuteilen. Es kann pro Kontengruppe (Kostenart) geplant werden, in Verbindung mit einer Dimension oder ohne Dimension. Auch beim Zeitbezug kann zwischen monatlicher und jährlicher Planung gewählt werden. Im Folgenden werden die einzelnen Möglichkeiten und deren Vor- und Nachteile näher beschrieben.
Beachten Sie bitte immer dabei, dass es nicht möglich ist, zwischen den Planungsvarianten zu wechseln. Sie legen sich auf eine Planungsmethode fest und diese bleibt für das Planjahr bestehen. Bleibt die Planungsvariante auch für die folgenden Jahre bestehen, kann sich der Erfassungsaufwand minimieren. Betrachten Sie daher die betrieblichen Erfordernisse und die programmtechnischen Möglichkeiten bevor Sie sich entscheiden.