Bankbuchungen (FI)

Nach dem Einlesen der Bankdateien kann in diesem Dialog der elektronische Kontoauszug verarbeitet werden. Im Kopf dieses Dialoges wählen Sie die Bank aus, für welche die Buchungen abgeglichen werden sollen. Neben der ausgewählten Bank wird der Saldo des Kontos in der Finanzbuchhaltung angezeigt. Darunter sehen Sie den Anfangssaldo des Kontoauszuges. Beide Werte müssen übereinstimmen, um zu gewährleisten, dass die Fortschreibung des Banksaldos über die Bankbuchungen zum Endsaldo laut Kontoauszug führt. Das heißt, dass mit Umstellung der Verfahrensweise Verbuchung Bankauszug auf das Modul automatische Bankbuchungen es nicht sinnvoll ist, parallel noch manuell Bankdaten zu verarbeiten. Erfolgt es doch, sind die in der Anzeige zuviel dargestellten Bankauszüge im Modul Bankbuchungen mittels der rechten Maustaste als verarbeitet zu kennzeichnen (grüner Punkt). Eine Abstimmung der Salden Konto mit Bankauszug ist sonst nicht möglich.
Im Bankauszug finden Sie verschiedene Geschäftsvorfälle, die sich zwischen OP und Bankauszug unterschiedlich darstellen. Die folgende kurze Übersicht, soll die Problematik verdeutlichen.

 
Diese Tabelle soll einen Überblick darstellen, sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Weitere Geschäftsvorfälle, die auftreten, ähneln den hier aufgeführten und können von der Art der Verarbeitung hier sicher zugeordnet werden.
 
Bei der Darstellung in Bezug auf den offenen Posten, wenn er direkt verarbeitet werden soll, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der offene Posten ist vorhanden und kann direkt der Bankbuchung zugeordnet werden. Mit der Gegenbuchung über die Bank wird der offenen Posten ganz oder teilweise ausgeglichen.
2. Der offene Posten ist nicht vorhanden, es wird über die Bankbuchung beim zugeordneten Personenkonto ein neuer offener Posten erzeugt. Dieser offene Posten muss zu einem späteren Zeitpunkt manuell zugeordnet werden.

Können Bankbuchungen keinem OP zugeordnet werden, da sie keinen Bezug zu einem OP haben, wie bei Barauszahlungen, Gebühren oder ähnlichem, wird zur Erfassung der Buchung in die Buchungsmaske gewechselt. Dabei werden alle Informationen in die Buchungsmaske übernommen und die Eingabe in der Buchungsmaske beschränkt sich auf Gegenkonto, Kostenstelle, Kostenträger o. ä..
 
Für die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
 

 
Einige der hier genannten Funktionen können auch über das Popup-Menü der rechten Maustaste abgerufen werden.

 
Zusätzlich dazu kann über die rechte Maustaste die Anzeige der Bankumsätze erweitert oder eingeschränkt werden.
Ist ein manuelles Bearbeiten der Bankumsätze notwendig, können diese hier als gebucht gekennzeichnet werden bzw. es kann bei einem Bearbeitungsfehler auch eine Beleg als nicht gebucht gekennzeichnet werden und dieser Beleg wird dann zur automatischen Verarbeitung wieder frei gegeben.
 

 
Auf der rechten Seite, im Kopfteil des Dialoges, können Buchungstext und Buchungszusatztext und der gewünschte Buchungsstapel eingestellt werden. Dabei gilt folgende Verfahrensweise:

• bleiben die Schalter frei, wird der angezeigte Text in den Zahlungssatz übernommen.  
  Dieser Text generiert sich aus dem Geschäftsvorfallcode lt.. Bank und dem Zahlungsgrund, der in der Bankbuchung angegeben wurde 
• bestätigen Sie die Schalter, geben Sie einen Buchungstext / Zusatztext vor, der in den Zahlungssatz
    übernommen wird
  Die weitere Ansicht dieses Dialoges ist dreifach unterteilt. In der Mitte sehen Sie die eingelesenen Bankdaten. Im oberen Teil finden Sie die zu der Bankbuchung passenden offenen Posten und im unteren Teil die an Hand des Kontoinhabers gefundenen Personenkonten.
   
