Journalisieren (FI)

Aufgrund hohen Konkurrenzdrucks müssen Unternehmen zunehmend auch Lieferantenkredite bei nicht einwandfreier Zahlungsweise Ihrer Kunden gewähren. Umso bedeutender ist es, bei ständig steigenden Insolvenzzahlen ein effizient arbeitendes Mahnwesen im eigenen Haus zu installieren, um die entstehenden Finanzierungskosten von Außenständen zu minimieren. Grundlegende Voraussetzung eines optimal organisierten betrieblichen Mahnwesens ist die ständige Überwachung der Außenstände. Es sollte einen regelmäßigen Rhythmus zur Überwachung der Debitoren geben. Sinnvoll ist die Erstellung einer Mahnvorschlagsliste vor der Durchführung des eigentlichen Mahnlaufes, um unberechtigte Mahnungen zu vermeiden, weil für spezielle Kunden Einzelvereinbarungen mündlich getroffen wurden, die von der EDV nicht berücksichtigt werden konnten.

Mit dem überarbeiteten Mahnwesen bietet Ihnen die Finanzbuchhaltung COMET FI die Möglichkeit, komfortabel und schnell, Mahnschreiben zu erstellen und zu versenden. Es stehen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, welche die Daten vorselektieren und genau die Datenmenge anzeigen, welche benötigt wird.

In den Mahnstammdaten unter Personenkonten => Mahntexte können Sie den Text für Ihr Mahnschreiben je Mahnstufe hinterlegen. Es können maximal 8 Mahnstufen angelegt werden. Ist die höchste Mahnstufe erreicht, wird der OP nicht mehr gemahnt. In den Mahntexten ist weiterhin hinterlegt um wie viel Tage das Zahlungsziel überschritten werden kann, bevor zum ersten Mal gemahnt bzw. an die fällige Zahlung erinnert wird, die Mahngebühr und eventuelle Verzugszinsen. Dies wird pro Mahnstufe definiert und hinterlegt.

Unter Buchen => Mahnung finden Sie den überarbeiteten Mahndialog. Die Tabelle ist beim Aufruf des Dialoges leer. Zuerst müssen die Parameter eingestellt werden nach denen die zu mahnenden offenen Posten selektiert werden.

Mahndatum	Eingabe oder Auswahl des Datums, zu welchem der Druck der Mahnschreiben erfolgen soll. Sie können immer das aktuelle Datum => heute einstellen oder ein bis zwei Tage vorwärts, falls erst zu diesem Zeitpunkt die Mahnschreiben ausgegeben werden.
Gesamt-OP-Betrag > €	Eingabe des Gesamt - OP - Betrages (Saldos) des Debitors bis zu welchem keine Mahnung erfolgen soll. Es handelt sich hierbei um einen Toleranzbetrag, für den eine Mahnung nicht sinnvoll ist. Legen Sie diesen nach betrieblichen Erfordernissen und Erfahrungen bitte selbst fest. In der Tabelle werden dann nur die Debitoren angezeigt deren offener Saldo über alle Posten größer als der hier erfasste Betrag ist.
Mahnpause für den Debitor (in Tagen)	Anzahl Tage, bis eine Debitor erneut gemahnt wird. Wurde ein Debitor am Montag gemahnt und der nächste Mahnlauf ist am Freitag, erhält dieser Debitor bei einer Mahnpause von 7 Tagen keine erneute Mahnung, auch wenn jetzt erneut ein Beleg zur Mahnung fällig wäre. Die Mahnpause bezieht sich immer auf den Debitor, nicht auf den einzelnen Beleg.

Per Mausklick auf den Button oder über die Taste <F8> füllen Sie die Tabelle nach den eingestellten Parametern.

