Abstimmung Anlagenbuchhaltung - Finanzbuchhaltung (FA)

Die Übergabe der Datensätze an die Finanzbuchhaltung erfolgt per Stichtag (immer Monatsletzter). Es besteht zwar bei einigen Schnittstellen die Möglichkeit das Übergabedatum zu definieren, die Abgrenzung der Sätze erfolgt generell zum Monatsletzten.

Eine Eingabe des Buchungsdatums ist nur dann möglich, wenn der Schalter periodenrichtig (Bewertungsbereich => Integration) nicht aktiviert ist. Wo die Schnittstelle es zulässt, ist eine periodenrichtige Verbuchung immer von Vorteil, da Aufwendungen und Erträge dann auch dem Zeitraum zugeordnet werden, in welchem sie entstanden sind.
Im Beispiel wurden Buchungen per 200804 erzeugt mit einer Gesamtübergabesumme von 71.230,56 €.

Zur Untersetzung dieser Übergabesumme steht ein Übergabeprotokoll zum Ausdruck und zwei Dateien zur Ansicht (Buchungsliste verdichtet und Buchungsliste detailliert) zur Verfügung. Die Buchungsliste verdichtet enthält die Sätze zusammengefasst auf den kleinsten gemeinsamen Nenner (Konto-Gegenkonto – Dimension1 bis Dimension5) In der Buchungsliste detailliert werden die Sätze pro Anlagegut angezeigt. Beide Listen sind in Tabellenform aufgebaut und lassen sich durch die Windows - Standardkopierfunktion ins Excel übernehmen. Vorgehensweise:
Übergabe anklicken => rechte Maustaste => Auswahl Buchungsliste verdichtet, Sätze wie gewünscht sortieren per Mausklick auf die Spaltenüberschrift ( zum Beispiel nach Buchungsdatum oder Text).

Sätze markieren mit der Plustaste der Nummerntastatur oder über die Tastenkombination <STRG> + <A> zum markieren aller Sätze). <STRG> + <C> kopiert die markierten Sätze in die Zwischenablage. Anschließend das Tabellenkalkulationsprogramm MS EXCEL öffnen. Zum Einfügen der Sätze die erste Tabellenspalte anwählen und über <STRG> + <V> die Sätze einfügen. Im Excel können jetzt die Daten sortiert und gruppiert werden, es können beliebig Zwischensummen eingefügt werden und die Gesamtsumme berechnet werden. Das sortieren nach Buchungstext ist insbesondere dann sinnvoll, wenn verschieden Vorgänge gebucht werden wie zum Beispiel AfA, Sonder – AfA, Subventionen, Zugänge, Abgänge usw. und diese Einzeln geprüft werden sollen. So kann über jeden Vorgang eine Teilsumme gebildet werden und diese mit verschiedenen Listen in der Anlagenbuchhaltung verglichen werden

Zum Abgleich verwendet werden können für folgende Auswertungen:
AfA Plan / AfA außerplan/ Sonder - AfA    =>    Anlagennachweis / Anlagenspiegel gruppiert
          nach Sachkonto oder Kostenstelle => Rubrik AfA - Spalte AfA Geschäftsjahr (Summe
          insgesamt oder Summe pro Vermögenskonto)

Subventionen - AfA Subvention => Fördermittelspiegel / Fördernachweis gruppiert nach Sachkonto oder Kostenstelle - Rubrik Auflösung Subventionen => Spalte Zugang (Summe insgesamt oder pro Sonderpostenkonto)

Zugänge              => Anlagennachweis / Anlagenspiegel – Rubrik AHK – Zugang
                                    => Zugangsliste – Zugang AHK

Abgänge             => Anlagenspiegel netto – Rubrik Buchwert – Abgang
                                    => Abgangsliste – Spalten Buchwert Abgang, Erlös, Verlust

Zinsen                => Zinsaufwandsliste

Sonder – AfA      => bei der Bruttomethode - Sonderpostenspiegel

Die Summen der einzelnen Auswertungen können verglichen werden mit den Zwischensummen aus der Exceltabelle. Damit kann die FIBU - Übergabe untersetzt werden mit Auswertungen aus der Anlagenbuchhaltung. Nach dem Einlesen der Daten in die Finanzbuchhaltung müssen die Buchwerte der Anlagenbuchhaltung zum Ende der definierten Periode übereinstimmen mit der Summen- und Saldenliste in der Finanzbuchhaltung. Bestehen dort noch Differenzen muss abgeglichen werden, ob in einem der beiden Systeme Werte erfasst wurden, die dem anderen System nicht bekannt gegeben wurden. Hier muss dann das Kontenblatt der Finanzbuchhaltung abgeglichen werden mit den einzelnen Anlagen. Häufigste Fehlerursache sind hier Zugänge, die in der Finanzbuchhaltung eingebucht wurden als RE, aber in der Anlagenbuchhaltung nicht erfasst wurden, bzw. Zugangsdaten wurden in der Finanzbuchhaltung korrigiert (Skonto, Gutschriften etc....) und in der Anlagenbuchhaltung wurde diese Korrektur nicht realisiert. Eine weitere Fehlerquelle ist die Verbuchung von Abgängen, sofern Sie nicht automatisch aus der Anlagenbuchhaltung erzeugt werden, sondern manuell in der FIBU nachgebucht werden. Hier sind unbedingt die Werte aus der Anlagenbuchhaltung zu entnehmen und zu buchen, bitte keine eigenständige Berechnung des Buchwertes in der FIBU.

Der Vergleich der Anlagenbuchhaltung mit den Daten der Finanzbuchhaltung erfolgt immer zu einem bestimmten Stichtag / für einen bestimmten Zeitraum. Bitte beachten Sie, dass in der FIBU - Übergabe Buchungssätze für mehrere Zeiträume und auch verschiedene Geschäftsjahre stehen können. Das erkennen Sie insbesondere dann nicht, wenn die Übergabe nicht periodenrichtig erfolgt. Dies ist beim Abgleich unbedingt zu berücksichtigen. In der Anlagenbuchhaltung werden die Daten dem Zeitraum zugeordnet, in dem Sie entstanden sind. Wird beim Einlesen in die FIBU das Buchungsdatum verändert bzw. es erfolgt eine Übergabe mit vorgegebenem Buchungsdatum (ungeachtet des Entstehungsdatums) heißt das für die Abstimmung:

die Anlagenbuchhaltung verarbeitet die Daten zum Entstehungsdatum
die Finanzbuchhaltung verarbeitet die Daten zum Vorgegebenen Buchungsdatum
kumulativ stimmen die Werte beider Systeme überein aber nicht zu den festgelegten Stichtagen
hier müssen die Differenzen manuell verrechnet werden.

Wird in der Anlagenbuchhaltung für eine oder mehrere Anlagen die AfA zurückgesetzt um Änderungen vorzunehmen, auch wenn diese Änderungen scheinbar nichts mit der Finanzbuchhaltung (zum Beispiel Standort, Anlagenklasse usw.) zu tun haben, ist zur Sicherheit eine erneute Übergabe in die Finanzbuchhaltung für den gleichen Zeitraum zu erstellen. Eventuelle Buchungssätze sind zu übergeben, erscheint die Ausschrift

sind für die Finanzbuchhaltung tatsächlich keine Änderungen entstanden. Änderungen können entstehen, wenn unbewusst im Vorfeld Grundlagen der Abschreibung verändert wurden, wie Rundungsregeln im Bewertungsbereich, Änderung der AfA – Methode (Berechnungsverfahren) oder ähnliches. Werden Buchungssätze gefunden, müssen diese in die Finanzbuchhaltung übergeben werden.