  
   
  Die Suche der offenen Posten erfolgt zunächst ausschließlich nach dem Betrag. Es werden also im oberen Teil alle offenen Posten angezeigt, die den gleichen OP-Betrag haben wie die Bankbuchung. Sie können die Suche verfeinern über die Aktivierung der Suche über die Belegnummer. Dann werden alle passenden offenen Posten angezeigt, welche die im Zahlgrund angegebene Belegnummer besitzen. Kann weder über den Betrag noch über die Suche nach der Belegnummer ein passender offener Posten gefunden werden, können Sie auch direkt über den Namen suchen. Vorgeschlagen wird dabei der Name des Kontoinhabers, Sie können diese Vorgabe überschreiben. Per Mausklick auf den Button erfolgt die Suche über den Kontoinhaber. Ist dieser Button aktiviert können Sie auch jeden anderen Namen eingeben und es erfolgt sofort eine Suche. In der Tabelle werden die Personenkonten angezeigt, in der diese Bezeichnung vorkommt. Hier wirkt die Suche wie eine Filterfunktion.
   
  Beispiel Buchung eines Zahlungseinganges:
  Wertstellung der Zahlung:  18.12.2006
  Betrag:    720,00 €
  Zahlungsgrund:   RA06000001 KNR:000020
   
  Über den Betrag werden 2 offene Posten gefunden.
  
   
  Jetzt kann die Zuordnung über die angegebene Belegnummer erfolgen. Auswahl der RA060000001 und Cursorstellung auf diesen Beleg.
   
  
  Über den Button kann der offene Posten ausgeglichen und der Zahlungssatz in die Buchungsmaske übernommen werden.
   
  
   
  Der Zahlungssatz wurde in die Buchungserfassung übernommen. Buchungsdatum ist dabei immer das Wertstellungsdatum auf der Bank.
   
  
   
  Die Bankbuchung ist als verarbeitet gekennzeichnet und der Cursor steht auf dem nächsten Satz der Bankdatei.
   
  Im Beispiel ist sowohl der Kontoinhaber identisch mit dem Personenkonto als auch ein korrekter Zahlgrund angegeben. In der Praxis ist dies leider nicht immer gegeben. Daher stehen Ihnen zur Bearbeitung der Bankdaten in Verbindung mit offenen Posten umfangreiche Hilfsmittel, wie die Suche über Belegnummer, Betrag, Kontoinhaber zur Verfügung. Weiterhin ist das System "selbstlernend". Das heißt, eine Verbindung
  Kontoinhaber - Personenkonto wird abgelegt nach der erstmaligen Zuordnung und bei der nächsten Buchung sofort angeboten. Ist es nicht möglich den offenen Posten zu zuordnen bleibt immer noch die Möglichkeit, über die Bankbuchung und die Auswahl des betreffenden Personenkontos einen neuen offenen Posten zu erzeugen und diesen zu einem späteren Zeitpunkt manuell zu verknüpfen.
   
  Betätigen Sie den Button erhalten Sie folgenden Hinweis:
   
  
   
  Bestätigen Sie "Nein"  wird der Vorgang abgebrochen. Bestätigen Sie mit "Ja" wird ein neuer OP generiert und der Banksatz als verarbeitet gekennzeichnet. In die Buchungsmaske wird ein weiteren Zahlungssatz übernommen.
   
  
   
  So können Sie Satz für Satz der Bankdatei abarbeiten. Mit jeder Buchung wird automatisch der angezeigte Banksaldo des Kontos 1200 fortgeschrieben. Zum Vergleich dazu wird der Banksaldo laut Kontoauszug immer dann angezeigt, wenn er auf dem Kontoauszug als Zwischensumme erscheint.
   
  
   
  Daher ist es sinnvoll, den Kontoauszug der Reihe nach abzuarbeiten, um beide Zahlen vergleichen zu können.
   