Die Tabellenübersicht enthält alle offenen Posten der Debitoren, die zum eingestellten Datum mit mindestens einem offenen Posten das Zahlungsziel überschritten haben. Ein OP wird gemahnt, wenn das Zahlungsziel + Kulanztage überschritten ist, die Mahnpause für den Debitor seit der letzten Mahnung ebenfalls überschritten ist und der offene Betrag des Kunden insgesamt größer ist, als der oben eingegebene Toleranzbetrag für den keine Mahnung erstellt werden soll. Nur wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind, wird ein OP gemahnt. Je nach Wahl der Markierungsfunktion werden für das automatische Mahnverfahren nur die tatsächlich zur Mahnung anstehenden offenen Posten ausgewählt oder auch die offenen Posten je Debitor welche Teilzahlungen darstellen oder Rechnungen deren Zahlungsziel noch nicht erreicht / überschritten ist zur Information mit markiert. In der Spalte Status können Sie erkennen, ob ein OP zur Mahnung oder zur Information markiert wurde.

Folgende Funktionstasten stehen zur Bearbeitung Verfügung:

	Öffnen des Dialoges offene Posten für den gewählten Debitor (Cursorstellung in der Tabelle)
	Anzeige der Mahnhistorie für den gewählten Beleg (Cursorstellung in der Tabelle), das heißt es werden für den Beleg die bereits erfolgten Mahnungen angezeigt. Zusätzlich zur Mahnstufe wird in der Mahnhistorie ein Mahnkennzeichen angezeigt. Die Mahnkennzeichen haben folgende Bedeutung: - zur Info auf einem Mahnschreiben ausgewiesen - Mahnschreiben über Wiederholungsdruck - Gemahnt
	Funktionsbutton zur manuellen Markierung der zu mahnenden Belege Entsprechend Cursorstellung oder Markierung werden die offenen Posten zur Mahnung markiert. Hier besteht keinerlei Automatik, der Bearbeiter wählt die offenen Posten einzeln aus und stellt diese manuell für die Mahnung bereit. Die Funktion wird ausgeführt für den Satz auf dem der Cursor steht bzw. für markierte Sätze. Sätze markieren können Sie über die Taste <+> der Nummerntastatur bzw. über die Kombination <STRG> + rechte Maustaste in der Tabelle.
	Funktionsbutton zur Markierung aller offenen Posten. Die Mahnung hat dann zusätzlich die Funktion eines Kontoauszuges. Es werden im Mahnschreiben alle offenen Posten angeführt wie Mahnposten, Teilzahlungen, Gutschriften, weitere offene Posten. Die zu mahnenden Belege werden mit einer Mahnstufe versehen, die anderen Belege werden zur Information mit aufgeführt. Damit bietet die Gesamtsumme auch eine Information für den Kunden, wie sich der zu zahlende Betrag zusammensetzt.
	Drucken des Mahnschreibens, der Mahnvorschlagsliste Diese Funktion bringt erst ein Ergebnis, wenn die offenen Posten zur Mahnung markiert wurden.
	Zurücksetzen des / der für die Mahnung markierten Beleges / Belege. Das Zurücksetzen wird ausgeführt für den Satz, auf dem der Cursor steht, bzw. für markierte Sätze. Sätze markieren können Sie über die Taste <+> der Nummerntastatur bzw. über die Kombination <STRG> + rechte Maustaste in der Tabelle.
	Setzen bzw. Aufheben eines Mahnstopps Die Funktion wird ausgeführt für den Satz auf dem der Cursor steht bzw. für markierte Sätze. Sätze markieren können Sie über die Taste <+> der Nummerntastatur bzw. über die Kombination <STRG> + rechte Maustaste in der Tabelle.
	Wechsel in den Dialog Mahntexte Sie können hier Mahntexte bearbeiten, verändern oder ergänzen.
	Anzeige der offenen Posten je Mahndatum für das gewählte Konto. Die Auswahl des Kontos erfolgt über die Cursorstellung in der Tabelle.
	Anzeige eines komprimierten Kontenblattes, eine Summe je Belegnummer, für den gewählten Debitor. Die Auswahl des Debitors erfolgt über die Cursorstellung in der Tabelle. Angezeigt wird das aktuelle Geschäftsjahr.