  Erscheint eine Buchung, bei der keine Zuordnung zu einem offenen Posten oder einem Personenkonto möglich ist, wie hier im Beispiel der Lastschrifteinzug der Umsatzsteuerzahllast durch das Finanzamt, übernehmen Sie die Buchung über den Button in die Erfassungsmaske des Buchungsstapels.
   
  
   
  Es muss jetzt nur noch das Gegenkonto und die Kostenstelle ergänzt werden und der Buchungssatz kann gespeichert werden. Nach dem Speichern wechselt das Programm automatisch wieder in den Dialog Bankbuchungen und steht auf dem nächsten zu bearbeitenden Satz.
   
  
   
  Sind alle Bankbuchungen zugeordnet bzw. verarbeitet und der angezeigte Saldo des Bankkontos in der Finanzbuchhaltung stimmt mit dem Banksaldo des Kontoauszugs überein, kann journalisiert werden. Nach dem journalisieren entspricht der Saldo des Kontos 1200 im Kontenblatt / in allen Auswertungen dem hier angezeigten Banksaldo.
  Welche Informationen werden aus dem Banksatz gefiltert?
  Im Feld Länge (neben Belegnummer frei) kann eingestellt werden, wie viele numerische Stellen zusammenhängend mindestens im Verwendungszweck enthalten sein müssen, um für die Auswahl verwendet zu werden.
   
  Beispiel:
  Verwendungszweck RE90478353 12.09.2007 KN54682
  Herausgesucht wird bei Länge 4
  90478353,2007,54682
  Herausgesucht wird bei Länge 5
  90478353,54682
   
  Voreinstellung ist 5; diese Zahl sollte entsprechend der eigenen Belegnummer angepasst werden, um eindeutige Suchnummern zu finden. (die Jahreszahl 2007 wird im 2. Fall nicht mit zur Suche verwendet)
   
  Analoges gilt für das Personenkonto; hier wird aus dem Kontoinhaber entsprechend der eingestellten Länge Teile des Namens herausgefiltert, welche die Zuordnung Bankverbindung (Konto, BLZ, Kontoinhaber) - Personenkonto erleichtern sollen.
  Existiert bereits eine feste Zuordnung, dann wird dies mit Personenkonto fest angezeigt und hat Priorität. Sollte die feste Zuordnung falsch oder unvollständig sein, dann sollte diese Zuordnung verändert werden:
   
  Fall 1:
  Ein Kontoinhaber überweist für mehrere Personenkonten - (Kontoinhaber Eltern, Personenkonten sind 2 oder mehrere Kinder)
  Vorgehensweise:
  Aufhebung der festen Zuordnung (Personenkonto frei) und das andere Personenkonto wird gesucht; beim Buchen wird die 2. Zuordnung dann mit abgespeichert.
   
  Fall 2:
  Ein Kontoinhaber überweist für mehrere Personenkonten - (Versicherung für unterschiedliche Personenkonten)
  Vorgehensweise:
  Aufhebung der festen Zuordnung (Personenkonto frei) und Aufruf  Keine Zuordnung PK - Bankverbindung im Programm wird dann diese Bankverbindung als divers gekennzeichnet und wird nicht mehr für die Selektion der Personenkonten verwendet.
   
  Führt die Automatik nicht zum Erfolg, dann sollte man wie folgt vorgehen:
  Suche über Belegnummer
  (Personenkonto frei)
  Button Suche über Belegnummer aktivieren; aus der OP-Liste werden alle Buchungen herausgesucht, deren Buchungstext oder externe Belegnummer oder BelegID mindestens eine der herausgefilterten Nummer enthält; im unteren Teil werden die Personenkonten dazu angezeigt.
   
  Suche über Personenkonto
  Stimmt der Kontoinhaber nicht mit dem Namen des Personenkontos überein, kann im Feld - Suche über Name - ein abweichender Begriff (Name, Konto, Matchcode) eingegeben werden; sofort werden die Personenkonten gefiltert; Klick auf ein Personenkonto zeigt dann in der oberen OP-Tabelle alle offenen Posten zu diesem Personenkonto an.