Beispiele zur Markierungsfunktion:
manuelle Markierung
Automatische Markierung aller offenen Posten in Form eines Kontoauszuges

a) manuelle Markierung

markiert über die Taste <+> der Nummerntastatur werden die beiden offenen Posten des Debitors
30000 - Krüger, Dieter
anschließend wird der Button manuelle Markierung betätigt
beide Belege werden in der Tabelle andersfarbig dargestellt und erhalten in der Spalte Status einen
Eintrag
der Beleg RA07000041 wird regulär gemahnt, der Beleg GA07000002 wird zur Information mit
angeführt
wird jetzt das Mahnschreiben gedruckt, ergibt sich folgende Darstellung
die Rechnung erscheint mit Mahnstufe
die Gutschrift wird zur Information angeführt
die Gesamtsumme der Mahnung setzt sich aus Rechnung abzüglich Gutschrift zusammen

b) Automatische Markierung aller offenen Posten in Form eines Kontoauszuges
vor der Ausführung dieser Funktion ist keine Markierung erforderlich, es werden automatisch alle
offenen Posten in der Tabelle markiert
die Sätze werden in der Tabelle andersfarbig dargestellt und erhalten in der Spalte Staus einen Eintrag
der Eintrag unterscheidet nach Mahnung und Info
die mit - Mahnung - versehen Sätze erhalten eine Mahnstufe, die Sätze mit - Info- werden auf dem
Mahnschreiben zur Information mit aufgeführt und in die Gesamtsumme eingerechnet

Bitte prüfen Sie, welche Markierungsfunktion(en) ihren betrieblichen Belangen am Besten gerecht wird. Verlassen Sie die Druckvorschau des Mahnschreibens erscheint die Abfrage

Bestätigen Sie das mit "Ja", wird die Mahnstufe fortgeschrieben und das Mahndatum gesetzt. Dieser Mahnlauf ist damit beendet.

Hinweis:
Ist die höchste Mahnstufe für einen Beleg erreicht, erscheint dieser auf den folgenden Mahnschreiben mit der gleichen Mahnstufe immer wieder.

Brechen Sie den Vorgang mit "Nein" ab, erfolgt keine Protokollierung und sie stehen wieder in der Tabelle und können Sätze aus der Markierung entfernen oder welche hinzufügen.
Zur Prüfung der zu mahnenden Belege können Sie vor dem Druck des eigentlichen Mahnschreibens eine Mahnliste drucken. Hier erfolgt keine Protokollierung des Drucks, da es sich um eine Liste zur Kontrolle handelt.
Eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Drucklisten erhalten Sie, wenn Sie den Button Druck betätigen.
Die aufgeführten Funktionstasten zur Bearbeitung der Mahnbelege können Sie auch über das Pop - up - Menü der rechten Maustaste abrufen.

Zusätzlich im Menü der rechten Maustaste finden Sie das Rücksetzen einer Mahnstufe, wenn versehentlich gemahnt wurde. Ausschlaggebend ist dafür die Cursorstellung in der Tabelle. Für den Beleg, auf dem der Cursor steht, wird nach einer Sicherheitsabfrage die Mahnstufe zurückgesetzt. Das Rücksetzen der Mahnstufe ist nur für Einzelsätze möglich.
Weiterhin finden Sie hier die Mahnhistorie wahlweise für den Einzelbeleg, wie in der Menüleiste => Funktionsbutton, die Mahnhistorie für eine gesamtes Debitorenkonto oder die Mahnhistorie für ein gewähltes Mahndatum.
Über "Informationen zum OP anzeigen" können Sie ein kleines Fenster aktivieren das ihnen je nach gewähltem OP zusätzliche Informationen bietet. Dazu muss der OP in der Tabelle mit der Maus angewählt werden. Bei Tastaturbedienung erscheint dieses Infofeld nicht. Über "Filter und Markierung" können definierte Markierungs- und Filterbedingungen abgerufen werden.

Ist ein Ausdruck fehlgeschlagen (Druckerproblem) können Sie über die Funktion - Aktivierung für Wiederholungsdruck - für einzelne oder markierte Sätze den Ausdruck der letzten Mahnung wiederholen. Die Sätze werden aktiviert, in der Tabelle andersfarbig dargestellt und können dann über Mahnschreiben drucken erneut gedruckt werden.